16. juuni 2008
Jaga lugu:

\"Varade inventuur kui sisekontrollisüsteemi toimimise mõõdik\", Siiri Antsmäe

Lisaks sellele, et Siiri konverentsipäeva juhib ningettekannete ajal tekkivaid arutelusid modereerib, esineb ta ka päris omaettekandega inventuurist ja selle tähtsusest. Nagu Maire ja Krisigi, töötabSiiri Kaitsejõududes, kus ta on personaliülema nõunik. Bakalaureuse- jamagistrikraadi on ta kaitsnud Tallinna Tehnikaülikoolis.

Päris oma ettekande alguses küsib Siiri kuulajatelt, kasneil on ka selline tunne, et kui on aasta lõpp ja seega ka inventuuri tegemise aegkätte jõuab, vaatavad töökaaslased neid pilguga, mis ütleb: "Ah jälle needraamatupidajad tulevad inventuuri jutuga!" Mida saal täpselt arvab, maeriti aru ei saa, aga mingi kerge kihin käib tooliridadest läbi küll.

Inventuuri kui sellist ei ole vaja mitte niivõrdtöötajatele üldiselt, ütleb Siiri, kuivõrd tippjuhile, et ta saaks rahulikusüdamega aastaaruandele allkirja panna ning öelda: "Jah, need arvud onõiged."

Näiteks varade kaitse tähendab seda, et ustel on lukudees ja võõrastele ligipääs piiratud. Inventuuri käigus võivad välja tulla mitteainult sellised asjad nagu vargused ja riisumised, vaid ka hiired ja muudnärilised, isegi laonurgas läbi laskma hakanud katus - on ju inventuuri ükseesmärke teha kindlaks, et varade säilitamis- ja kasutamistingimused onkorras. Loomulikult ei saa unustada ka üleliigsete ja kasutult seisvate varadeeemaldamine arvestusest.

Õige ja õiglane - mis neil inventuuris vahet on? Õige onsee, kui inventuuriga nenditakse, et laos on tõesti 100 sokipaari, õiglane agasee, kui sealjuures märgitakse, et osad nendest sokkidest ei kõlba enamkasutada, sest hiired on neile augud sisse söönud. Ajalugu on näidanud, et kuiinventuurile ei pöörata tähelepanu, on ka teised sisekontrollisüsteemid korrastära.

Selleks, et inventuur (ja siinkohal on jutt just varudeloendamisest, mitte põhivarast) õnnestuks, peaks olema tagatud, et:

• on olemasmateriaalselt vastutav isik, kes inventuuri korraldab ning jälgib, et varud ka loendatavalt seatud oleks. Näiteks onSiiri näinud inventuuri, kus üks inimene seisis loendamislehega lao keskel jaülejäänud jooksid, mingi asi näpus, lao erinevatest nurkadest kohale, et hüüda:"Pane kirja!" ning siis asi sinna tagasi viia. "See ei oleinventuur, see on tsirkus!" arvab Siiri.

• loendamislehelei ole kirjas asjade koguseid. Tihti on nii, et lehel on nii kogused kui ka hinnad, mis muudab väga lihtsakslinnukeste märkimise, et jah, on küll asjad nii, nagu lehel, aga sellinekäitumine ei taga kontrolli, et asjad ka tegelikult loetud on.

• lugemisemeetod sobib loetavate asjade sisuga - näiteks nööpe võiks loendada kaalu või kastide kaupa, mitte aga iga detailihaaval. Sealjuures nendib esineja, et ega avalikus sektoris vägapalju niidi- ja nööbipoode ei ole.

Materiaalse põhivara lugemisel peaks aga, vastupidi!,olema nii, et lehel on kirjas asjade hind - siis on võimalik hinnata väärtustning selle muutumist ajas.

On vajalik leida võimalus inventuuri tegevate inimestemotiveerimiseks, sest kui selle eest lisatasu ei maksta ning põhitööst eivabastata, ei ole huvi õige ja õiglase tulemuse saamiseks.

Materiaalselt vastutav isik ei tohi olla selleskomisjonis, mis loendab tema vastutusalas olevaid esemeid, küll aga võib taolla mõnes teises komisjonis.

Saalis tõuseb diskussioon selle üle, et selline inventuurvõtab eelduseks selle, et kõik inimesed on vargad ja petised, kuid Siiripareerib vaidlejad looga riigiasutusest, kus inimene töötas aastaid ühelametikohal ja juhtis seda komisjoni, mis luges tema varasid. Kui aasta pärasttema lahkumist hakati tegema järgmist inventuuri, selgus, et ta oli varastanudkõik need kümme aastat.

Inventuur ei ole ega pea olema organisatsioonipõhitegevus ning tuleb planeerida nii, et see toimuks ajal, kui ladudest onkõige väiksem sisse-välja liikumine, kui on rahulikum aeg ning ressurssiinventuuri läbi viia.

Komisjonil peaks olema juht, kellel on alluvad, keskuulavad tema käske, mitte aga ei jonni: "Loe ise!"

Siiri küsib saalilt, kas teatakse, mis on märgistusleht -vaikus - ning vastab siis ise: märgistusleht on see leht, mis pannakse loetudesemele peale märgistamaks seda, et ese on loetud. Eeskiri ei sätesta, millinesee olema peab - see võib olla mingi oma vorm, aga võib olla ka lihtsaltvärviline post-it kleepekas - peaasi on lihtsalt see, et loetud asi oleksmärgistatud.

Lugemislehele saab märkida ka selliseid asju, kui majaamortisatsiooni muutumine, ning kõik dokumendid, k.a. seletuskirjad, peaksidinventuuri dokumentatsioonipakis olemas olema.

Kui panna mitu inimest paarikaupa lao konkreetset osalugema (nii, et osa inimesi loeb ühte ja osa teist), siis ei ole vajalugemislehele kõigi allkirju, vaid ainult lugejate omi, sest kui hiljem selgub,et inventuuris oli viga, tuleb hakata aru pärima just nende käest, kes konkreetseltselle eseme ülelugemisega tegelesid - ning neid peab alati olema vähemalt kaks.

Autor: Maria Kupinskaja

Jaga lugu:
RAAMATUPIDAJA UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad raamatupidaja uudised igal nädalal enda postkasti.

Raamatupidaja.ee toetajad:

Enimloetud
Marianne Lõhmus
Marianne Lõhmusraamatupidaja.ee ärijuhtTel: 6670405Marianne@raamatupidaja.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin Puhkanraamatupidaja.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee