25. mai 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kontoris ei loe mingi vaimne metatasand, vaid ainult üks kriteerium – kas Sa saad asjad minimaalse vaevaga kätte või ei.

Loo endale lihtne kataloogisüsteem

Loo endale lihtne kataloogi- ja failisüsteem, et mitte kaotada aega asjade otsimisele. Nii nagu me kulutame aega sassis laua pealt õige paberi leidmiseks, veedame üha rohkem oma aktiivsest ajast digitaalse info jälitamiseks oma arvutis.

Täna pole enam vahet, kas kadunud on e-kirjad, aruanded või muusikafailid. Nende otsimiseks kulutatud aeg pole efektiivne ja hea kataloogisüsteem aitab probleemi vältida. Ma olen näinud e-kirjakasutajaid, kelle sissetulevate kirjade kataloog on sisuliselt ainuke kataloog, mida nad kasutavad – seal võib olla 4000 kirja, millest 500 on lugemata. Ma ei kujuta ette, mismoodi nende seast on võimalik vajalikul hetkel õige kiri üles leida.Minu soovitus on luua endale sobilik kataloogisüsteem.Läheneda võib mitmeti:

    * kataloogid saatja nime järgi;

    * kataloogid saatja organisatsiooni järgi;    * kataloogid projektide järgi;    * kataloogid teemade järgi;    * kataloogid eraelu, tööelu jms järgi.

Vali välja üks, milline Sinu arvates sulle kõige rohkem sobib, ja kasuta seda stabiilselt. Niipea kui hakkad tegema kataloogi nii saatja kui ka teema järgi, hakkavad asjad ära kaduma. Üks lihtne süsteem on parem kui mitu keerulist. Pealegi on sellisest kataloogist lihtne teha turvakoopiaid (aitab mõnikord kokku hoida väga palju õnnetusega kaduma minevat aega).

Sisesta nimekaardid kohe arvutisse

Minul on oma lühikese, aga kontaktirikka elu jooksul kogunenud sahtlisse umbes paartuhat visiitkaarti. Lisaks on veel hulk visiitkaarte, mille olen enne sahtlisse jõudmist juba ära visanud. Kujuta nüüd ette, et mul oleks vaja ühe inimese kontaktid üles leida. Kuidas seda teha?

Kui visiitkaardid on sorteeritud nimede järgi, siis on vaja “kõigest” inimese nimi meelde tuletada! Aga kui see pole mul meeles – mäletan ainult ettevõtet, mida ta esindas … Või vastupidi …Ma tahan siinkohal öelda, et paberipõhisel infokandjal on üks oluline puudus – tal puudub “otsi” ja “filtreeri” funktsioon.

Kujunda endale harjumuseks ALATI sisestada saadud nimekaart kohe arvutisse. Lubadused, et “teen seda hiljem” või “teen seda korra kuus” ei realiseeru praktikas. Arvutisse sisestamisel on mõistlik täiendada kontakti oma kommentaaridega. Ise üritan alati märkida juurde inimesega kohtumise aja ja põhjuse. Paar aastat hiljem ei suuda keegi kõikide nimekaardiomanike detaile meeles pidada. Ekspluateerigem siis arvutit, mis ongi asjade mäletamises osavam kui meie.

Erand: trüki lugemismaterjal välja ja loe kiiremini

Palun ette vabandust keskkonnaaktivistide ees, aga tõepoolest – minu soovitus on trükkida suuremamahuline lugemismaterjal välja ja alles siis seda lugema asuda. Muidugi saab puid kokku hoida, kui printida paberi mõlemale poolele ja terve silmanägemisega inimesed võiksid suisa 2 lehekülge ühele A4-le mahutada nii, et ka loodusesõber saaks rahulikult magada.

Aga... miks peaks üldse välja printima, kui saaks lugeda ka arvutiekraanilt?

Arvutiekraanilt pikema teksti lugemine on oluliselt aeglasem ja energiat kulutavam kui paberversiooni puhul. Inimene suudab paberil haarata korraga rohkem teksti ja seda kiiremini töödelda kui seda võimaldavad meie tänased arvutiekraanid.

Väljaprintimisel on lisaks veel üks ootamatu boonus - võimalus ootepause mõistlikult ära kasutada. Järgmine kord, kui läbilugemist ootab mõni Sinu valdkonna kohta käiv 50-leheküljeline aruanne, siis trüki see välja ja võta endaga kaasa. Juba nädalaga oledki leidnud ooteruumides või kohvikulaua taga piisavalt palju passiivset aega, et trükitud materjal tervenisti läbi lugeda.Lihtne ja efektiivne, mis?Pealegi saab paberile teha märkmeid, murda kokku, rebida välja jms – kõik efektiivsema info väljapigistamise nimel!

Autor: Lemmi Kann, Ardo Reinsalu