Aktiivne kuulamine tööl

Aktiivne kuulamine on eduka suhtlemise osa, mis toetab kuuldut nii kehakeelega (mittesõnaline) kui ka sõnaliselt, andes tagasisidet, et saame aru kuuldud teatest või infost, korralduse sisust ja töö ulatusest, töö tähtajast, töö edastamise kohustusest (millal ja kellele), erinevates osakondades tehtud tööde kokkukogumise kohustusest, arhiveerimise vajadusest ning mahust, väljasaadetud ja sissetulnud posti registreerimisest just selles asutuses kehtestatud reeglite järgi ja muudest kohustustest igapäevases kontoritöös.

Kehakeelega saame rääkijale edasi anda, et kuulame teda huviga (aktiivselt) ja saame temast aru. Asjaliku vestluse juures tuleks olla kõigi oma meeltega. Verbaalset tagasisidet kas küsimuste või nõustumise kujul saame toetada ka kehakeelega, olles vestluspartnerile nähtav ja vaadates talle otsa, soovitatav, et käelabad oleksid nähtaval, mitte sõrmed rusikas.

Sõnalisel suhtlemisel on oluline ka hääletooni valik ja alustuseks naeratus loob kindlasti positiivse meeleolu. Igapäevatöös tuleks hoiduda väga emotsionaalsetest ütlustest ja väljaelamistest – oluline on jälgida vestluspartneri emotsionaalset seisundit, ülemäärase emotsionaalsuse puhul ei oleks aktiivne kuulamine enam võimalik.

Kuuldu ümbersõnastamine näitab vestluspartnerile, et olete teda tõepoolest tähelepanelikult kuulanud ja mõtlete temaga kaasa. Hea, kui tagasipeegeldamisel saate kasutada osaliselt vestluspartneri kasutatud sõnu, kuna siis tekib mõlemal osapoolel tunne, et olete ühel lainel. Tasub ka jälgida hääletooni, kõne tempot ja hääle tugevust, et oleks kergem kuulata ja aru saada, kuna liiga tugev hääl väsitab, liiga vaikset häält on raske tähele panna, kaasvestlejaga samas tempos püsimine aga jätab endast parema mulje. Ametlikul vestlusel ei tohiks rääkijat küsimustega katkestada enne, kui ta on oma mõtte lõpetanud. Sõnastage kuuldu oma sõnadega lühidalt ümber, siis alles lisage sellele oma arvamus või küsimus.

Loomulikult on osa inimesi jutukamad, suurema silmaringiga, aga sellegipoolest kulgeb vestlus ladusalt, kui kumbki ei proovi domineerida. Igalt inimeselt on võimalik midagi õppida ja aktiivne kuulamine annabki mõlemale poolele enesearendamise võimaluse meeldiva suhtlemise kaudu. Ärge kartke teha märkmeid, ei maksa loota absoluutsele mälule, pealegi unustab inimene ühe korra kuuldu üsna ruttu. Vajalike märkmete tegemine näitab asjalikkust, mitte kehva mälu. Passiivne kuulamine on nagu kõrvalseismine, kus mõne aja pärast on kogu kuuldu unustatud, mis aga töösuhetesse ei sobi. Unustamise vastu aitab aktiivne, osavõtlik kuulamine, kordamine, kohene rakendamine, õpitu praktiline läbitegemine ja näitlikustatud loengud, mis visualiseerivad räägitu.

Autor: Tiina Kilkson