Kuidas tööl ületunde vältida?

Seega kui ajajuhtimise seisukohalt tuleks ületunde vältida, siis kuidas seda korraldada?

Esimene nõuanne on analüüsida oma ajakasutust ja leida põhjus, miks jääb kaheksast tunnist väheks. Ühe nädala jooksul tasub panna kirja kõik igapäevased tööd ja tegemised. Valminud nimekirjast leiad tegevusi, mida saab vähendada, ühtesid saab ümber paigutada ja teistest loobuda.

Kui oma mõistusest ei piisa, tasub kindlasti rääkida murest oma otsese ülemusega. Vastupidiselt levinud arvamusele ei vaata keegi sellisele probleemipüstitusele halvustavalt. Pigem näitab see sinu muret oma töö pärast, sa tahad teha asju paremini ja seepärast peadki ülemusega nõu lahenduste osas. Ja inimestele meeldib nõu anda! Seega püüdke leida koos lahendusi, on nad siis seotud ülesannete delegeerimisega, ümberkorraldamisega või sootuks töö vähendamisega.

Eestis on levinud arvamus, et kui ma küsin küsimusi, siis näitan sellega oma rumalust. Ilmselgelt vale lähenemine, kuid täpselt sel põhjusel me tihti ei räägi oma ületundide probleemist ka töökaaslastele. Pigem üritame iga hinna eest õhtutundidel töö ära teha ja jätta mulje, et meiega on kõik korras. Õigem oleks küsida nõu kolleegidelt. Pikaajaline kogemus ajajuhtimise koolitustelt näitab seda, et alati on ühes tööseltskonnas inimesi, kes tulevad mingite teemadega paremini toime kui teised. Näiteks oskab üks kolleeg kasutada arvutit efektiivsemalt kui teised ja hoiab seetõttu tublisti aega kokku. Teine on jälle parem koosolekute ettevalmistaja.

Räägi kolleegidega oma aja kasutamisest ja uuri, et kuidas nemad toime tulevad. Isegi kui neil on samuti probleeme, on nende probleemid tavaliselt teistsugused kui sinul. Omavahel kogemusi jagades lahendate rohkem kui ühe mure.

Üks ajajuhtimise levinumaid nõuandeid on nimekirjade koostamine– pane kirja tegemata asjad ja siis saavad nad suurema tõenäosusega tehtud. Kõik täiesti õige. Ent kui olulised tegevused ühe päeva jooksul tihti muutuvad, ei ole nimekirja pidev uuendamine realistlik ja sellest on vähe abi. Nimekirjade asemel (või nendele lisaks) pane kirja oma töö juures olulised prioriteedid.

Lihtne reegel – kirjuta üles kolm märksõna, mis iseloomustavad sinu prioriteete terve aasta jooksul. Neid on hea teada ja hiljem vajadusel uuendada. Lisaks sea endale reegliks kirjutada igal esmaspäeval üles kolm prioriteedi märksõna, mis iseloomustavad just seda nädalat! Need märksõnad oleks hea riputada nähtavasse kohta kas töölaual või ekraanil. Prioriteetide teadvustamine aitab fokusseeruda olulisele ja nii hoiad märkamatult kokku aega, mis muidu viiks stressini ja ületundide kujumiseni.

Minu soovitus on võtta üks näpunäide ja üks nädal korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi.