10. jaanuar 2011

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

EVS-ISO 15489-1:2004 kohaselt on dokument: jäädvustatud info või objekt, mida saab käsitleda tervikuna info, mille on loonud, saanud ja tõestuseks ning teadmiseks alal hoidnud organisatsioon või üksikisik seadusest tulenevate ülesannete täitmisel või äritegevuse ajal.

Mõisteid “dokument” ja “arhivaal” (dokument, millele on määratud säilitustähtaeg) võib tõlgendada mitmeti. Loodetavasti selguvad uue arhiiviseadusega (kavas vastu võtta aastal 2011, planeeritav jõustumine 2012. aasta alguses) ka valdkonnas kasutatavad mõisted.

Dokumendi tähtsaim eesmärk on midagi tõestada. Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne, terviklik, usaldusväärne, kasutatav (sõltumata dokumendi elukäigu etappidest). Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

Dokumente koostatakse ja vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt. Dokumentide loomisel tuleb järgida dokumendiliigile ettenähtud elemente ja vorminguid. Dokument koostatakse kujunenud heade tavade kohaselt.

Dokumendi loomisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

* dokumendi liigist

* sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast

* nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul

* võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

Dokumendi sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antud

vorm peab olema õigusaktides kehtestatud vorminõuete kohane

struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust.

Dokumentide loomisest pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.

Autor: Tiiu-Reet Kõrven, Janne Kerdo, Rivo Sarapik