E-arvete saatmine avalikule sektorile

Margus Tammeraja, e-arved, Rahandusministeerium
Margus Tammeraja, Rahandusministeeriumi e-arvete töörühma liige

Eesti läheb 2016. aastal era- ja avaliku sektori vahelistes tehingutes üle e-arvetele. Millised on aga pakutavad tehnilised alternatiivid masinloetava e-arve koostamiseks ja avaliku sektori asutustele edastamiseks?

Raamatupidaja.ee varasemates artiklites on käsitletud e-arvetele ülemineku temaatikat üldisemast vaatenurgast (http://www.raamatupidaja.ee/uudised/2015/04/24/mida-rohkem-e-arveid-seda-suurem-kasu). Ametlik informatsioon on üleval ka Rahandusministeeriumi veebilehel (http://www.fin.ee/e-arved). Võib jääda mulje, et e-arvete kasutusele võtmine eeldab erilisi meetmeid ja pingutusi kõigilt osapooltelt.
Praktikas on olukord palju lihtsam ja tehniline valmidus e-arvete laiemaks kasutuselevõtuks on suhteliselt hea.

Alternatiivid e-arve koostamiseks ja väljastamiseks

Vaatleme lühidalt täna Eesti pakutavaid tehnilisi alternatiive masinloetava e-arve koostamiseks ja avaliku sektori asutusele edastamiseks. Laias laastus võib arve väljastaja seisukohalt jagada e-arvete saatmise kaheks:

1. Majandustarkvara või muud arvete koostamiseks mõeldud tarkvara kasutavad ettevõtted koostavad oma müügiarve nimetatud tarkvaras ning tarkvara edastab e-arve adressaadile (joonis 1. A);

2. Arvet on seni koostatud käsitsi paberikujul või kontoritarkvaraga (nt Word ja Excel) ja ettevõtja ise raamatupidamisprogrammi ei oma ega kasuta. Sel juhul saab e-arve koostada ja edastada mõnes internetipõhises arvehalduslahenduses (joonis 1. B).

Joonis 1. Kaks põhimõttelist kasutuslugude alterna
Joonis 1. Kaks põhimõttelist kasutuslugude alternatiivi.

Joonis 1. Kaks põhimõttelist kasutuslugude alternatiivi.

Esimene alternatiiv eeldab, et kasutusel oleva majandustarkvara arendaja on oma tarkvarale lisanud e-arve koostamise funktsionaalsuse (arve andmed salvestatakse e-arve standardile vastavasse XML-faili) ja liidese mõne andmevahetusoperaatoriga (Eestis OpusCapita, Omniva, Telema, Edisoft). Liidese puudumisel, kuid XML-faili salvestamise olemasolul, on e-arve väljastamiseks võimalik antud fail üles laadida mõne nimetatud operaatori internetipõhises arvehalduslahenduses.

Teise alternatiivi puhul on ettevõtjal võimalik e-arve koostada otse mõnes internetipõhises arvehalduslahenduses, kus on eeldatavasti olemas ka võimalus seal koostatud arve edastada ühel või teisel viisil ettevõtte raamatupidamisteenuse pakkujale.

Arvestades tänapäeval juba pea kõikjale levinud internetti ja ettevõtjate arvutikasutamise oskust, on üsna tõenäoline, et seni paberil või Wordis arve koostanud äriomanik saab hõlpsalt hakkama arve koostamisega ka lihtsas veebirakenduses.

Roaming ehk rändlus

E-arvete kindla jõudmise saatjalt saajale tagavad e-arvete operaatorteenuse pakkujad (Eestis OpusCapita, Omniva, Telema, Edisoft). Suurematel operaatoritel on korraldatud omavaheline andmevahetus ehk roaming ehk rändlus, mis tagab selle, et erinevate tarkvaralahenduste kasutajad ei pea vaevama ennast e-arve liikumise tehnilise poolega. Omniva eArvekeskust kasutav vallavalitsus saab kindlasti kätte arved.ee portaalist, eÄriregistri e-arveldajast või liidestunud majandustarkvarast lähetatud e-arve.

Samas sõltub rändlus operaatorite vahel sõlmitud kokkulepetest, mille osas puudub ühtne regulatsioon, mistõttu tasub suuremal arvete väljastajal oma operaatorilt või majandustarkvarafirmalt üle küsida, kas ja kuidas rändlus on korraldatud ja mis vastutuse võtab teid otseselt teenindav teenusepakkuja. Sellega ennetate vaidlusi, kus mõne e-arve harukordsel takerdumisel oma liikumisteel ükski osaline vastutust võtta ei taha.

Tehniline ülevaateskeem

Täpsema pildi e-arve koostamise ja väljastamise osas annab joonisel 2 toodud skeem, kus on esitatud nö kasutuslood. Eelkirjeldatud esimest alternatiivi kirjeldavad kasutuslood 1...4 ning teist alternatiivi kasutuslood 5...7.

Skeemis kasutatud mõisted

Saatja - organisatsioon, mis väljastab müügiarve. Kasutab majandustarkvara ja/või operaatori teenuseid.
Operaator - e-arvete operaatorteenuse (vahenduse) pakkuja. Operaatoritena on käsitletavad Omniva (avaliku sektori ostuarvete menetluse pakkuja, OPER1), OpusCapita, Telema, Edisoft (antud kontekstis on kõik OPER2), Dokumendi-vahetuskeskus (DVK).
ERP - majandustarkvara, raamatupidamisprogramm
XML - Eesti standardile vastav masinloetav e-arve XML-formaadis
Liides - tehniline lahendus, millega ERP-st edastatakse digiarve operaatorile
AH - Arvehaldus (avalikus sektoris kasutatav ostuarvete menetluse lahendus)
DHS - dokumendihaldussüsteem

Joonis 2. Kasutuslugude skeemid
Joonis 2. Kasutuslugude skeemid

Joonis 2. Kasutuslugude skeemid

Sellest, kuidas e-arveks valmistuda, mida oma tarkvarapakkujalt nõuda ja mida tähele panna, kuulete 3. juunil toimuval praktilisel hommikuseminaril Kuidas valmistuda e-arveteks, kus on kohal nii Rahandusministeeriumi e-arve töörühma juhid kui ka suuremad tarkvarapakkujad. Lisainfo ja registreerimine SIIN.

Osale arutelus

  • Margus Tammeraja, Eesti Raamatupidajate Kogu juhatuse esimees, Rahandusministeeriumi
    e-arvete töörühma liige

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

TAAVI PALK – parim valik kõigile palgaarvestajaile

Töötasude arvutamist ja maksustamist puudutava seadusandluse igaaastane muutumine ja uute peensuste jätkuv lisandumine on palgaarvestusest teinud ühe komplitseerituma valdkonna finantsarvestuses.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad