Mis võib juhtuda, kui töötajal on liiga suured õigused?

Ühegi kontrolli seadmisel ei ole mõistlik üle pingutada, kuid kahjuks esineb organisatsioone, kus endiselt on ühel inimesel äärmiselt suur õiguste ja kohustuste ulatus, mis võib viia tahtliku pettuseni.

Täna on asjakohane rääkida käibemaksutagastustega seotud pettustest, mis peaks iga käibemaksukohustuslast panema mõtlema – kas minu organisatsioonis on selline võimalus välistatud. 

Kaks lugu aastast 2016

Ettevõte saab Maksu- ja Tolliametilt (edaspidi MTA) vihje, et tema raamatupidaja teeb käibemaksuga kahtlaseid tehinguid. MTA saadab tõendina ettevõttele ka Exceli faili, millest nähtub, et raamatupidaja on lasknud käibemaksutagastuse summad osaliselt kanda endaga seotud juriidiliste isikute arvele.

Sama raamatupidaja on raamatupidaja ka teises ettevõttes. Seal tekkis ettevõtte juhil kahtlus, kas tema ettevõtte raamatupidamine on ikka korralikult tehtud. Sellele kinnituse saamiseks palus ta raamatupidajal endale edastada ettevõtte raamatupidamise dokumendid. Raamatupidaja keeldus dokumente saatmast ning ei ole seda tänaseni teinud, mistõttu on majandusaasta aruanne esitamata ning ettevõttel kustutamishoiatus. Hiljem selgub, et ka selle ettevõtte enammakstud käibemaksu tagastused liikusid raamatupidajaga seotud ettevõttele.

Ettevõtte omanikul tekib kahtlus, kui ta enda võrdluste käigus tuvastab, et MTA-le deklareeritud summad ei ole kooskõlas ettevõtte tehtud tehingutega ehk deklareeritud oli õige summa, kuid makse tasuti MTA-le rohkem, märkides viitenumbriks raamatupidajaga seotud ettevõtte viitenumbri. Ettevõtte omaniku päringu peale selgitas raamatupidaja, et raha on MTA ettemaksukontol, ettevõtte omanik konto jääki MTA süsteemis ei kontrollinud. Raamatupidaja kajastas ettemaksukonto saldot raamatupidamises suuremana kui see tegelikult oli. Prokuratuuri andmeil oli raamatupidaja ohvriteks kokku 20 ettevõtet. Suurimat kahju kandis ettevõte, kellelt omastati ligi 580 000 eurot.

Mida sätestada organisatsioonisiseselt?

Käibemaksudeklaratsioonide esitamine on pidev protsess, mis peab toimima stabiilselt ja ühetaoliselt. Ostu- ja müügiarvete arvestus on seotud käibemaksudeklaratsiooniga ning üldjuhul on tegemist ühe või mitme raamatupidaja ühistööga. Funktsioonide lahususe rakendamine on siin keeruline – deklaratsiooni esitajal/kinnitajal on alati võimalus seda enda soovi järgi muuta. Kontroll saaks toimida vaid tagasiulatuvalt – teine töötaja kontrollib peale deklaratsiooni kinnitamist raamatupidamisprogrammi ja deklaratsiooni saldosid. Lisaks saab anda enammakstud käibemaksu tagasikande avalduse esitamise õigused eelnevast protsessist erinevale isikule. Kuid see kõik saab nii toimida vaid suures ettevõttes, kus raamatupidamisega on seotud mitu inimest. Väikestes ettevõtetes, kus on üks raamatupidaja, saab kogu protsessi jagada juhi ja raamatupidaja vahel.

Siin peab aga meeles pidama, et reeglite kehtestamisel võib väga lihtsalt minna ka liialt hoogu – ei ole harv juhus, kus kontrolliprotseduurid on niivõrd keerulised ja kestavad nii kaua, et takistavad tegevust. Kõige sagedamini väljendub see arvete maksmisega hilinemises, kuna arvete kooskõlastajate ring on väga pikk.

Lõpetuseks – keegi meist ei taha mõelda, et raamatupidajate seas on palju pettusega tegelejaid. Kuid selge on, et toodud näited tõendavad riski olemasolu. Iseloomustav on ka asjaolu, et MTA paljastab igal aastal keskmiselt neli pettusega vahele jäävat raamatupidajat.

Seetõttu on igati asjakohane käibemaksukohustuslastel enammakstud käibemaksu tagastustega seotud riskid üle hinnata ja sätestada asjakohaselt funktsioonide jaotus töötajate vahel. Toon siinkohal välja mõned riskid, mis tuleks üle hinnata:

 

Kontrolli:

Kas raamatupidamisteenuse ostmise korral on teenuse osutaja oma majandusaasta aruande esitanud?Kontrolli MTA-st käibemaksutagastuste väljavõtet – millal ja mis summas on tagastusi tehtud ning kas raha on liikunud ettevõtte kontole?Kontrolli MTA-st käibemaksutagastuste viitenumbreid – igal ettevõttel on üks unikaalne viitenumber. Kui oled maksete kinnitajaks pangas – kontrolli alati maksekorraldusel viitenumbrit.

Allikas: Grant Thornton Baltic