Algdokumentide arhiveerimine ja säilitamine on paras peavalu igale ettevõttele, kus tekib igapäevaselt palju ostutšekke ning arveid. Reeglina edastatakse need raamatupidajale, kes dokumendid käsitsi arhiveerib. Aga on ka lihtsam moodus – AccountStudio tarkvara võimaldab salvestada algdokumendid manusena vastava kande või dokumendi juurde, kaotades vajaduse nende eraldi arhiveerimiseks.
- Raamatupidamisettevõtte Vesiir OÜ juht ja omanik Enno Lepvalts
„Ostutšekkide ja arvete käsitsi arhiveerimine raamatupidamisprogrammis on kindlasti teema, mis tekitab paljudes ettevõtetes raamatupidajatele mõttetult suurt töökoormust ning väärtusliku tööaja kulu,” ütleb raamatupidamisettevõtte Vesiir OÜ juht ja omanik Enno Lepvalts.
Ta toob näiteks, et Vesiiri raamatupidajad on juba ligi pool aastat kasutanud uute vahenditega dokumendihaldust ja on muuhulgas digiarhiiviga väga rahul. „Lihtsustatult öeldes võimaldab uus lahendus kõik dokumendid manusena salvestada raamatupidamisprogrammi vastava kande või dokumendi juurde ja edasise võib unustada, sest kaob vajadus tegeleda edasi väliste algdokumentidega.”
Protsess on iseenesest äärmiselt lihtne – raamatupidaja saab elektroonilisel kujul tulnud dokumendi, olgu see siis e-arve, pdf, jpg või mõni muu formaat, lohistab selle raamatupidamisprogrammi, teeb dokumendi kohta kande ehk kirjendi ning ongi kõik! Selle lahenduse puhul ei ole esitatud dokumente vaja hoida kuskil eraldi failiserveris, vaid need jäävadki kenasti raamatupidamiskannete juurde. Nii on tagatud ka algdokumendi kiire leidmine, sest selle kohta tehtud kandes on struktureeritud info olemas ning leitav nagu iga teine finantsinfo.
„Ja võite on lisaks ajafaktorile palju,” nendib Lepvalts. „Esiteks on kõik dokumendid ühes raamatupidamise andmebaasis ning neist tehakse koos teiste raamatupidamisandmetega varukoopia.
Samuti dokumendid on leitavad sama lihtsalt ja kiirelt kui raamatupidamiskanne. Digiarhiivi lahendus ei maksa kasutajale midagi, kuna tegemist on ühega AccountStudio funktsioonidest ja see sisaldub tarkvara kasutustasus. Ja väga tähtis on ka, et kogu protsessi juures on täidetud kõik Raamatupidamise seaduse nõuded.”
Loe teenusest lähemalt
SIIT.
Seotud lood
Väikeste ettevõtete puhul on raamatupidamise sisseostmine teenusena olnud alati mõistetav valik. Aasta-aastalt püütakse aga raamatupidamist nii-öelda lahendada majaväliselt ka suuremate firmade puhul. Miks see on mõistlik, mida tasub oma raamatupidajatelt teenusele üle minnes tähele panna ning kuidas astuda esimene samm, selgitab raamatupidamisfirma Vesiir OÜ asutaja ja juht Enno Lepvalts.
Nagu iga uue asja puhul on ka e-arvete osas raamatupidajatel ja ettevõtte juhtidel rida küsimusi, millest olulisem on tõenäoliselt see, et mida me e-arvetele üleminnes võidame? Nii e-arve saatmisel kui ka vastuvõtmisel on paber- ja pdf-arvega võrreldes mitmeid eeliseid, näiteks automaatne e-arvete arhiiv ja arvete liikumise läbipaistvus, tutvustas Äripäeva e-arveldamise seminaril „Hinda aega” finantstehnoloogiafirma Fitek ärijuht, e-arvetele ülemineku protsessi üks entusiaste Andres Lilleste.
Käibemaksukohustuslasena registreeritud ettevõtetel, mille töötajad tegevusala sisust tingituna viibivad aeg-ajalt välisriikides, on põhjust taotleda tagasi käibemaksutagastust kasutatud teenustelt nagu näiteks majutus, autorent ja -kütus. Kuidas see täpsemalt käib ja milliseid nüansse silmas pidada, selgitab raamatupidamisfirma Vesiir OÜ asutaja ja juht Enno Lepvalts.
Läbi aasta vahendab ajakiri Raamatupidamise Praktik arvestusala valdkonnas tegutsevate ja/või seda tugevalt mõjutavate inimeste töiseid saavutusi ja parimaid praktikaid.
Infopanga võlaregister on viimase nelja kuu jooksul aidanud ettevõtetel võlglastelt tagasi saada keskmiselt 47% võlgadest ja augustis tõusis see näitaja koguni 79%-ni.