R-Kiosk tahtis kindlasti uuele programmile üle minna tükk aega enne 1. jaanuari, et uuest aastast oleksid kõik tarkvaraga juba harjunud ning 2014. aasta kokkuvõtted oleksid edaspidistega võrreldavad.
Kuigi disainifaas oli ääretult põhjalik, tekkisid siiski mõned väikesed lahkhelid – selgus, et IT-partner ei mõtle nagu raamatupidaja ning raamatupidaja ei mõtle nagu IT-inimene. „Ja eks töö käigus tuleb ka alati uusi mõtteid ja soove,“ selgitab Karu. „Kõiki aspekte ei suuda ju keegi lõpuni välja mõelda ja muidugi iga lisaliigutus maksab. Ent meie puhul tegi sellised lisaprotsessid keerukaks asjaolu, et me peame kontserni osana iga väljamineku peakontoris kinnitama. Me ei saa neile öelda, et kuulge, tellitud tarkvara läks 50% kallimaks.“
Kokkuvõttes said aga kõik probleemid omavahel läbi arutatud ja oktoobris läksid ühe päevaga NAV-i üle R-Kioski raamatupidamine, lao- ja majandusarvestus ning süsteemiga integreeriti ka kassasüsteemid.
Uus tarkvara vaatab tulevikku nädalas ca 200 kõnet, siis uue tarkvara esimesel päeval oli kõnesid 800 ringis.
Müüjate jaoks oli esimeseks suuremaks muudatuseks see, et nad pidid uusi kassaautomaate tundma õppima, samuti muutus kaupade tellimine ja mahakandmine, mis hakkas senise paberitöö ja linnukeste asemel käima automaatselt, ühe nupuvajutusega. Ostuosakonnal, laol ja raamatupidamisel on nüüd palju lihtsam saada ülevaadet sellest, millal on ühe või teise kauba müümises tipptund ja kuidas on kõige efektiivsem tööjõudu jagada. Segadust oli siiski alguses palju, sest kui muidu saab helpdesk
„Kindlasti oli üleminek kergem raamatupidajate ja teiste kontoritöötajate jaoks, kellel arvuti on igapäevane tööriist. Müüjate kassasüsteem muutus aga väga palju ja hakkas hoopis teistmoodi töötama. Aga meie töötajad on väga tublid ning mõistsid, et need arendused lihtsustavad tulevikus nende tööd ning toovad lisandväärtust,“ kõneleb Karu.
Ta möönab, et R-Kiosk Estonia on uue Dynamics NAV-i tarkvaraga ning selle seotusega kasutusel olnud QlikWiew’ga väga rahul. „Meie tänased võimalused on eelkõige tulevikku vaatavad kui minevikku kirjeldavad. Need lubavad juhtkonnal ja piirkonnajuhtidel vaadata numbrites ettepoole ning näha kohe, mis kioskites reaalajas toimub. Nii saab probleemidele kiirelt reageerida.“ Nüüd on palju lihtsam kioskites inventuuri läbi viia, sest tulemused selguvad juba kohapeal. Varem võttis inventuuri tulemuste selgumine kuni kaks nädalat aega, sest varude arvestus sõltus dokumentide liikumisest ja ei olnud reaalajas. Müük ja tellimuste tegemine ei nõua samuti üleliigset aega ega tellimuste sidumist varude seisuga, sest süsteem on loonud võimaluse mitmekülgseks analüüsiks reaalajas.
„Loodan, et meie hea koostöö BCS Iteraga jätkub, sest meil on nii mõndagi veel teha. Meie meeskonnale oli väga pingeline oma töö kõrvalt uue tarkvara väljatöötamises ning juurutamises osaleda, aga R-Kioski töötajad on nagu kiirreageerimisrühm – kõik tahtsid seda kiirelt teha ja jätta pisiasjad hilisemaks tuunimiseks,“ ütleb Karu. „Elu on näidanud, et kui asjad jäävad venima, siis ei saagi tähtaegadest kinni pidada.“