Kaasaegne raamatupidaja andmesisestusele aega ei raiska

Mis on digiteerimine?

Digiteerimine on kuludokumendilt andmete tuvastamine ja masinloetavale kujule viimine raamatupidamistarkvarasse edastamiseks. See on võimalik kolmel eri viisil: täisautomaatselt tarkvara abiga, poolautomaatselt teenusepakkuja poolt inimsilmaga andmeid kontrollides või ilma tarkvara toeta käsitsi andmeid sisestades. Viimasena mainitud teenus sarnaneb enim raamatupidaja tööga e-kirjaga PDF-vormingus saabunud ostuarve andmete sisestamisel majandustarkvarasse. Poolautomaatne digiteerimisteenus sobib neile, kes ei soovi ise kontrollida digiteerimistarkvara tööd ja vajavad veatuid algandmeid raamatupidamiseks. Täisautomaatset ja poolautomaatset digiteerimist pakub Eestis tarkvaraettevõte Envoice. Täisautomaatse digiteerimistarkvara puhul leiab Envoice’i tarkvara üles üle 70% ostuarve andmetest ja kasutaja peab lihtsalt tehisintellekti tööd kontrollima andmete veatuse tagamiseks.

Milliseid dokumente saab digiteerida?

Digiteeritav kuludokument on reeglina PDF või JPG vormingus ostuarve või kviitung. Nendes vormingutes ostuarvet või kviitungit ei suuda majandustarkvara erinevalt e-arvest lugeda ja raamatupidaja peab digiteerimisteenuse või- tarkvara puudumisel kuludokumendil olevad andmed käsitsi sisestama. Kõik paberdokumendid on võimalik skaneerida või pildistada vastavatesse vormingutesse, et neid saaks digiteerida. Paberkviitungite digiteerimiseks on ideaalne digiteerimistarkvara mobiilirakenduse olemasolu, mis aitab töötajatel oma kulu- ja lähetusaruannete kviitungid ise pildistada ning andmed automaatselt raamatupidajale edastada.

Millele tähelepanu pöörata digiteerimisele üleminekul?

Sobiva digiteerimisteenuse leidmiseks soovitab Envoice kontrollida teenusepakkuja võimekust arveridu digiteerida, dokumentide töötlemiskiirust ja lubatud veaprotsenti. Tavapäraselt digiteeritakse ostuarvelt ainult esimene arverida koos hankija andmete, arve numbri, kuupäeva, maksetähtaja, viitenumbri ja summadega käibemaksumäärade kaupa. Kui ostuarvetel on read toodete ja teenustega, mida peaks raamatupidamises eraldi kontodel kajastama, on vajalik reapõhine digiteerimisteenus. Ridade tuvastamine nõuab reeglina inimsilma tähelepanu ja hinnastatakse seetõttu ka reapõhiselt. Teised näitajad, mida digiteerimisteenuse või -tarkvara puhul tasub kontrollida, on võimekus digiteerida just sinu ettevõttele lisaväärtusi andvaid ostudokumentide andmeid, koos võimalusega lisada konteeringuid, dimensioone, projekti numbreid ja allasutusi.

Kuidas jõuavad digiteeritud andmed raamatupidamistarkvarasse?

Moodsatel majandustarkvaradel on reeglina avatud programmiliides (application program interface ehk API), mille kaudu saab digiteeritud ostuarvete ja kviitungite andmed automaatselt majandustarkvarasse saata. Kui majandustarkvaral ei ole liidest digiteerimistarkvaraga, siis ei suuda sinu majandustarkvara digiteeritud andmeid ja tõenäoliselt ka e-arveid vastu võtta. Digiteeritud andmed edastatakse nimelt e-arvega sarnaselt XML-vormingus. Keskpäraseks tuleb lugeda lahendust, milles majandustarkvara tuvastab digiteeritud kuludokumentide andmed käsitsi üles laetud importfailist.

Mis saab digiteeritud dokumentidest?

Digitaalne dokumendiarhiiv on tavapärane digiteerimise osa ja vältimatu paberivabale asjaajamisele üleminekuks. Kõik digiteeritud dokumendid on vaja originaalkujul salvestada hilisemaks kontrolliks ja raamatupidamise seadusest tulenevate nõuete täitmiseks.

Kui palju maksab digiteerimine?

Eestis on digiteerimisturul konkurents tekkinud alles viimase aasta jooksul. Seetõttu on digiteerimisteenuse kasutajatel mõistlik oma vanad lepingud üle vaadata või võtta kasutusele hoopis täisautomaatne digiteerimistarkvara. Näiteks on tavapärane, et riigiasutus maksab vanast harjumusest mitteautomaatse digiteerimisteenuse eest 70 või enam senti dokumendi kohta, samal ajal kui turuhind on tänaseks jõudnud Envoice’i näitel 15 sendini dokumendi kohta automaatsel digiteerimisel.

Parima digiteerimislahenduse leidmiseks soovitame tutvuda digiteerimistarkvara või -teenuse pakkuja kodulehel olevate kirjelduste ja hinnakirjaga. Poolautomaatse ja mitteautomaatse digiteerimisteenuse puhul tuleb selgeks teha digiteerijate töökiirus ja kvaliteet. Parimatel on dokumendid digiteeritud vaid mõne tunni jooksul ja seda täpsusega 99,5 protsenti. Paindlikel teenusepakkujatel nagu Envoice on mahupõhine tasu, mis ei sõltu kasutajate arvust.

Kust leida rohkem infot?

Täpsemalt saab lugeda digiteerimise kohta artiklist „Digiteerimine ettevõtte kuludokumentidele“. Raamatupidamisbüroodele on Envoice välja töötanud Partnerprogrammi raamatupidajatele.

Neile, kes ei ole veel kindlad digiteerimisest saadavas ajavõidus, soovitame läbi viia testi, mille käigus saab mõõta ajakulu käsitsi 100 kuludokumendi raamatupidamistarkvarasse sisestamisel ja tehes sama asja automaatse digiteerimistarkvaraga Envoice.