Miks on vaja juhtimisaruandeid?

Tuleb registreerida algdokumendid ja pangaliikumised, arvestada palgad ja maksud vastavalt kehtivatele reeglitele, esitada nõutud maksudeklaratsioonid Maksuametile, statistikaaruanded Statistikaametile, aastaaruanne Äriregistrile. See töö tuleb teha iga ettevõtte jaoks, sõltumata selle suurusest. Kohustuslik osa on mõistlik teha nii lihtsalt, kiirelt ja automatiseeritult kui võimalik.   

- Täiendav, vabatahtlik osa – juhtimisarvestus.

Siia alla liigitub tegelikku reaalset lisaväärtust andev osa raamatupidajate tööst – kuidas raamatupidamisandmetest saada adekvaatset infot juhtimisotsuste jaoks.Kuluarvestuse abil saab andmeid jaotada detailsemalt, nii kululiikide kui kulukohtade lõikes, et saada paremini aru, mis ettevõttes toimub.Eelarvete ja prognooside abil saab ettevõtte tegevusi ja kulusid paremini kontrolli all hoida, vältida, et vanker kraavi ei kalduks.Korralike juhtimisaruannete abil saab operatiivset infot, kuidas on läinud võrreldes eelarve/prognoosiga, mis ja miks juhtus ja mida saaks ette võtta.Finantsarvestuse vajadusest saavad enamus ettevõtjaid juba kenasti aru. Samuti oskavad nad hinnata oma tubli raamatupidaja tööd, kes tagab, et paberimajandus on korras, reeglitele vastav ja ettevõtja saab rahulikult öösel magada (ilma õudusunenägudeta maksuametnikest).Juhtimisarvestusest teatakse aga väga vähe. Juhtimisarvestust raamatupidajatele koolis veidi õpetatakse, aga teistele mitte eriti – seega ettevõtjad selliseid aruandeid küsida eriti ei oska.Hästi laias laastus võiks juhtimisaruandluse jagada kaheks:

- Klassikaline finantsnumbritega aruandlus.

Võtame kasumiaruande, vormistame ehk natuke erinevalt ja võrdleme neid numbreid eelmise aasta sama kuuga ja eelarvega. Teeme sama ka kumuleeruva tulemusega (nt august ja lisaks jaanuar-august tulemus).  Paneme graafikule ka, viimase 18 kuu käive vs eelarve. Teeme sama EBITDA või EBIT numbritega (ärikasum enne või peale amortisatsiooni)Kõige klassikalisem lähenemine, mis sobib hästi, kui ettevõte toimib kenasti, müük kasvab rahulikult 5-10% aastas ja peamiseks teemaks on eelarve kaudu kulude kontrolli all hoidmine.Kui eesmärgiks on aga kiire kasv või ettevõtte tegevuse  arendamine/muutmine, siis jääb sellest infost väheks.

- Mõõdikud ehk KPI-d.

Mõõdikute teema on väga populaarne (suuremate) startup-ettevõtete seas, kuna mõõdikute kasutamine võimaldab ettevõtet tegevust suunata ning töötajaid tõhusamalt kaasata.Eesmärkide saavutamiseks on vaja ettevõtte tegevust juhtida, selleks on vaja eesmärgi poole liikumist võimalikult objektiivselt mõõta ja tagasisidet anda, et töötajad ikka õiges suunas tegutseksid. Ja neid tunnustada ja premeerida, kui soovitud tulemused saavutati. Mõõdikuid kasutamegi tagasiside saamiseks, et võrrelda saadud tulemust eesmärgiga.Õigete mõõdikute valimiseks tuleks mõelda:- millised on suurimad eesmärgid (valupunktid-vajadused-probleemid)?- millest võiksid need sõltuda?- mis võiks olla sellega sobiv mõõdik?Näide

Majutusettevõte soovis rohkem kasumit teenida. Peale uurimist ja arutelu leiti, et kaks kõige olulisemat tegevussuunda oleks vähendada väljamüümata tubade arvu (kuna püsikulud olid kõrged, siis ka madala hinnaga väljamüüdud tuba oli tulusam kui tühjana seisnud tuba) ja suurendada korduvkülastajate arvu (kuna korduvkülastajad olid nõus kõrgemat hinda maksma). Otsustati rakendada kahte mõõdikut ja hakata neid igakuiselt jälgima.