Dokumentide säilitamisel uuri pakkuja tausta

Kuivõrd uus arhiiviseadusega sätestatud õigusruum hõlmab vaid neid dokumente, mida kogub avalik arhiiv, on ilmne, et asutuste ja ettevõtete vastutus dokumentide säilitamise eest on kasvanud. Arhiiviseaduse tekst on SIIN.  sõnul tuleb tähele panna, et paljude dokumendiliikide puhul on Rahvusarhiiv formuleerinud oma hindamisotsused, mis oluliselt kergendavad säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamiseks eraldamist. Raamatupidajaid puudutavad eeskätt hindamisotsus 2. veebruarist 2010 nr 53 „Finantsplaneerimise ja raamatupidamise arvestuse ning varade haldamise ja hoolduse käigus tekkiva teabe hindamine arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks“ ning hindamisotsus 5. maist 2011 nr 251 „Töö- ja teenistussuhete ning töötervishoiu ja tööohutuse korraldamise käigus loodava teabe hindamine arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks“. „Mõlemale tuginedes on võimalik enamik raamatupidamise ja personalidokumente hävitada lihtsustatud korras, ilma Rahvusarhiiviga eelnevalt kooskõlastamata. Eeskätt puudutab see avalikke ülesandeid täitvaid asutusi, kuid ka neid eraettevõtteid, kelle dokumentide kogumise vastu võib Rahvusarhiiv huvi tunda,” märkis Maiste. ja kutsetunnistuse omanike nimekiri on SIIN.

Arhivaaride Ühingu esimehe Margus Maiste

Teine oluline küsimus, mis puudutab eraettevõtjaid, on seotud arhiiviteenuse pakkuja valikuga tingimustes, kus puudub igasugune õiguslik regulatsioon arhiiviteenuse osutamise kohta. Teatavasti on uuest arhiiviseadusest jäetud välja kõik see, mis puudutab arhiiviteenuse osutamist. „Igal juhul tuleks teenusepakkuja valimisel uurida, kas teenusepakkujal on leping kutsetunnistusega arhivaariga. Samuti peaksid arhiivihoidla säilitustingimused vastama arhiivieeskirjas sätestatud nõuetele,” andis Maiste soovitusi. Arhiivihoidlale esitatu nõuded näeb SIIT