CM: Kiirelt arenev kioskiäri nõuab parimat tarkvaralahendust

Eesti suuremaid jaekette R-Kiosk Estonia AS võttis 2013 oktoobris kasutusele Microsoft Dynamics NAV-i, et kaasajastada infosüsteeme.

Uue majandustarkvara sisseseadmine toimus kiirelt ning live ’i mindi lausa ühe päevaga. Seni toetus R-Kiosk Estonia infotehnoloogia mitmetele programmidele, mida haldas ja arendas üks Leedu ettevõte. Paraku oli süsteem liigselt killustatud paljudeks alamsüsteemideks ja selle edasiarendamine oleks muutunud liiga kulukaks. Nii hakati otsima kohapealset Eesti partnerit, kelle abil uus süsteem kasutusele võtta.

„Meie äri areneb väga kiirelt. Ka IT muutub iga päevaga ning seetõttu otsustasime need kaks arengut ühendada ning oma äri tõhusamalt kasvatada,“ ütleb R-Kiosk Estonia AS-i finantsjuht Katrin Karu.

R-Kiosk Estonia põhjendas oma soovid Norra omanikule ära ning sai loa alustada väljavalitud IT-firmaga disainifaasi. Otsus uuele süsteemile üle minna tehti norralaste mõistes väga kiiresti – vaid kuue kuuga. Ja Go Live toimus lausa päevaga. „Kõik õnnestus väga hästi, kuigi protsess polnud kummalegi poolele lihtne,“ muigab Karu. „Kui süsteemid poleks näiteks live’i minnes tööle hakanud, oleksime pidanud paari tunni jooksul vanale süsteemile tagasi minema, mis oleks meie tellimuste ja kaubaga seotud protseduurid mõneks ajaks seisma pannud. Kioskimüüjad olid valmis selleks, et töös võib takistusi tulla, ent kõik läks suuremate viperusteta, nagu olimegi arvanud. Pisiasju ikka juhtus, näiteks esimestel tundidel nõudsid kassad kartulisalati ostmisel kliendilt, et ta dokumenti näitaks.“

R-Kiosk tahtis kindlasti uuele programmile üle minna tükk aega enne 1. jaanuari, et uuest aastast oleksid kõik tarkvaraga juba harjunud ning 2014. aasta kokkuvõtted oleksid edaspidistega võrreldavad.

Kuigi disainifaas oli ääretult põhjalik, tekkisid siiski mõned väikesed lahkhelid – selgus, et IT-partner ei mõtle nagu raamatupidaja ning raamatupidaja ei mõtle nagu IT-inimene. „Ja eks töö käigus tuleb ka alati uusi mõtteid ja soove,“ selgitab Karu. „Kõiki aspekte ei suuda ju keegi lõpuni välja mõelda ja muidugi iga lisaliigutus maksab. Ent meie puhul tegi sellised lisaprotsessid keerukaks asjaolu, et me peame kontserni osana iga väljamineku peakontoris kinnitama. Me ei saa neile öelda, et kuulge, tellitud tarkvara läks 50% kallimaks.“

Kokkuvõttes said aga kõik probleemid omavahel läbi arutatud ja oktoobris läksid ühe päevaga NAV-i üle R-Kioski raamatupidamine, lao- ja majandusarvestus ning süsteemiga integreeriti ka kassasüsteemid.

Uus tarkvara vaatab tulevikku nädalas ca 200 kõnet, siis uue tarkvara esimesel päeval oli kõnesid 800 ringis.

Müüjate jaoks oli esimeseks suuremaks muudatuseks see, et nad pidid uusi kassaautomaate tundma õppima, samuti muutus kaupade tellimine ja mahakandmine, mis hakkas senise paberitöö ja linnukeste asemel käima automaatselt, ühe nupuvajutusega. Ostuosakonnal, laol ja raamatupidamisel on nüüd palju lihtsam saada ülevaadet sellest, millal on ühe või teise kauba müümises tipptund ja kuidas on kõige efektiivsem tööjõudu jagada. Segadust oli siiski alguses palju, sest kui muidu saab helpdesk

„Kindlasti oli üleminek kergem raamatupidajate ja teiste kontoritöötajate jaoks, kellel arvuti on igapäevane tööriist. Müüjate kassasüsteem muutus aga väga palju ja hakkas hoopis teistmoodi töötama. Aga meie töötajad on väga tublid ning mõistsid, et need arendused lihtsustavad tulevikus nende tööd ning toovad lisandväärtust,“ kõneleb Karu.

Ta möönab, et R-Kiosk Estonia on uue Dynamics NAV-i tarkvaraga ning selle seotusega kasutusel olnud QlikWiew’ga väga rahul. „Meie tänased võimalused on eelkõige tulevikku vaatavad kui minevikku kirjeldavad. Need lubavad juhtkonnal ja piirkonnajuhtidel vaadata numbrites ettepoole ning näha kohe, mis kioskites reaalajas toimub. Nii saab probleemidele kiirelt reageerida.“ Nüüd on palju lihtsam kioskites inventuuri läbi viia, sest tulemused selguvad juba kohapeal. Varem võttis inventuuri tulemuste selgumine kuni kaks nädalat aega, sest varude arvestus sõltus dokumentide liikumisest ja ei olnud reaalajas. Müük ja tellimuste tegemine ei nõua samuti üleliigset aega ega tellimuste sidumist varude seisuga, sest süsteem on loonud võimaluse mitmekülgseks analüüsiks reaalajas.

„Loodan, et meie hea koostöö BCS Iteraga jätkub, sest meil on nii mõndagi veel teha. Meie meeskonnale oli väga pingeline oma töö kõrvalt uue tarkvara väljatöötamises ning juurutamises osaleda, aga R-Kioski töötajad on nagu kiirreageerimisrühm – kõik tahtsid seda kiirelt teha ja jätta pisiasjad hilisemaks tuunimiseks,“ ütleb Karu. „Elu on näidanud, et kui asjad jäävad venima, siis ei saagi tähtaegadest kinni pidada.“

EttevõttestEnam kui 100 müügikohaga R-Kiosk Estonia AS on üks suuremaid jaekette Eestis. Siinsel turul on tegutsetud peaaegu 20 aastat ning äri arendatakse just kohaliku turu ja inimeste järgi. Algne R-Kioski kontseptsioon pärineb Soomest, ent alates 2012. Aastast kuulub Eesti kioskiäri Norra pereettevõttele Reitan Group. Grupil on ärid seitsmes riigis, töötajaid kokku 32 000 ning tegu on Norra suuruselt viienda ettevõttega. AS-i R-Kiosk Estonia kontseptsiooni taga seisab ca 400-liikmeline klienditeeninduse-, müügi-, turunduse-, finants- ja arendusmeeskond, kelle ülesandeks on ehitada üles Eesti kõige parema tootevaliku ja teenindusega väikepoodide ning kohvikute kett.

Autor: Gerli Ramler, Tuuli Seinberg