Majandustarkvara on kasutamata võimalus

Kommentaar korraldajatelt

Hansaraama koos teiste Hansa-raamatupidamistarkvara väikettevõtetele mõeldud seeriatega on kasutajate arvult ilmselt kõige levinum raamatupidamise tarkvara Eestis. Paljud selle programmi soetanud ettevõtted on nii väikesed, et Hansaraama ongi neil ainus kasutatav majandustarkvara. Aja jooksul on Hansaraamat müüv Janika Leoste jälginud Hansaraama kasutajate käitumist ning vastavalt sellele kujundanud õppeprogramme, mis aitaksid selle tarkvara kasutajatel arendada ennast, aga ka edendada tarkvara rakendusi. Just selle kogemuse pärast oleme kutsunud Janika Finantskonverentsile esinema. Ta räägib, millise pilguga peaks vaatama raamatupidamise tarkvara, aga ka muud majandustarkvara, et selle näol oleks tegemist hea investeeringuga.

Janika Leoste

Ettevõtte juhtimist võib teatud mõttes võrrelda laeva juhtimisega. Mitmesuguse info põhjal teeb juht otsuseid, mis juhivad ettevõtet edasi. Õigete otsuste tegemiseks vajab juht head infot ettevõtte asukohast majanduskeskkonnas - tõepärast ja hõlpsasti mõistetavat. Kui info on ebapiisav või on see esitatud raskelt töödeldaval kujul, siis osutub raskeks selle põhjal häid juhtimisotsuseid teha. Juhi jaoks on väga inimlik kaotada sellisel juhul fookus ja keskenduda lihtsamini tehtavatele otsustele - näiteks ettevõtte tehnoloogilise platvormi parandamisele. Järelikult on väga oluline ettevõtte edule tänases terava konkurentsi keskkonnas see, kuidas on ettevõtte organisatsioonis korraldatud info kogumine, säilitamine, töötlemine ning sellel põhinev otsustamine. Võtmeküsimuseks on info kvaliteedi säilimine algsisestajast, näiteks müügimehest, tippjuhini. Võtmeküsimuseks on ettevõtte sisemise infosüsteemi efektiivsus.

Igal ettevõttel on olemas teatud hulk tegevusi, mille sooritamise kvaliteet tegelikult määrab ära ettevõtte edukuse. Need on need tegevused, mis vajavad jäädvustamist. Kuid kuidas ja kuhu tuleks need jäädvustada?

Üheksakümnendate aastate alguses algas maailmas üldine paradigmade vahetumine. Meid huvitava teema jaoks on oluline näha muutust mõiste "ettevõte" ning sellega seonduvate mõistete sisu ja mõistete vaheliste seoste määratlemisel. Oluliseks tuleb pidada uut arusaama sellest, et ärimaailmas ei tee asju mitte inimesed vaid ettevõtted. Ettevõte on organisatsiooniline tervik, millel on oma elurütm ning mille sõltuvus ettevõtet moodustavatest inimestest on vähenenud. Siit tuleneb tegelikult ka järeldus, et inimeste peades jäädvustatud teadmine on ettevõtte jaoks tühise väärtusega. Ettevõte saab tegutsemiseks kasutada ainult neid teadmisi, mis on jäädvustatud selle ettevõtte infosüsteemi. Järelikult peab ettevõtte infosüsteem olema inimestest sõltumatu ja samas olema võimeline jälgima kõiki ettevõtte protsesse üheselt ja seostatult. Selline süsteem saab olla ainult tarkvaraline süsteem, kus inimesed on info sisestajad ja ka otsustajad, kuid otsused peavad olema tehtud ettevõttest tulenevate põhimõtteid järgides. Näiteks on üks oluline põhimõte see, et ettevõte peab teenima kasumit.

Võib näida, et kõike inimeste peas olevat ei saa jäädvustada ühtsesse ettevõtte infosüsteemi. Õige on see, et efektiivses ettevõttes peab inimeste peas olema palju teadmisi, mida kõike ei ole mõtetki infosüsteemiga haarata. Kuid õige on ka see, et kõik ettevõtte arengu jaoks vajaliku saab ja peab jäädvustama. Tegelikult on igas tänapäevases ettevõttes kasutusel mingi süsteem, mis enamikul juhtudel võiks olla koguni piisav süsteem. Probleemiks on nende süsteemide väärast või poolikust juurutamisest tulenev ebaefektiivne kasutus. Praktiliselt igas ettevõttes on olemas majandustarkvara, mis võimaldab tegelikult haarata kaunis palju ettevõtte tegemisest, kuid mis ometigi on kasutusel üksnes osaliselt, olles vaid raamatupidajale maksuameti aruannete generaatoriks ning IT osakonnale igapäevase leiva allikaks. See tähendab, et see majandustarkvara ei tooda täna ettevõttele mingit kasumit, kuid annab raamatupidajale rohkem vaba aega. Iseenesest on muidugi tore, et raamatupidaja on õnnelikum, kuid ettevõte ei muutu sellest kübetki efektiivsemaks, seega on tegemist halva investeeringuga. Aga probleem on tegelikult sügavam, probleem haarab ka väga praktilist küsimust ettevõtte kasumi suurendamisel.

Tundub, et eksisteerib üsna ühene seos konkurentsi teravuse ja ettevõttete juhtide ettevõtte kulude vähendamise soovi vahel. Mida tugevam on konkurents, seda enam näib juhile, et lahendus kasumi kasvatamiseks ei ole mitte tulude kasvatamises, vaid kulude vähendamises. Teatud mõttes on see lähenemine õige, kuid väga suures osas on pigem tegemist kunstliku piiranguga. Kahjuks on tegemist piiranguga, mis tänases Eestis pärssib tugevalt ettevõtete infosüsteemide tegelikku juurutamist. Majandustarkvara ei osata sageli näha tulusid tootva investeeringuna, vaid pigem tülika vajadusena soetada raamatupidaja töövahend. See eksiarvamus on majandustarkvara juurutamisel esinev ainus tõeline probleem, sest seda arvamust kandvad juhid eemalduvad tarkvara juurutamisest, jättes selle "tülika" otsuse raamatupidaja ning IT osakonna teha. Mis siis juhtub? Juhtub see, et infosüsteem, mis võiks kanda kogu ettevõtte olulise info juhini objektiivsel ning vahetul kujul, juurutatakse moel, mis heal juhul aitab ettevõttel kusagil, mingis valdkonnas kulusid kokku suruda, kuid mingil juhul ei kasvata tulusid.

Probleem seisneb tõdemuses, et olemasolevad juhid ei oma kogemusi teabe liikumist korraldavate süsteemide juurutamisest. Kõik siiani süsteemid on siiani asunud inimeste peades, tavapäraselt koguni üksnes ettevõtte juhi peas. On küll õige, et tänased juhid teavad enamasti, et süsteemid peaksid olema inimestest sõltumatud, kuid sama õige on ka, et juhid ei pruugi alati teada, kuidas sellist süsteemi luua nii, et see ka toimiks. Õnneks on meil olemas konkurents.

Konkurents teeb väga raskeks vanaviisi edasi liikumise. Isegi uued tehnoloogiad ei aita, kui nad on juurutatud, lähtudes eelmise sajandi tõekspidamistest. Ei ole mõtet piirduda senitehtu parendamisega, optimiseerimise, efektiviseerimisega. Seda teevad või on teinud ka kõik konkurendid. Edu võib tuua ainult uute, seniproovimatute asjade tegemine. Seega on tarvis igal juhil tõdeda, et ei ole tarvis luua kulusid kokku hoidvaid süsteeme, vaid pingutused tuleb suunata tulusid tootva süsteemi loomisele..

Mis on see väärtus, mida majandustarkvara saab ettevõttele tegelikult luua? Leidmaks vastuse sellele küsimusele, peame korraks algusesse tagasi vaatama. Ettevõte on laev, mida viib edasi õigete otsuste tuul. Järelikult on ettevõttes kasutatava majandustarkvara mõte muuta ettevõtte protsessid jälgitavaks, mõõdetavaks ja analüüsitavaks. Majandustarkvara peab:

Seoses eelnevaga oodatakse eriti juhtidelt senisest enam. Ühest küljest laieneb juhilt oodatavate eelteadmiste ring: vajalikuks osutub tugevam teoreetiline ettevalmistus kombineeritult loova mõtlemise oskusega, kuid teisest küljest kasvab ka (finants)juhi vastutusvaldkond. Kuna teave liigub õigesti juurutatud süsteemi korral (loe: edukas ettevõttes) vabalt ja takistusteta, siis kaob ära vajadus kesktaseme juhtide järele ning iga juht peab aina põhjalikumalt tundma oma ettevõtte (väärtusloome)protsesse. Majandustarkvara peab andma igale ettevõtte protsessile majandusliku dimensiooni . Finantsjuht peab tundma huvi ettevõtte kõigi protsesside efektiivsuse vastu (lähtudes nii lühi- kui ka pikaajalisest efektiivsusest), analüüsima neid ning lähtudes finantsaspektidest tegema protsesside eest vastutavatele soovitusi, mis rakendatuna kasvataksid ettevõtte konkurentsivõimet. Reaalselt tähendab majandustarkvara õige juurutamine seda, et juht on aru saanud järgmistest tõdemustest:

Tänapäevane majandustarkvara maksab ühe hea auto hinna. Tegemist on suhteliselt suure investeeringuga, mille tegemisel on mõtet vaid siis, kui see peale kulude kokku hoidmise ka tulusid suurendab. Ainus, kes vahetult vastutab aktsionäride ees ettevõtte kasumlikkuse eest, on selle ettevõtte juhtkond. Järelikult on majandustarkvara valik ja kiire juurutamine üksnes ettevõtte tippjuhtkonna pädevuses. Tippjuhtkonna ülesanne on organiseerida ettevõtte vajadustele vastav ning ettevõtte äritegevust toetava süsteemi projekteerimine ning sellele süsteemile vastava tarkvara valik. Vaid sellisel juhul saab majandustarkvara olla juhtkonnale tõeline töövahend, mis aitab näha ettevõtet tema pisemagi detailini objektiivselt - aitab juhtkonnal vastu võtta ettevõtte edukuse seisukohalt õigeid otsuseid.

Avalda ettekandes toodud väidete kohta nädala jooksul arvamust aadressil [email protected], parimad seisukohad avaldame järgmises uudiskirjas, samuti premeerib Hansaraama.ee usinaid kommentaatoreid Heiki Koovi raamatuga Majandustarkvara.

Autor: Janika Leoste