RP: Hoolsa ettevõtja dokumendid

Äriseadustiku mitmes paragrahvis tehakse juttu sellest, et äriühingu juhatuse liikmed peavad oma kohustusi täitma korraliku ettevõtja hoolsusega. Kui juhatuse liikmed seda teinud ei ole, peavad nad sel või teisel moel hüvitama äriühingule tekitatud kahju. Kui nad aga suudavad tõendada, et olid piisavalt hoolsad, ei pea nad kahju tekkimise eest vastutama. See on tsiviil- ja kriminaalasjade teema.

Hoolsusest räägitakse ka maksuvaidlustes, kuigi sellist sõna ei ole maksukorralduse seaduses ega üheski teises maksuseaduses kasutatud. Eriti tihti kohtab seda väljendit käibemaksuvaidlustes. Äriseadustikule maksuvaidlustes ei viidata ja maksumaksjaks, kelle käitumist hinnatakse, on äriühing, mitte selle juhatus. Samal ajal on äriühingu nimel tegusid teinud ikka juhatus.

Heausksus ja hoolsus

Tsiviilseadustiku üldosa seaduse § 138 järgi peab tegutsema heas usus. See aga ei tähenda, et äriajamisel ei tohi kunagi midagi kahtlustada. Sinisilmsusel on omad piirid, mille on aja jooksul sõnastanud riigikohus ettevõtlusega seotud kohtuasju arutades.Maksumaksja on tegutsenud heas usus, kui on täidetud kaks tingimust:

• ta eeldas, et arvel kauba müüjana märgitud isik on ka tegelik kauba müüja;• kui ta on sealjuures üles näidanud äris nõutavat või tavapärast hoolsust.Esimese tingimusega on loomulikult alati kõik korras. Nimelt sellest eeldusest lähtumist väidetakse ka siis, kui asi lõpuks selgeks maksupettuseks osutub. Väheses hoolsuse ilmutamises süüdistab maksuamet aga kontrollitud maksumaksjaid alatasa.Tavapärast hoolsusnõuet peaks n-ö normaalne inimene järgima igasugusel tegevusalal äri ajades, nõutav hoolsus tähendab aga konkreetsel alal normatiivaktidega ettekirjutatud (nt vedelkütus ja puit) nõuete täitmist.Riigikohus on hoolsuskohustuse ja maksude seost selgitanud kõige paremini kohtuasjas nr 3-3-1-74-09 tehtud otsuses. Maksukohustus kui selline ei sõltu sellest, kuidas maksumaksja täidab hoolsusnõudeid: maks ei ole karistus hooletuse eest. Peab küll märkima, et just seda on maksuametis kogu aeg arvatud ja see mõtteviis pole muutunud.Kui maksuametil tekib põhjendatud kahtlus tehingute toimumise või nende tingimuste suhtes, võib hoolsuskohustuse täitmine või täitmata jätmine maksude määramist lõppkokkuvõttes ikkagi mõjutada. Hoolsusnõuete täitmist on siiski vaja maksumaksjale endale lisatõendite kogumiseks ja nõuete eiramine toob kaasa riski, et ta ei suuda tõendada, et tehingud väidetavatel tingimustel siiski toimusid. Lühidalt: kel janu, sel jalad. Hoolsuskohustuse täitmine on teiste sõnadega mõistlikkuse ilmutamine.

Hoolsa ettevõtja dokumendid

Raamatupidamis- ja maksuarvestust tuleb korraldada nii, et mõistliku aja jooksul on võimalik saada ülevaade tehingute toimumisest ning maksustamise seisukohast tähendust omavatest asjaoludest, sealhulgas tuludest, kuludest, varast ja kohustustest (maksukorralduse seaduse § 57 lg 3). Seega erineb hoolsuskohustus ka arvepidamises väikeste ja ühekordsete ning suurte ja pikaajaliste tehingute puhul.

Tsiviliseeritud maailmas on kombeks kõik mis vähegi võimalik paberile panna. Seepärast on tehingute n-ö paberitega katmine ettevõtjate endi huvides: aega ja energiat läheb vähem tühjalt kaduma. See kehtib ka tsiviilvaidluste kohta, mis pole küll selle artikli teema.Arved, mille alusel müüjale raha maksti, peavad vastama raamatupidamise seaduse ja käibemaksuseaduse nõuetele. Vastavus peab aga olema sisuline, mitte formaalne: ostetud kauba või teenuste kirjeldus peab olema piisavalt põhjalik. Ka ühe kalli seadme ostmine erineb põhimõtteliselt näiteks ehitustööde tellimisest. Ehitus ongi tüüpiline vaidlusi tekitav valdkond. Kui kahekordse maja remondi peatöövõtja maksab alltöövõtjale arvete alusel, kuhu on kirjutatud “siseruumide väljaehitus ja remont, 1 kompl” või “sisetööd, 1 tk” ning ükski dokument tehtud töid lähemalt ei selgita, ei näita need arved, mille eest täpselt maksti.Kui alltöövõtjal maksuametiga vahekord teravaks läheb, sest riiki on üritatud alt tõmmata, on alati põhjust kahtlustada ka peatöövõtjat. Kui viimasel maksuametile peale jutu midagi pakkuda pole, on lugu maksudega sant.Ka selliste suuremate remonditööde puhul, kus piirdekonstruktsioone ei puudutata ja tegemist ei ole ehitamisega ehitusseaduse mõttes, peab kohtute arvates hoolas ettevõtja meie ajal ja kultuuris oma riskide maandamiseks (garantii, võimalikud pretensioonid) sõlmima põhjalikud lepingud koos tellitavate tööde üksikasjaliku kirjeldusega. Mõistlik ettevõtja selgitab seejuures välja teise poole esindajad ja säilitab nende kontaktandmed.Ka kallimate asjade kasutada andmisel sõlmib vähegi hoolas ettevõtja rentijaga kirjaliku lepingu. Sageli on kohtud arvanud, et mõistlik ettevõtja (juhatuse liige) säilitab ka nende tehingupartnerite kontaktandmed, kellega aetakse rohkem kui üks-kaks korda pisikesi asju. Kui aga ehitatakse ehitusseaduse § 2 mõistes, ei ole üldsegi mõistlik olla hooletu ja jätta mõned §-s 31 ettenähtud dokumendid koostamata. Paljudel autoremonditöökodadel on juba aegade algusest olnud komme võtta endale jäävale arve eksemplarile kliendi allkiri. Sellega tõendab klient, et sai kätte nii arvele kirja pandud töötunnid kui ka autoosad.Kütuse edasimüüjaid kontrollides on maksuamet kütuse vastavussertifikaadi ja korraliku ostu-müügilepingu puudumist alati käsitanud kui tõendit selle kohta, et tegelik tarnija pole teada.Regulaarselt tekitavad maksuvaidlusi nõustamisteenused, mille puhul ostja arvab tõsimeeli, et kui ta juba raha maksis, pidi ta ju selle eest midagi saama ja tasutud arve tõendab kõike. Hoolas ettevõtja peaks nõustajal laskma nõuanded kirja panna ja/või suulisi jutuajamisi protokollima. Igasuguste teenuste puhul tuleks (st oleks mõistlik) lõpuks koostada tööde üleandmise-vastuvõtmise akt, kus on mõlema poole allkirjad.Meie kohtud on korduvalt kirjutanud, et kulude näitamine ainult ühel koondkontol ilma neid mingil muul moel lähemalt esitamata on raamatupidamise seaduse rikkumine. Väga mõistlik oleks majandusaasta aruandes näidata need tegevusalad, kus tegelikult tehinguid tehti.

Loe teemast pikemalt ajakirja Raamatupidamise Praktik septembrinumbrist.

 

Autor: Lemmi Kann, Olavi Kärsna