E-arvete seaduse muudatus: lihtsam raamatupidamine või uued mured?

„Seni valitses kummaline olukord: riigiasutustele oli e-arvete esitamine kohustuslik, kuid eraettevõtluses jäi see vabatahtlikuks. See tähendas, et kuigi elektrooniline algdokument oli ametlikult prioriteetne, võis ettevõte sellest kõrvale hiilida, viidates näiteks ressursipuudusele. Eriti ilmnes see suuremate firmade puhul, kes kasutasid toona raamatupidamistarkvara, mis polnud veel täielikult e-arvete jaoks kohandatud. Kahetine olukord teravnes siis, kui Maksu- ja Tolliamet hakkas nõudma üle 1000-euroste arvete deklareerimist – see tekitas surve, aga ühtset kohustust e-arveid kasutada polnud,” selgitab Lepvalts. „Nüüd on aga seaduses kirjas, et see, kes on märkinud end äriregistris e-arve vastuvõtjaks, võib partnerilt nõuda e-arvet. Ent kui ta seda ei nõua, siis võib talle saata ka nii-öelda tavalise arve.”

Ta nendib, et mõnes mõttes on e-arve raamatupidajate jaoks kui ajaloost tuntud masinalõhkumise teema: mäletame ju kooliajast, kuidas töölised omal ajal käisid lõhkumas masinaid, mis nende töö üle võtsid. Täna jääbki raamatupidajatel ära kogu arve käsitsi majandamise tsükkel, samuti jäävad ära postiljonid, sest arved liiguvad läbi elektrooniliste kanalite. Kuna aga samas on e-arve tegelikkuses .xml fail, võib seda liigutada ka läbi e-posti või mälupulgal, aga sel juhul jäävad nii arvesaatjal kui ka saajal e-arve võidud osaliselt saamata.

Üks probleemne koht on e-arvete parandamine – tegelikult ei saa seda teha. Sama numbriga e-arvet süsteemi uuesti saata pole võimalik, vaid tuleb koostada uus arve. Juriidiliselt on olukord lihtne: kui mõlemad pooled tunnistavad, et uus e-arve on korrektne, siis see ongi kehtiv dokument. Kui e-arve ettevõttele laekub, toimib see sisuliselt nagu paberarve ehk ettevõte peab otsustama, kas võtab selle arvestusse ja tasub või mitte.

Lepvalts on oma klientidelt kuulnud ka esimestest pettusekatsetest e-arvete kaudu. „Tavaliselt proovitakse seda väiksemate summadega, lootuses, et need lähevad süsteemist märkamatult läbi. Seni on mu kliendid sellised katsed õnneks avastanud, kuid juhtide seas tekitas see parajalt ärevust – e-arve jätab mulje, et see on ametlik, kontrollitud ja igati turvaline, kuid tegelikkuses võib ka seal libaarve süsteemi lipsata. Küsimus ongi, kuidas suhtuda dokumenti, mis peaks justkui olema täielikult usaldusväärne, aga alati seda siiski ei ole.”

Raamatupidamistarkvaras AccountStudio on võimalik märkida kahtlase arve puhul, et seda e-arvet ei maksta. Sel juhul ei kustutata dokumenti, vaid see jääb alles, et oleks vajadusel tõend olemas – näiteks kui on tegemist pettusekatsega. „Olen varemgi rõhutanud, et e-arve müügiarvena on müüja jaoks suhteliselt lihtne lahendus ning selle saatmine ei tekita harilikult probleeme. Müügi kajastamine ettevõtte raamatupidamises on üldiselt sirgjooneline protsess,” ütleb Lepvalts.

Alates 1. juulist on Eestis esmane e-arve formaat Peppol standard ehk Euroopa Liidu e-arve formaat, mis lahendab senised pudelikaelad ja võimaldab edastada märksa rohkem andmeid. Teisalt tuleb arvestada, et kõik kohalikud operaatorid ja tarkvarad ei pruugi kohe selle standardiga ühilduvad olla. Kui Peppoli ei kasutata, lubab seadus siiski jätkuvalt liigutada ka teisi Eesti formaadis e-arveid.

Valusam pool, miks e-arve ei ole massides, on Lepvaltsi sõnul ostupoole kasutuselevõtt. Tema hinnangul on suurimaks takistuseks see, et operaatorid küsivad teenuse eest ebamõistlikku tasu. „Mõnel juhul pean ka ise õlgu kehitama – hinnad tunduvad liiga kõrged, eriti väiksemate ettevõtete jaoks. Kui firma teeb kuus vaid kümmekond müügiarvet ja mõned ostuarved, siis muutub iga sissetuleva arve eest ühe euro maksmine väga kalliks. Majanduslikult mõtleval inimesel tõusevad sellise koormuse peale kuklakarvad püsti. Võib-olla koos raamatupidamistarkvara kasutusrendiga tundub see veel talutav, aga me ju teame: kes senti ei korja, see eurot ei saa,“ märgib ta.

Kaubanduses on asi lihtne – ostetakse seda, mida teine pool müüb, ning kaup liigub muutumatul kujul edasi. Aga alati ei ole nii. Näiteks kui raamatupidamisbüroo soetab kontoritarbeid oma igapäevaseks kasutuseks, on see raamatupidamisettevõtte jaoks kulu, samas kui kaupleja jaoks on tegemist kaubaga. Sama kehtib teenuste puhul: üks nimetab oma teenust ühtemoodi, teine teistmoodi, ja masin ei pruugi aru saada, millega täpselt tegu on.

Lepvalts märgib, et AccountStudios on see probleem lahendatud ning abiks saab olla ka tehisaru. „Aga AI kasutamisega raamatupidamises võib tekkida tõsine vastuolu – andmekaitse probleem,“ hoiatab ta. „Kui raamatupidamisfirmad väidavad, et kasutavad tehisaru, siis loodan, et nad saavad aru, mida see tähendab: nad saadavad sisuliselt oma klientide andmeid internetti. Jah, nimesid ei nimetata, ent andmekogujad on täna piisavalt targad, et oskavad pildi kokku panna. Seega võib AI olla tore abimees, aga samal ajal tuleb arvestada andmelekkega seotud riskidega.“

www.vesiir.ee