Töölähetuste korraldamine

Ettevõtetes, kus ärireisid on igapäevased ja sellega seonduvaid tellimusi on palju, on üldjuhul olemas partnerreisibüroo, mille konsultandid leiavad kiiresti sobivaimad lahendused. Vaatama reisibüroode abile on vastutus siiski paljudes väiksemates ja keskmistes ettevõtetes reiside korraldamise eest jäetud täielikult sekretäridele ja assistentidele.

Kuna ärireisid võivad viia väga erinevatesse sihtkohtadesse ja olla väga eripalgelised, saad alltoodud loendist üksikasjaliku ülevaate, millele kõigele tuleb töölähetuste korraldamisel mõelda.1. Märksõnad reisi ettevalmistamise faasis

- Vajadusel taotleda viisa- Vajadusel korraldada kaitsesüstid- Kontrollida reisipassi kehtivust (mõned riigid seavad nõudeid miinimumkehtivusajale).- Tellida reisi- ja meditsiiniabikindlustus sihtriigis- Pagasikindlustus- Tarvidusel vahetada valuuta- Juhiluba – kas see kehtib ka sihtkohas ja kas selleks on vajadus- Jätta koopiad kõikidest olulistest dokumentidest (passid jne) ka büroosse- Kontrollida mobiilside – kas see võimaldab ka kõnesid välisriikides- Kontrollida, kas töölähetuse avaldusel on juhtkonnapoolne nõusolek- Selgitada, kas on vajadus hankida sihtkohta esitlustehnikat2. Reisibroneerimine

- Broneeri lennupiletid- Reserveeri hotellimajutus- Broneeri rendiauto3. Reisile kaasavõetavad vajalikud dokumendid ja materjalid

- Reisiplaan (teisisõnu ajakava) koos ülevaatega transpordi- ja majutuskorraldusest- Hotellibroneeringu kinnitus- Rendiauto broneeringu kinnitus- Lennupiletid- Krediitkaart, mis võimaldab koha peal tehtavad reisikulutusi katta- Hädaabinumbrid- Esmane ülevaatlik materjal sihtriigi kohta- Soovitused õhtuseks programmiks klientidega – restoranid, baarid.4. Kohtumiste planeerimine

- Detailne ülevaade planeeritud kohtumisest partneritega, lisada aadressid ja telefoninumbrid- Vajalik taustamaterjal äripartnerite kohta- Kaasa võtta vajalikus koguses visiitkaarte- Reklaammaterjalid ja -tootekataloogid kaasa panna- Soovi korral võtta kaasa klientidele kingitused5. Tähtsad telefoninumbrid

- Telefoninumber, kuhu pöörduda, kui kaotatakse krediitkaart- Telefoninumber, kuhu pöörduda kui kaotatakse mobiiltelefon- Eesti saatkonna või esinduse kontakt- Reisibüroo number, kui tekib vajadus olemasolevaid broneeringuid muuta6. Reisipagas

- Adapter elektriliste seadmete kasutamiseks- Sõnaraamat- Reisijuht- Linnakaart- W-LAN kaart- Isiklik sülearvuti ja kalender- Ravimid ja esmaabitarvikud7. Äraolekuga seotud korraldused kontoris

- Asendusisiku(-te) määramine- Volituste andmine- E-kirjade ümbersuunamine- Sisestada Out-of-Office teade- Lülitada sisse telefoni automaatvastaja- Jätta büroosse reisiplaan- Määrata kokkulepped, millistel juhtumitel tuleb reisilolijaga kindlasti ühendust võtta8. Vahetult enne reisile asumist

- Korrastada ja seada kõik reisile kaasa võetavad dokumendid kronoloogilisse järjestusse vastavalt reisiplaanile. Asetada reisiplaan kõige kättesaadavamasse kohta.9. Peale reisi

- Paigutada reisil saadud visiitkaardid vastavasse hoidikusse- Saata klientidele/partneritele lubatud dokumendid ja materjalid- Koostada reisikulude aruanne- Tühistada ajutised volikirjad- Maha võtta telefonikõnede suunamine- Maha võtta Out-of- Office teade- Maha võtta e-kirjade suunamine- Lülitada välja automaatvastajaLõpetuseks olgu veel märgitud, et töölähetuste korraldamisel kehtib alati kuldreegel: ”Usalda, aga kontrolli!” ehk alati tasub kõik korraldatud broneeringud paluda reisibürool saata kirjalikult. Kontrollida tuleb alati üle, kas broneeringus saadetud kuupäevad ja lennud vastavad teie tellimusele. Viimane pilk kontrollimaks tellimuse õigsust tuleks heita ka juba kätte saadud piletitesse. Kui peaks ikkagi olema juhtunud mingi eksitus, tuleb kiiresti reageerida. Ka tasub hotellidelt alati küsida broneeringut kirjalikult, kui suhtled nendega ilma vahendajata.

Allikas: www.sekretaria.de

Autor: Daily Saviauk