CM: Meremuuseumis juurutati uus IT-süsteem 16 tunniga

Enne Office 365 kasutuselevõttu ei olnud 110 töötajaga Meremuuseumis kasutusel ühistöö- ega serverilahendust, ainus ühine rakendus oli raamatupidamisprogramm VERP. Kuna muuseumi koosseisu kuuluvad mitmed allasutused, kasutati väga erinevaid e-postilahendusi (WWW, Outlook, Mozilla Thunderbird jpt), Paksus Margareetas kasutati Microsoft Office 2010 kontoritarkvara ning Lennusadama IT-infrastruktuur ehitati üles nullist.

Uuele süsteemile üleminek algas Lennusadamas testmeeskonna moodustamisega, kes kasutas kolm kuud Office 365 tasuta prooviversiooni. Seejärel võeti vastu otsus juurutada Office 365 ja valiti välja paketid E1 ja E3, milles sisalduvad pilvepõhine e-post, ühiskasutuses olevad kalendrid, meeskonnatöö veebisait, Office Web Apps, 24/7 telefonitugi jpm. Lähteülesandega pöörduti Atea poole.

„Atea spetsialistid kolisid erinevates meiliserverites olevad postkastid pilve ja seadistasid esimeses etapis töökohad Lennusadamas. Kuna Lennusadama töötajate kogemus Office 365 kasutamisel oli väga positiivne, otsustati ka Paksu Margareeta töökohad Microsofti pilveteenusesse kolida,“ ütles Eesti Meremuuseumi tehnika- ja haldusjuht Tiit Poller. „Kogu organisatsiooni üleminek pilveteenusele toimus kahes etapis ja võttis aega kõigest kaks päeva, tänu koostööpartnerile oli protsess hästi ette valmistatud ning professionaalne.“

Office 365 hoiab IT-kuludelt kokku. Atea kliendihalduri Katrin Pinki sõnul nõuab teenuse seadistamine kogemust ja praktikat: “Kõige aeganõudvam on erinevatest süsteemidest postkastide pilve kopeerimine. Õnneks on see kasutajate jaoks märkamatu ega takista tööd, sest kolimine toimub taustal.“

Office 365-le ülemineku tulemusena on Meremuuseumis igapäevaselt kasutusel Exchange’i põhised ühistöövahendid: ühiseid dokumente hallatakse SharePointi failiteekidega, isiklikke töödokumente hoitakse SharePointi personaalsetel saitidel; sisekommunikatsioonis on kasutusel SharePointi meeskonnatöö sait, mida pidevalt edasi arendatakse. Office 365 kasutamine võimaldab Eesti muuseumil kokku hoida IT-infrastruktuuri kuludelt, kuna vaja ei ole majasisest meiliserverit, andmemajutust, varundusteenust ega -tarkvara – teenused on kolitud pilve ning kohalikke servereid pole vaja osta ega hallata.

Oluliselt paranes ka kasutajate haldus. Organisatsioonile, millel puudub Active Directory, on Office 365 suurepärane kasutajate haldamise vahend. Meremuuseumis kasutavad Office 365 teenuseid administratsioon, kogude osakond, teadusosakond, programmide osakond, turundusosakond ja sadam. Tänu uue süsteemi juurutamisele saavad nad nüüd kõiki Office 365 teenuseid kasutada ka väljaspool kontorit – mobiiltelefoni, tahvelarvuti ja veebiliidese abiga.

Hiljuti kolis Eesti Meremuuseum kõik kasutajad E1 ja E3 pakettidelt üle A2 ja A3 teenusepaketile. Office365 A2 ja A3 soodushinnaga teenusepaketid on suunatud eelkõige haridusasutustele, kuid soodustus laieneb ka avalikele muuseumidele.

Eesti Meremuuseumi ( www.meremuuseum.ee ) koosseisu kuuluvad Paks Margareeta, Lennusadam, muuseumilaevad ning muuseumikogud. 2012. aastal külastas Eesti Meremuuseumi 300 000 inimest.

Atea ( www.atea.ee ) on Põhjamaade ja Baltimaade suurim IT taristu ettevõte. ATEA’l on kokku 81 kontorit, mis on esindatud Norras, Rootsis, Taanis, Soomes, Leedus, Lätis ja Eestis. ATEA Baltiriikides töötab rohkem kui 400 töötajat ja kogukäive 2012 ületas 86 miljonit eurot.

Autor: Gerli Ramler, Juuli Laanemets