Iti ja nuti on raamatupidaja sõbrad

Ettevõtte IT-lahenduste müügijuht Aleksei Räim

Toomas Mõttus meenutab, kuidas nad mõtlesid läbi oma raamatupidamise korraldamise. „Tahtsime hankijate arved sisse võtta, pidada laoarvestust ning  väljastada arveid. Need protsessi osad otsustasime ise teha. Raamatupidaja aitab aruannete ja tehingute kirjeldamisega, ent igapäevase töö teeme ise ära. Meie jaoks on pilvelahendus ainuvõimalik, sest nii meie kui raamatupidamisbüroo saame andmetele võrdselt ligi ja muudatused on samaaegselt mõlemale poolele nähtavad,“ kiidab Toomas Mõttus.Pilves sujub ühistöö ladusamalt

Raamatupidajatel tasub Toomase soovitusel mõelda ka sellele, kuidas paberihaldus lihtsamini otsitavaks muuta. Infosüsteemist on lihtsam vajalikku leida kui paberarhiivist. „Kui mingi dokument ongi paberkujul, siis tasub see sisse skännida ja varustada fail piisava hulga sisu kirjeldavate metaandmetega (kuupäev, võtmesõnad, allkirjastajad vms).Isegi kui raamatupidajal endal ei ole vaja, et absoluutselt kõik dokumendid oleks elektroonilised, tuleks mõelda koostööle ja selle hõlbustamisele. „Näiteks saab büroo sissetulevad dokumendid salvestada pilve. Klient ei pea enam uusi dokumente saatma meilitsi, vaid need lähevad juba otse kataloogi, kus neid saab sortida ja sirvida. See lihtsustab koostööd,“ selgitab Toomas.Ta lisab, et tavaprotseduur on saata aruanne meiliga . Küsimus tekib aga siis, kui vana aruannet ei leia enam postkastist üles.  Kui kliendil on ligipääs ühistöö keskkonnale pilves, saab ta ise vajaliku dokumendi üles otsida ja avada.Tõnis lisab, et oluline on ka see, et andmed saaks kätte väljastpoolt kontorit. „Raamatupidamisdokumentidele võiks olla ka majast väljas ligipääs, nii et kui ülemus helistab ja küsib aruannet, saab selle nutiseadme abil üles otsida ja edastada.“Pilvelahendus muudab töö paindlikumaks

Aleksei Räime sõnutsi võtavad nemad klientide keerulised IT-vajadused enda kanda ning hoolitsevad turvalisuse ja autentimise eest. Inimesed pole enam aheldatud füüsilise tööpaiga külge ning saavad endale sobival ajal ja meelepäraseid seadmeid kasutades tööd teha. Lühidalt pakub Primend oma klientidele:1. Lihtsalt ja kiiresti kasutusele võetavaid lahendusi;2. Teenuseid, mida saab kasutada kõikides seadmetes, ettevõtte arvutites, isiklikus mobiiltelefonis või tahvelarvutis, suvalises arvutis üle brauseri.Suurema avatuse ja liikumisega kaasnevad aga suuremad (küber)ohud. Toomas Mõttus toonitab, et turvalisus ja kasutajaõiguste kontroll on nende jaoks väga olulised: „Netis olevad teenused pole avalikud ja on saadaval ainult vastavate õigustega grupile. Väga sensitiivne info on krüpteeritud ning kaitstud kasutajanime ja parooliga. Kui varasemal ajal oli põhiline vastuargument pilveteenuste kasutusele see, et mis saab, kui internet kaob ära, siis tänapäeval seda ei küsita, sest neti äraminekul nii ehk naa töö katkestatakse.PILVETEENUSE EELISED:

1. Paindlik tööaeg ja –paik.2. Hõlpsasti otsitavad ja jagatavad süsteemid.3. Seadmest sõltumatu turvalisus4. Sujuv koostöö isegi väljaspool kontorit5. Alustamine ei nõua suuri investeeringuidTESTI OMA NUTI- JA ITITEADMISI:

1. Kas sa tead, mis on sinu arvuti opsüsteemi versioon?2. Kas sa tead, kust seda vaadata?3. Kas sa tead, kust vaadata, kui palju on su arvuti kõvakettal vaba ruumi?4. Mis viirusetõrje su arvutis on?5. Millal uuendati viimati viirusetõrje definitsiooni?6. Kas su arvutiparool on vähemalt 8 tähemärki ja sisaldab suur- ja väiketähti?7. Kas su nutitelefon on kaitstud PIN-koodiga?8. Kas sa tead, mida tähendab BYOD?9. Kas sa tead, milleks kasutatakse Sharepoint-online’i?10. Kas sa näed oma kalendrist kolleegide vabu aegu?11. Kas sa saad oma töömeile lugeda oma nutitelefonist?

Kui oskad küsimustele vastata/vastad jaatavalt, oled itinutikas!

Toomas Mõttus tutvustab raamatupidajatele nutikaid töövahendeid 18. märtsil konverentsil NUTIMAKSUD 2015.