16 juuni 2008
Jaga lugu:

\"Tüüpilised vead avaliku sektori asutuse aastaaruandes\", Krisi Pungas

Kui Krisi Tallinki konverentsikeskuse kõnepulti astub,näeb külaline noort ja sarmikat naisterahvast, kes võiks - välimuse järgihinnates - olla ülikooli vastlõpetanud noor inimene, kel pole veel õrna aimugi,mida ta elult tahab. Üsna pea selgub aga, et tööalaseid kogemusi on tal kaugeltenam, kui pealtnäha paistab - Krisi on juba alates 2004. aastast Kaitsejõudude Peastaabis kaitseväe siseaudiitor ning viimaselpoolaastal ka selle osakonna juhataja. Tööalaseid kogemusi toetab ka haridus:avaliku halduse bakalaureus EBS\'ist ja majandusmagister Tartu ülikoolist.

Krisi räägib oma ettekandes peamiselt kolmel teemal: sisekontrollisüsteem, bilanss ja tulemiaruanne. Esitekssiis sisekontrollisüsteem.

Mis on sisekontrollisüsteem? Sisekontrollisüsteem onasutuses rakendatav seaduslikkusele ja otstarbekusele suunatud terviklikabinõude kompleks, mis võimaldab tagada: 1) õigusaktidest kinnipidamise, 2)vara kaitstuse raiskamisest, ebasihipärasest kasutamisest, ebakompetentsestjuhtimisest ja muust sarnasest tingitud kahju eest, 3) asutuse tegevuseotstarbekuse asutuse ülesannete täitmisel, 4) tegevusest tõese, õigeaegse jausaldusväärse informatsiooni kogumise, säilitamise ja avaldamise.

"On hästi oluline see, et me ise teaksime jateadvustaksime seda, et sissekontrollis osalevad kõik organisatsiooniliikmed," juhib Krisi kuulajate tähelepanu definitsioonist kaugemale.

Sisekontrolli tehnika on näiteks kinnitused jaautoriseerimised, võrdlused (näiteks see, kas kaup vastab mingisuguselekvaliteedinormile), tegevuse ülevaated (kas planeeritud eelarve erinebkassakuludest), varade füüsiline kaitstus (kas laoruumid on lukustatud, kasruumidesse saavad siseneda ainult asjaosalised isikud, aga ka inventuurid) jafunktsioonide lahusus (et üks ja seesama isik ei kiida heaks samu asju, mida taalgatab - et üks kontrolliks teise tööd).

Näiteks on eksimusteks arvete viseerimisele vaatamatatopelt makstud arved, funktsioonide lahususe põhimõtete eiramine (rahalisteülekannete tegemises ei osale kaht isikut), aga ka varade füüsilise kaitseküsimused, kui ladudesse on vaba sissepääs kõigil, kes heaks arvavad, eieksisteeri valvet, võtmed ripuvad uste ees ja inventuure tehaksepealiskaudselt.

Mitte just väga levinud eksimusteks, aga siiskikorduvateks, on kannete tegemine raamatupidamisüksusesse mitte arve kuupäevaga,kulude konteerimine valedele kontodele (kui tehingu sisu ja kulukonto ei oleomavahel kooskõlas, kuigi sealjuures ei pruugi probleem olla mitte selles, etraamatupidaja pole põhjalik, vaid esinevad puudused arvete viseerimises),ettemaksude tasumine (seaduse järgi on ettemaks võimalik, kuid tuleb kaaluda,kas selle tegemine on vajalik - tuleb tagada, et eksisteerib dokument, mistagab kauba kättesaamise) ja nõuete allahindamata jätmine, kui need on kauaüleval olnud.

Mitmel juhul on varad sattunud korraga mitme asutusebilansi hulka, kui üks asutus on andnud teisele asutusele vara tasutakasutusse, aga mõlemad panevad selle oma bilansis kirja, ning inventuure ontehtud kiirustades, varude kasulikku eluiga ja realiseerimiskõlblikkusthindamata - sel juhul ei saa audiitor kindel olla, et varud bilansis ka õigestikajastatud on.

Tihti pole mahakandmisaktidel kogu vajalikkuinformatsiooni ("Tehke ka vajalikke kandeid põhivara kaartidele!"ütleb Krisi) ja inventuuride vorminõuetest ei peeta kinni: lugemislehed onsoditud, pole selgelt läbi kriipsutatud ja pandud märget "õige", onkirjutatud pliiatsiga, mitte pastakaga. Üldkokkuvõttes on need pisikesed asjad,aga tervikuna võivad anda päris suure vea.

Juhtub ka seda, et kõik soetatud varad ei ole riigivararegistrisse kantud, on unustatud kandeid riigivara registrist maha võtta. Krisipaneb kuulajatele südamele: "Kui olete teinud varale allahindlusi,ümberhindlusi, siis tuleks see kindlasti ka riigivara registris kajastada -tihtipeale on need toimingud tegemata olnud."

Kui asutuses tehakse sularahatehinguid, peab olema kasularaha kasutamise eeskiri. "Ma ei tea, kas kellelgi on, mina ei olekohanud sellist dokumenti varem," ütleb Krisi. Selles dokumendis peaks olema kassa limiit, nõudeddokumenteerimisele, nõuded inventuuridele ja ka kassale esitatavad turvanõuded.

Eksimustest võib nimetada näiteks materiaalse vastutuselepingu puudumist kassa juures, tehingute tegemine oluliselt suuremasväärtuses, kui kassalimiit lubab, aga ka allkirja puudumine kassaväljaminekuorderil - ometi on seda vaja, et saaks kindlaks teha, kas inimene onselle raha kätte saanud.

Puhkuste osas jäetakse tegemata puhkusekohustuseinventuure, ettepuhatud puhkuse päevad saldeeritakse kohustuste all ja neid eiole 31.12 seisuga bilansis real "ettemaksed töövõtjatele".Kuna ettepuhatud puhkusepäevi on aga üldjuhul vähe, siis oluliseks veaks sedaei loeta.

Vahel puudub regulatsioon laekunud tulude kasutamisekohta - on olnud juhuseid, kus tulukontolt on müüdud kaupa ja tasutudpuhkusepreemiaid. "Võiks olla kirjas, kuidas te neid laekunud tulusidkasutate," soovitab Krisi.

Kandekuupäevade tegemisel on vahel märgitudkandekuupäevaks teenuse osutamise perioodi viimane kuupäev (kuigi see ei olearve esitamise kuupäev), mõnel juhul ei ole kande kuupäev seotud ei teenuse kuupäevagaega arve kuupäevaga - audiitorile näitab selline lähenemine süsteemitust jategelikult rikutakse ka tekkepõhisuse printsiipi.

Tööjõukulude osas tööb Krisi eksimuste näidetena äraametijuhendite puudumise (kui ametijuhend puudub, on raskendatud töötulemustemõõtmine, lisatasu ja preemia määramine, koolitusvajaduse selgitamine),tööajatabelite puudumise juhtkonnal (seadusega peaks kõigil töötajateltööajatabelid olemas olema) ja taotluste ning sündmust tõendavate dokumentidepuudumine (esineb juhtumeid, kus preemiaid makstakse seoses spordivõistlustelosalemisega, abiellumisega).

Mis puudub erisoodustusse, siis jäetakse tasutamataerisoodustus piirmäära ületavatelt kuludelt (1200 siseriikliku ja 2000 kroonivälislähetuse puhul) ning taseme- ja vabahariduskoolituse kuludelt (ainuskoolitus, mille pealt ei ole vaja erisoodustust maksta, on tööalane koolitus -kui keegi õpib ülikoolis tööandja kulul, tuleb selle pealt tasudaerisoodustust). Suvepäevade puhul ei piisa, kui erisoodustus tasutakse ainult toiduarvetelt- seda tuleb maksta ka bändilt, majutuselt jmt.

Riigihangete puhul jäetakse need vahel sootuks läbiviimata või puudub dokument, kus on kirjas, kuidas riigihanget korraldatakse,kus säilitatakse dokumentatsiooni. "Milleks meile sisemine regulatsioon,meil ju seadus olemas!" on Krisile mitmel korral öeldud, kuid sel juhulvõib tekkida olukord, kus osa hankeid on tehtud, osa tegemata, osadokumentatsioon esitatud, osa esitamata...

Pikemaajalises lähetuses töötajatele tehakse vahelettemakseid kvartalite kaupa, kuigi tuleks teha hoopis kuude kaupa (kuivälislähetus on pikem kui 1 kuu), töötajate motivatsiooni tekitamisse puutuv -näiteks õppereiside korraldamine - mis erasektoris võib tunduda loomulik, võibtunduda raha raiskamisena. Sellistel puhkudel tulebki enda sees kaaluda, kaskulu on põhjendatud või mitte.

Autor: Maria Kupinskaja

Jaga lugu:
RAAMATUPIDAJA UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad raamatupidaja uudised igal nädalal enda postkasti.

Raamatupidaja.ee toetajad:

Marianne Lõhmus
Marianne Lõhmusraamatupidaja.ee ärijuhtTel: 6670405Marianne@raamatupidaja.ee
Cätlin Puhkan
Cätlin Puhkanraamatupidaja.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700catlin.puhkan@aripaev.ee