Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine
Kuidas luua dokumente?
Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus § 4). Määratlus kehtib nii paber- kui ka digidokumentide kohta.
EVS-ISO 15489-1:2004 kohaselt on dokument: jäädvustatud info või objekt, mida saab käsitleda tervikuna info, mille on loonud, saanud ja tõestuseks ning teadmiseks alal hoidnud organisatsioon või üksikisik seadusest tulenevate ülesannete täitmisel või äritegevuse ajal.
Mõisteid “dokument” ja “arhivaal” (dokument, millele on määratud säilitustähtaeg) võib tõlgendada mitmeti. Loodetavasti selguvad uue arhiiviseadusega (kavas vastu võtta aastal 2011, planeeritav jõustumine 2012. aasta alguses) ka valdkonnas kasutatavad mõisted.
Dokumendi tähtsaim eesmärk on midagi tõestada. Dokumendi tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne, terviklik, usaldusväärne, kasutatav (sõltumata dokumendi elukäigu etappidest). Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
Dokumente koostatakse ja vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt. Dokumentide loomisel tuleb järgida dokumendiliigile ettenähtud elemente ja vorminguid. Dokument koostatakse kujunenud heade tavade kohaselt.
Dokumendi loomisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
* dokumendi liigist
* sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast
* nõudest tagada tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul
* võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.
Dokumendi sisu sõltub juhtimisfunktsioonist, mille kohta dokument on välja antud
vorm peab olema õigusaktides kehtestatud vorminõuete kohane
Hetkel kuum
struktuur sõltub dokumendi liigist ja sisust.
Dokumentide loomisest pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.
Autor: Tiiu-Reet Kõrven, Janne Kerdo, Rivo Sarapik
Enimloetud
4
Tehisaru teeb töö ära, aga raamatupidaja vastutab ikkagi ise
Viimased uudised
Konverentsid ja koolitused
Hetkel kuum
Tehisaru teeb töö ära, aga raamatupidaja vastutab ikkagi ise
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Raamatupidaja esilehele