Riskid käibemaksu tagastuse funktsioonide jaotamisel

Ühegi kontrolli seadmisel ei ole mõistlik üle pingutada, kuid kahjuks esineb organisatsioone, kus endiselt on ühel inimesel äärmiselt suur õiguste ja kohustuste ulatus, mis võib viia tahtliku pettuseni. Praegu on asjakohane rääkida käibemaksu tagastustega seotud pettustest, mis peaks iga käibemaksukohustuslast mõtlema panema – kas minu organisatsioonis on selline võimalus välistatud?

Kaks näidet käesolevast aastast

Üks ettevõte saab maksu- ja tolliametilt (edaspidi EMTA) vihje, et tema raamatupidaja teeb käibemaksuga kahtlaseid tehinguid. EMTA saadab tõendina ettevõttele ka Exceli faili, millest nähtub, et raamatupidaja on lasknud käibemaksu tagastuse summad osaliselt kanda endaga seotud juriidiliste isikute arvele.

Sama inimene on raamatupidaja ka teises ettevõttes. Seal tekkis ettevõtte juhil kahtlus, kas tema ettevõtte raamatupidamine on ikka korralikult tehtud. Sellele kinnituse saamiseks palus ta raamatupidajal edastada ettevõtte raamatupidamise dokumendid. Raamatupidaja keeldus dokumente saatmast ning ei ole seda siiani teinud, mistõttu on majandusaasta aruanne esitamata ning ettevõttel kustutamishoiatus. Hiljem selgus, et ka selle ettevõtte enammakstud käibemaksu tagastused liikusid raamatupidajaga seotud ettevõttele.

Teise ettevõtte omanikul tekib kahtlus, kui ta enda võrdluste käigus tuvastab, et EMTA-le deklareeritud summad ei ole kooskõlas ettevõtte poolt tehtud tehingutega ehk deklareeritud oli õige summa, kuid makse tasuti EMTA-le rohkem, märkides viitenumbriks raamatupidajaga seotud ettevõtte viitenumbri. Ettevõtte omaniku päringu peale selgitas raamatupidaja, et raha on EMTA ettemaksu kontol, ettevõtte omanik konto jääki EMTA süsteemis ei kontrollinud. Raamatupidaja kajastas ettemaksukonto saldot raamatupidamises suuremana, kui see tegelikult oli. Prokuratuuri andmeil oli raamatupidaja ohvriteks kokku 20 ettevõtet. Suurimat kahju kandis ettevõte, kellelt omastati ligi 580 000 eurot.

Mida sätestada organisatsioonisiseselt?

Käibemaksu deklaratsioonide esitamine on pidev protsess, mis peab toimima stabiilselt ja ühetaoliselt. Ostu- ja müügiarvete arvestus on seotud käibemaksudeklaratsiooniga ning üldjuhul on tegemist ühe või mitme raamatupidaja ühistööga. Funktsioonide lahususe rakendamine on siin keeruline – deklaratsiooni esitajal/kinnitajal on alati võimalus seda enda soovi järgi muuta. Kontroll saaks toimida vaid tagasiulatuvalt – teine töötaja kontrollib pärast deklaratsiooni kinnitamist raamatupidamisprogrammi ja deklaratsiooni saldosid. Lisaks saab anda enammakstud käibemaksu tagasikande avalduse esitamise õigused eelnevast protsessist erinevale isikule. Kuid kõik saab nii toimida vaid suures ettevõttes, kus raamatupidamisega on seotud mitu isikut. Väikestes ettevõtetes, kus on üks raamatupidaja, saab kogu protsessi jagada juhi ja raamatupidaja vahel.

Siin peab aga meeles pidama, et reeglite kehtestamisel võib väga lihtsalt minna ka liialt hoogu – ei ole harv juhus, kus kontrolliprotseduurid on niivõrd keerulised ja ajaliselt pikad, et takistavad sisutegevust. Kõige sagedamini väljendub see arvete maksmisega hilinemises, kuna arvete kooskõlastajate ring on väga suur.

Keegi meist ei taha mõelda, et raamatupidajate seas on palju pettusega tegelejaid. Kuid selge on, et toodud näited tõendavad selle riski olemasolu. Iseloomustav on ka asjaolu, et EMTA paljastab igal aastal keskmiselt neli pettusega vahele jäävat raamatupidajat [1]. Seetõttu on igati asjakohane käibemaksukohustuslastel enammakstud käibemaksu tagastustega seotud riskid üle hinnata ja sätestada asjakohaselt funktsioonide jaotus töötajate vahel (vt tabel).

 

Kontrolli:

kas raamatupidamisteenuse ostmise korral on teenuse osutaja oma majandusaasta aruande esitanud;EMTA-st käibemaksutagastuste väljavõtet – millal ja mis summas on tagastusi tehtud ning kas raha on liikunud ettevõtte kontole;kontrolli EMTA-st käibemaksu tagastuste viitenumbreid – igal ettevõttel on üks unikaalne viitenumber; kui oled maksete kinnitajaks pangas, siis kontrolli alati viitenumbrit maksekorraldusel.

[1] http://www.aripaev.ee/uudised/2016/03/09/tuli-raamatupidajaga-toi-firmale-kustutamishoiatuse

Artikkel ilmus septembri Raamatupidamise Praktikus.

Autor: Siiri Antsmäe, Grant Thornton Baltic OÜ siseauditi valdkonna juht