Raamatupidaja on lepingu puurilukk

Kõigepealt seda, et organisatsioonis oleks sisse seatud kord, et kõik lepingud, millega kaasnevad rahalised kohustused (muu hulgas need, millega antakse mingit vara teisele osapoolele tasuta kasutamiseks, millega lepitakse kokku teenuste eest tasumine omapoolsete teenustega jms), jõuaksid raamatupidamisüksusesse. Nii need, millega ostetakse kaupu või teenuseid, kui ka need, millega ise pakutakse teistele osalistele oma kaupu või teenuseid. Seejuures on oluline, et lepingud registreeritakse ja säilitatakse kindla (ning ka organisatsiooni teistele töötajatele teadaoleva) süsteemi alusel.

Olen sattunud auditeerima organisatsiooni, kus piisas, kui ütlesin raamatupidajale lepingupoole nime, ning juba ta leidis selle oma lõputust kaustu täis riiulist üles. Tasub märkida, et kaustad olid süstematiseeritud ja märgistatud pearaamatupidaja enda äranägemise järgi ning keegi teine ei oleks seda lepingut sealt ka parema tahtmise juures kiiremini kui poole tööpäeva jooksul üles leidnud. Samas olen auditeerinud organisatsiooni, kus raamatupidaja tunnistas, et tal puudub ülevaade sõlmitud lepingutest, sest lepinguid ei registreerita, tihtipeale jäävad need ainult juhatuse esimehe kätte ning süsteemselt tehakse tehinguid, mille aluseks peaksid olema sõlmitud lepingud, kuid tegelikult kirjalikud dokumendid sootuks puuduvad. Kui teist näidet võiks iseloomustada sõnaga kaos, siis esimesel juhul oldi olulisi samme juba astutud, kuid puudus järjepidevus: näiteks kui pearaamatupidaja on puhkusel või haige või lahkub sootuks töölt, siis teised töötajad lepinguid kiiresti ei leia. Sellist olukorda ei tohiks organisatsioonis samuti lasta tekkida.

Järgmisena tuleb läbi mõelda, milline on raamatupidajate roll lepingute kontrollimisel/haldamisel. Seda on kõige mõistlikum teha organisatsiooni raamatupidamise sise-eeskirjas või muudes siseregulatsioonides. Tasub mõelda, milline on lepingu teekond organisatsioonis: kuhu ja kellele leping pärast allkirjastamist esitatakse, kuhu ja mis süsteemi alusel see registreeritakse, kas raamatupidamisse saadetakse originaal või koopia, kuidas tagatakse lepingute säilitamine (kas ainult paberil, ainult digitaalselt, ainult raamatupidamisüksuses vms) ning millise süsteemi alusel (soovitatavalt sõlmimise aasta ja registreerimisnumbri järgi).

Süsteemi loomisel tasub mõelda kõikvõimalike lepinguliikide peale ning süsteemi kirjeldamisel arvestada lepingute eripäraga. Kõige parem viis ongi paari näite põhjal lepingu teekond n-ö läbi jalutada, et selgitada välja kõik olulised tegevused, mida ühe või teise lepinguga teha tuleb ning kõik struktuuriüksused, kes lepingus sätestatud tingimustest teadlikud peaksid olema. See tagab lepingu õigeaegse ja korrektse täitmise (mh arve esitamine või arve tasumine). Kui ka eelnevad etapid on võimalik korraldada nii, et vastutavad üksused on muud kui raamatupidamine, siis lepingus sätestatud kohustuste täitmine puudutab juba otseselt raamatupidamist. Loomulikult võib vaielda, kust jookseb raamatupidajate vastutuse piir ning meeles tasub pidada, et lõplikult vastutab organisatsiooni majandustegevuse eest, sh tasumisele kuuluvate arvete kinnitamise eest ikkagi juhatuse liige, võiks hästitoimivas sisekontrollisüsteemis hiljemalt arve tasumiseks makse sisestamisel ka raamatupidaja vaadata üle arve aluseks oleva lepingu – kas arvel toodud saaja andmed, summa, teenuse sisu ja maksetingimused vastavad lepingus sätestatule või mitte. Selline kontrollimine näitabki raamatupidaja kui hea väravavahi funktsiooni – maksmisele ei lähe arved, mis ei vasta pooltevahelisele kokkuleppele.

Juhtkond peab tagama, et raamatupidamisüksus oleks teadlik neile omistatud rollist lepingute käsitlemisel ja eelkõige lepingutingimuste kontrollimisel enne rahaliste vahendite liikumist. Kuigi vastutus organisatsiooni majandustegevuse eest lasub juhtkonna õlul, on hea raamatupidaja hästitoimivas sisekontrollisüsteemis väga oluline. Selleks et raamatupidaja saaks talle pandud ootusi täita, on tähtis, et tema roll oleks üheselt sätestatud ning ka teatavaks tehtud. Raamatupidaja peab mõistma, et ta on palju enamat kui tehniline töötaja – tänu õigeaegsele reageerimisele kummaliste lepingute saabumisel võib nii mõnigi soovimatu või kahjulik tehing jääda tegemata.

Täismahus artiklit loe ajakirjast Raamatupidamise Praktik!

Samal teemal: Lepingu lugemise oskus raamatupidajale

Autor: Marin Jakobson, CGAP, Siseaudiitor.ee