20. aprill 2003

Koosolek tuleks ette valmistada

Et pääseda aega ja närve raiskavatest koosolekutest, oleks mõistlik nõupidamine korralikult ette valmistada ning pöörata tähelepanu kriitilistele teguritele, mis võivad koosoleku ära rikkuda."Ükski organisatsioon ei funktsioneeri koosolekuta," algab juhtimise arendamise konsultandi David Sharmani raamat "Täiuslik koosolek".Koosolekuid kohtame tõesti igal sammul. Vaatamata asjaolule, et seesugune sõna paljude inimeste kõnepruugis sama tihti esineb kui söök või jook, ei assotseeru enamusel sellega midagi eriliselt meeldejäävat. Kas oleme seda endalt kunagi küsinud ja mõelnud selle peale, miks on suurem osa korraldatavatest koosolekutest ebaproduktiivsed ning kuidas olukorda parandada?Koosolekute õnnestumiseks tuleb korralikult valmistuda - seda igas mõttes. Vain SMD konsultant Urmas Purde sõnul on peavad juhid suurimaks möödalaskmiseks koosolekute puhul nii enda ja teiste vähest ettevalmistust.

Korralik päevakord on abiks

Sisulist poolt peab toetama korralik struktuur (päevakord), mille sisu algab korraldatud koosoleku eesmärgist. Kui eeskõneleja koosoleku eesmärki välja ei ütle, võib osalejate tähelepanu kanduda sootuks vähemtähtsamatele nüanssidele ja tagajärjeks on olukord, kus ruumist väljudes omavahel sosistatakse: "Milleks seda veel vaja oli?"

Samatähtis kui korraldatu eesmärkidest rääkimine on ka kokkuvõtete ja otsuste tegemine, mida kindlasti mõttekas protokollida. Protokolle ei maksa karta, vaid kasutada abivahendina edaspidise tegevuskava koostamisel.

Osalejaid tuleks hoolikalt valida

Oluline on koosoleku sihtgrupi hoolikas valik. Kutsutute nimekirja tuleks üldjuhul lülitada infojagajad, need, kellele päevakorrapunktid huvi pakuvad, eksperdid ja loomulikult inimesed, kelle kohustuseks on vastuvõetavate otsuste elluviimine. (Vaevalt laotööline finantsdirektori aruannetest huvitub.)

Eelinfo ärgitab osalejaid kaasa rääkima

Selleks, et kogunemine ei kujuneks pelgalt monoloogiks, oleks hea, kui korraldatava koosoleku päevakord on enne toimumist piisavalt pikka aega osalejatele kättesaadav.

Teemadega pikemaajaline kursisolek soodustab töötajate omapoolset ettevalmistuse taset ning ärgitab küsimustes kaasa rääkima.

Pisiasjad võivad olla määrava tähtsusega

Näilised pisiasjad nagu ruumi suurus, temperatuur, istekohtade arv, ülerahvastatus võivad määravaks osutuda ükskõik kui ülla eesmärgi suhtes, seega saab koosoleku tegelik ettevalmistus alguse juba eespoolmainitud teguritele tähelepanu pööramisega.

Pidevat mobiilihelinat, puurimist kõrvalkontoris või osalejate häirimist kolmandate isikute poolt ei maksaks alahinnata. Lahendus - ennetada häirivad võimalusi. Segavate teguritena võib käsitleda ka eeskõneleja liiga vaikset kõnet või sõnade pudistamist.

Koosolekule leidub ka alternatiive

Võib ette tulla, et koosolekule leidub ka vähemaeganõudvamaid alternatiive.

Tänapäeval ei ole keeruline suurele hulgale inimestele elektronposti sõnumite (interneti infolistide) saatmine, kasutada saab vajadusel ka faksi või telefoni abi.

Noortes organisatsioonides esineb sageli olukordi, kus esimesel võimalusel võtmeisikud kogunema kutsutakse, kokkutulnuna aga tõdetakse, et oleks saanud ka lihtsamalt ehk siis e-maili või telefoni teel.

Osalejatepoolne ettevalmistus on samuti oluline

Kuna koosolek ei sõltu ainult hea ettevalmistusega kõnemehest, osutub oluliseks ka iga osavõtja ettevalmistus.

Iga üksik osavõtja peab endale võtma vastutuse koosoleku õnnestumise eest. Selleks, et olla efektiivne osavõtja, tuleb jälgida, et koosoleku aeg ja koht oleks täpselt teada. Hilineja paneb end otsekohe ebasoodsasse olukorda.

Tuleks tähelepanu suunata korrektsele ruumisviibimisele: mitte vahtida tühjusse, istuda korralikult, mitte niheleda.

Oma käitumisega on hea teistele osalejatele märku anda, et kuulad kontsentreeritult ning ootad seda ka teistelt, kui kõnelemiskord kätte jõuab.

Selleks, et koosolek õnnestuks:

Autor: Kerli Nõu

Jaga lugu
Raamatupidaja.ee toetajad:
Marianne LõhmusRaamatupidaja.ee ärijuhtTel: 6670405
Külli ReinoRaamatupidaja.ee toimetajaTel: 6670405
Cätlin PuhkanRaamatupidaja.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700