Reaalajas aruandlus: kas ettevõtted on valmis?

Esmalt ütleb Lepvalts, et selle trendi juures tekitab talle kõige enam küsimusi just väljend „andmepõhine aruandlus”. „Tekib tahtmatult küsimus – mille järgi neid aruandeid siis varem tehti? Aruandlus ongi ju alati andmete pealt tehtud, lihtsalt nüüd eeldatakse, et need andmed liiguvad automaatselt ja reaalajas justkui iseenesest ühest süsteemist teise.”

Tema sõnul ei ole reaalajas aruandlus pelgalt raamatupidajate või finantsjuhtide teema, vaid eelkõige tarkvara ja süsteemide küpsuse küsimus. „Tarkvarad tuleb ümber häälestada. Ühe aruande välja täitmiseks ei esitata enam ühte summat, vaid mitmest reast koosnevate andmete kogum, mille aruande vastuvõtja ise kokku liidab. See tähendab, et meie kui andmete esitaja poolel tuleb süsteemid seadistada nii, et need andmed üldse õigel kujul liiguksid.”

Suuremate ettevõtete puhul on olukord tõenäoliselt väikefirmadest keerulisem, sest vajalikke andmeid ei pruugi saada otse ühelt pearaamatukontolt. „Näiteks palgakulu ei tule alati ühest kohast, vaid see võib jaguneda erinevate tegevuste ja kontode vahel. Sellisel juhul koostab arvuti sisemiselt päringu, mis koondab need read kokku. Naiivne on arvata, et reaalajas aruandluse puhul ettevõte lihtsalt vajutab nuppu ja kõik andmed liiguvad õigesse kohta,” rõhutab Lepvalts.

Ka mõte, et andmete esitamine muutub nüüd töömahult väiksemaks, on tema hinnangul ekslik. „On arusaam, et tullakse ja võetakse andmed otse pearaamatust välja. Tegelikkuses peab ikka keegi kinnitama, et andmed on valmis ja neid võib esitada. Keegi ei lae oma pearaamatut kuhugi üles ega luba kedagi andmete kallale, kui nende sisestamine on alles pooleli! Andmete kogujad saavad vaid need skeemid, mida ettevõte on valmis jagama, aga kindlasti mitte kogu sisemist majandusteavet.”

Lepvalts ei usu, et reaalajas aruandlus muudab protsesse iseenesest kiiremaks, pigem võib alguses tekkida isegi vastupidine efekt. „Kiiremaks ehk läheb aruandlus alles siis, kui andmehõive muutub automaatseks ja käsitsi sisestamist enam ei ole. Selleks peavad andmed olema juba algselt korrektselt klassifitseeritud ja digitaalselt kättesaadavad, sest masin ei loe paraku paberihunnikust midagi välja.”

Küsimusele, kuidas ettevõtted peaksid selleks muutuseks valmistuma, vastab Lepvalts, et tegelikult ei saagi veel väga valmistuda, sest see on eelkõige tarkvarafirmade mure, kuidas lahendus tehniliselt tööle panna. Ettevõtted saavad oma andmehõivet üle vaadata alles siis, kui on selge, milliseid andmeid ja mis kujul ametid ootavad. Ja seejärel süsteeme vajadusel korrastada.

Tema sõnul on edasiliikumine toimunud ebaühtlaselt. „Statistikaametiga on palju juba ära tehtud, seal liiguvad andmed sujuvamalt. Aga maksu- ja tolliametiga see süsteem veel ei toimi. Vana XBRL-formaat on asendumas uue XBRL GL-ga, kuid päriselt kasutusse see veel ei ole jõudnud.”

Üldiselt ei muuda reaalajas aruandlus Lepvaltsi hinnangul ettevõtjate elu lihtsamaks. See võib anda andmekogujatele kindluse, et andmed on otse allikast ja vähem vigased, aga ettevõtetele tähendab see süsteemide korrastamist ja uut mõtteviisi. „Kõik see võtab aga aega,” tõdeb ta. „Ja nagu nägime ka hiljutise Statistikaameti juhtumi puhul – topeltandmed ja segadus võivad tekkida isegi kõige moodsama süsteemi puhul. Automaatika ei välista inimlikku eksimust.”

www.vesiir.ee