Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine
Kas algdokumente tohib ainult elektroonselt säilitada?
BDO Eesti partner ja raamatupidamisteenuste juht ning Raamatupidamise käsiraamatu peatoimetaja Egle Vainula selgitab, kuidas peab e-arvete ajastul säilitama raamatupidamise algdokumente.
Rahandusministeeriumi poolt avaldatud andmete kohaselt on Eestis väljastatavate arvete maht aastast ca 60 miljonit, millest ligikaudu pooled on juriidiliste isikute omavahelistest tehingutest tekkivad arved. 2014. aastal kogu arvete mahust 19 % saadeti ettevõtete poolt e-arvena, 64 % pdf formaadis ning 17 % paberkandjal. Seega liigub 83 % arvetest läbi elektrooniliste kanalite, mistõttu säilitavad paljud ettevõtted dokumente elektroonselt.
Samas on paljudel ettevõtjatel tekkinud küsimus, kas algdokumentide ainult elektroonne säilitamine on lubatud. RPS § 12 lg 1 järgi tuleb raamatupidamise algdokumente säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. RPS § 7 lg 4 kohaselt peab elektroonsel kujul säilitatavaid algdokumente olema võimalik kirjalikult taasesitada. Seega on raamatupidamise algdokumentide säilitamine raamatupidamistarkvaras täiesti seadusekohane, kui algdokumente on võimalik antud tarkvarast seitsme aasta jooksul taasesitada. Sel juhul puudub vajadus ostuarveid välja printida ning paberkandjal arhiveerida. Kui paberil saadetud ostuarved skaneeritult tarkvarasse lisatakse, võib paberarved hävitada. Oluline on see, et tarkvara vahetamisel veendutakse, et dokumente saab nõutud perioodi jooksul taasesitada.
Elektroonsed dokumendid ja allkirjakohustus
RPS § 7 lg 1 p 7 järgi peab algdokumendil olema majandustehingut kirjendava raamatupidamiskohustuslase esindaja allkiri, mis kinnitab tehingu toimumist. Kuidas aga algdokument allkirjastada, kui müügiarve esitatakse elektroonselt? Viidatud sättes ei öelda, et allkirjastama peab ettevõtte juht. Esindusõigus võib olla ka arveid koostaval volitatud töötajal või võib võrdsustada allkirja ostuarve elektroonse aktseptimisega, mis samuti kinnitab tehingu toimumist. Sealjuures ei tohi ettevõtja aga unustada välja töötada tehingupettuseid välistavat sisekontrollisüsteemi.
Eesti on e-arvete kasutajana pigem mahajääjate seas, sest näiteks Soomes liigub ligi 74 % arvetest e-arvena. Rahandusministeerium on algatanud e-arvete kasutuselevõtu edendusprojekti, kus ühe meetmena plaanitakse 2016. aastal teha e-arvete väljastamine kohustuslikuks avalikule sektorile arveid esitatavatele ettevõtetele. Asjaomased sätted on lisatud ka peagi vastuvõetavasse raamatupidamise seadusesse.
Lähemalt kuulete sellest ja teistest olulistest e-raamatupidamise teemadest juba 24. novembril Tallinnas toimuval seminaril E-arved praktikas. Lisainfo ja registreerimine SIIN.
Autor: BDO Eesti partner ja raamatupidamisteenuste juht Egle Vainula
Seotud lood
Viimaste aastate majandusolukord on olnud keeruline ja muutusterohke. Laomajandustehnikaga tegeleva Agrovaru AS jaoks on hetkel suurimaks väljakutseks käibe hoidmine samal tasemel ning kulude vähendamine müügi- ja tööprotsesside efektiivistamise kaudu. "Kuna klientide nõudlus on vähenenud, peame tegema rohkem tööd, et leida üles need vähesed kliendid," selgitab tegevjuht Jarno Mänd.
Enimloetud
Viimased uudised
Hetkel kuum
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Raamatupidaja esilehele