Kohustuslikud dokumendid personalitöös

Tööleping

Töölepingu tingimused jagunevad kohustuslikeks ja fakultatiivseteks ehk valikuvabadeks. Kohustuslike tingimuste näol on tegemist töölepingu sisu kohta esitatavate miinimumnõuetega, mida tuleb täita ja mis määravad töölepingu olemuse. Töölepingus peavad olema järgmised tingimused ja andmed:

1) poolte andmed (nimi, isikukood või registreerimisnumber, elu- või asukoht);

Tööraamatu pidamise kord on sätestatud sotsiaalministri 07.10.2004.a määrusega “Tööraamatu vorm, tööraamatu täitmise ja dublikaadi andmise kord ning tööraamatu hind” (RTL 2004, 134, 2082).

Määruse kohaselt täidab tööandja esmase tööraamatu hiljemalt ühe nädala jooksul pärast töötaja tööle asumist. Töötaja töölevõtmisel peab tööandja avama talle tööraamatu ka juhul, kui tööandja võib eeldada, et töötajal on juba eelmisest töökohast saadud tööraamat olemas, kuid ta ei ole seda tööandjale esitanud. Töötajal võib olla mitu tööraamatut.

Töölepingu sõlmimisel märgitakse tööraamatusse kande number, tööle asumise aasta, kuu ja päev, tööandja täielik nimetus ning kanne «Tööle asunud». Kui töötaja töötamise ajal tööandja muutub, tehakse selle kohta tööraamatusse uus kanne. Töölepingu lõpetamisel kannab tööandja tööraamatusse töölepingu lõppemise päeva.

Kui tööandja on teinud tööraamatusse kande, mida võib teha üksnes töötaja nõudel (nt märgib omaalgatuslikult töölepingu lõpetamise aluse formuleeringu viitega seaduse paragrahvile, lõikele ja punktile), on tööraamat kasutamiskõlbmatu ning tööandja peab väljastama tööraamatu dublikaadi. Sellisel juhul taastab tööandja töötaja nõudmisel ja tõendite alusel kõik eelmiste tööandjate juures tööraamatusse tehtud kanded.

Tööandja on kohustatud andma töötajale tööraamatu töölepingu lõpetamise päeval. Kui töötaja tööraamatut vastu ei võta, on tööandja kohustatud andma töötajale tööraamatu nõude esitamise päeval. Kui aga tööandja tööraamatut kinni peab, on ta kohustatud maksma töötajale keskmist palka iga tööraamatu kätteandmisega viivitatud päeva eest kuni tööraamatu kätteandmiseni. Hüvitise nõude esitamiseks on töötajal aega neli kuud.

Isikukaart

Tööandja on kohustatud pidama kõigi töötajate kohta arvestust isikukaartidel ja määrama selleks vastutava isiku. Andmed tuleb kanda isikukaardile hiljemalt töötaja tööle asumise päeval. Andmete muutumisel või lisandumisel tuleb neid koheselt korrigeerida. Arvestamise kord ja isikukaardile kantavate andmete loetelu on kehtestatud sotsiaalministri 07.02.2001.a määrusega (RTL 2001, 22, 313), mille kohaselt kantakse isikukaardile järgmised isikuandmed ja andmed töö kohta:

1) töötaja ees- ja perekonnanimi;

2) isikut tõendav dokument (nimetus, nr, väljaandja, väljaandmise ja kehtivuse aeg);3) isikukood;4) kontaktaadress, sihtnumber, telefoninumber, e-posti aadress;5) ülalpeetavad ja nende isikukoodid;6) haridustase (vastavalt haridusseadusele), eriala nimetus, lõpetatud haridusasutused ja nende lõpetamise aastad;7) elamisloa kehtivusaeg (isikul, kes ei ole Eesti Vabariigi kodanik);8) tööloa kehtivusaeg (isikul, kellel Eestis töötamiseks peab olema tööluba);9) ametinimetus(ed) ja kood(id) ametite klassifikaatori alusel;10) tööle asumise aeg;11) töösuhte lõpetamise aeg ja alus.

Tööandjal ei ole õigust nõuda töötajalt täiendavaid isikuandmeid, v.a juhul, kui nende nõudmise õigus tuleneb mõnest muust seadusest või kui töötaja on andnud selleks nõusoleku.

Isikukaarti peetakse kas paberkandjal või digitaalselt. Töölepingu lõpetamisel vormistatakse digitaalselt peetav isikukaart paberkandjale. Kolmandatele isikutele tohib tööandja isikukaardi andmeid avaldada üksnes töötaja nõusolekul või juhul, kui nende avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

Töösisekorraeeskirjad

Erasektoris tegutsev ja vähemalt viiele töötajale tööd andev tööandja kinnitab töösisekorraeeskirjad kooskõlastatult oma asukoha (elukoha) tööinspektoriga. Kui töösisekorraeeskirjade projekt sisaldab õigusevastaseid sätteid, ei tohi tööinspektor sellele kooskõlastust anda.

Töösisekorraeeskirjadega tuleb kindlaks määrata vähemalt alljärgnev:

1) tööaja alguse ja lõpu eraldi täisealistele ja alaealistele, samuti tööaja lõpu puhkepäevade ja riiklike pühade eelsetel päevadel;

2) puhkamiseks ja einetamiseks antavad ajad;3) palga maksmise aja ja koha;4) tööalaste korralduste andmise korra;5) töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised.

Vahetustega töö korral võib tööaja alguse ja lõpu, puhkamiseks ja einetamiseks antavad ajad ning ühest vahetusest teise ülemineku aja ja korra määrata vahetusgraafikutega. Vahetusgraafikud kinnitab tööandja. Vajaduse korral peaks töösisekorraeeskirjas kajastuma ka nende tööaeg, kellele öötöö on keelatud või võib toimuda vaid töötaja nõusolekul.

Tööalaste korralduste andmise osas tuleb töösisekorraeeskirjas täpselt näidata, kes kellele on õigustatud korraldusi andma, kuidas ja millal võib korraldust vaidlustada, kes ja kuidas võib korraldust muuta.

Töösisekorraeeskirjas peaks olema märgitud, kes, kus, kuidas ja millal neid eeskirju peab töötajatele tutvustama ning kus ja kuidas saab töötaja nendega ise tutvuda või saada konsultatsiooni.

Tööandja on kohustatud andma töösisekorraeeskirjade projekti tutvumiseks töötajatele ja neid esindavale organisatsioonile. Märkuste ja ettepanekute tegemiseks peab jääma vähemalt üks nädal enne projekti tööinspektorile esitamist. Tööinspektorile esitatakse eeskirjade projekt kahes eksemplaris, mille kohta langetab viimane otsuse hiljemalt kahe nädala jooksul.

Töösisekorraeeskirjad jõustuvad nädala möödumisel, arvates eeskirjade tööinspektoriga kooskõlastamise päevale järgnevast kalendripäevast, kui töösisekorraeeskirjades ei ole ette nähtud hilisemat jõustumisaega. Töösisekorraeeskirja sätted, mis on vastuolus seaduse, haldusakti või kollektiivlepinguga, on kehtetud. Nende sätete asemel tuleb kohaldada seaduse, haldusakti või kollektiivlepingu vastavat sätet.

Vastutus

Töölepingute, tööraamatute ja isikukaartide vormistamise ning töösisekorraeeskirjade olemasolu ja sisu üle teostab riiklikku järelevalvet Tööinspektsioon. Rikkumise korral on Tööinspektsioonil õigus teha tööandjale ettekirjutus. Ettekirjutuse mittetäitmine võib tööandjale kaasa tuua kuni 10 000 kroonise sunniraha maksmise kohustuse.

Autor: Tiia E. Tammeleht