28. oktoober 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Auditeid tehes olen kokku puutunud mitmesuguste raamatupidajatega ja erineva kvaliteediga raamatupidamisega. Kuigi valdavalt teevad raamatupidajad oma tööd väga kohusetundlikult ja korrektselt, esineb olukordi, kus (mõnikord ka olude sunnil) raamatupidaja ei ole käitunud parimal võimalikul moel. Mõned markantsemad näited raamatupidamisest, kus teenust ostetakse väljastpoolt sisse:

• Raamatupidamise sise-eeskiri on kinnitatud kümme aastat tagasi ning seda pole kordagi uuendatud (kusjuures raamatupidaja kinnitab, et tegutseb selle sise-eeskirja kohaselt).l (tööajatabelid, ostuarved) puuduvad organisatsiooni juhtkonna kinnitused, kuid kõik kanded on raamatupidamissüsteemi kantud., ilma ametlike käskkirjade, lepingute või otsusteta. tööajatabeli alusel, sest puudub puhkuste graafik (kusjuures töötajad ei ole esitanud avaldust, et puhkusetasud võib välja maksta pärast puhkust koos palgaga).

• Alusdokumentide

• Palgaarvestus toimub e-kirja teel saadud korralduste alusel

• Puhkusetasude arvestamine toimub tagantjärele

Kaasnevad riskid

Paljud raamatupidajad kindlasti mõtlevad nüüd neid näiteid lugedes, et mida siis teha, kui klient on rumal (olgu siis tahtlikult või tahtmatult)? Seaduse järgi vastutab ju raamatupidamise korraldamise ja tehingute õigsuse eest tegevjuhtkond ning raamatupidaja kohustus ei ole esitada kliendile nõudmisi, kuidas tema oma ettevõttes või asutuses raamatupidamist ja sellega seonduvat korraldama peab. Tema tegutseb nii nagu kliendi juhatus korraldab ja võimaldab. Pealegi, kolmanda näite puhul on ju olemas e-kirjad, mida saab käsitleda korraldustena. Seega tundub, et juriidiliselt on kõik korrektne.

Sisuliselt ongi kõik korrektne. Kui lähtuda põhimõttest, et raamatupidaja ülesanne on sisestada raamatupidamislikke kandeid süsteemi ning tegutseda nii, nagu klient ütleb, ei olegi probleemi. Kui aga arvestada, et esimese, teise ja neljanda näite puhul on otsesemal või kaudsemal moel tegemist siiski seaduserikkumisega, rääkimata raamatupidamise toimkonna juhenditega vastuollu minemisest ning raamatupidaja kutsealase hoolsuse eiramisest, on siin ohukohti mitmeid. Kõige selgem on seaduserikkumine ilmselt teise ja neljanda näite puhul.

! Raamatupidamise seadus sätestab selgelt, et iga raamatupidamisliku kande aluseks on algdokument ning sellel peab olema raamatupidamiskohustuslase esindaja allkiri, mis kinnitab tehingu toimumist ja dokumendil olevate andmete korrektsust.

Ilma kliendi kinnitava allkirjata arve kirjendamisel ületab raamatupidaja oma volituste piire (kuigi tegemist võib olla elementaarse koteeringuga). Selliste arvete kirjendamisel võib klient probleemide tekkimisel üsna kergesti süü raamatupidaja kaela veeretada. Eriti kui tegemist on arvetega, mille sisu kohta tekib audiitoril või maksurevidendil kahtlusi ja küsimusi.

Ka puhkusetasude tagantjärele arvestamine ilma selleks alust andva töötaja avalduseta on selge töölepingu seaduse rikkumine. Selle näite puhul saab küll raamatupidaja enda kaitseks öelda, et talle ei ole esitatud puhkuste graafikut. Kui aga tal pole millegagi tõendada, et ta on sellele tähelepanu juhtinud ning puhkuste graafiku koostamist ja endale edastamist nõudnud või palunud edastada töötajate avaldusi puhkusetasude arvestamiseks koos palgaga, ei ole ka raamatupidaja täiesti süüst puhas.

Kirjalik suhtlus annab kindluse

Soovitan lepingusse märkida, et raamatupidamisteenuse osutajal on kohustus küsimuste tekkimisel kirjalikult pöörduda kliendi tegevjuhtkonna poole ning kui sealt ei tule vastust või tegevjuhtkonna korraldus on vastukäiv sise-eeskirja või seadus(t)ega, siis on teenuse osutajal õigus ja kohustus pöörduda kliendi juhtorgani, näiteks nõukogu poole.! Väljast ostetava raamatupidamisteenuse puhul on kõik tingimused sätestatud kliendi ja teenust osutava firma vahelises lepingus. Seetõttu on oluline, et raamatupidamisteenuse osutajad mõtleksid hoolega, millised õigused ja tingimused vastutuse kohta sinna kirja saavad.

Veel ühe variandina võib raamatupidaja rikkumistest teavitada majandusaasta aruannet auditeerivat vandeaudiitorit. Nii jõuab teave rikkumistest ja riskidest ka organisatsiooni nõukoguni, kes peab siis juhatuse käest selgitusi nõudma ning saab olukorda parandada.

Kui raamatupidaja on tegevjuhtkonda teavitanud olukorrast, mis ei vasta seadusele ega ole sealt saanud vastust või on saanud korralduse käituda selliselt, mis seab ohtu raamatupidaja seaduskuulelikkuse või hea maine ning olukorda on kirjeldatud ka kliendi nõukogule, ent sealt pole samuti abi tulnud, tasub raamatupidajal mõelda, kas sellist organisatsiooni on mõtet enda kliendinimistus hoida. Raamatupidamine on valdkond, milles tegutsevatelt inimestelt oodatakse piinlikku täpsust ja korrektsust. Kui raamatupidaja hea nimi saab korra rikutud, võib see osutuda tõsiseks takistuseks tegutseda edasi selles valdkonnas.

Täismahus artiklit loe ajakirjast Raamatupidamise Praktik.

Autor: Tuuli Seinberg, Marin Jakobson