Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine
3 aegasäästvat Outlooki nippi
Ajajuhtimise ekspert Kristjan Otsmann tutvustab kolme tõhusat töövõtet Outlookis, mille kasutamine võimaldab säästa iga päev kümmekond minutit.
Kõik juhised käivad ingliskeelse Outlook 2010 ja 2013 kohta. )., tee sellel hiirega paremklõps ning vali, millist otsingukausta soovid luua.
CC reegel
Kui tahad hoida ennast kursis sellega, millise töö oled kellelegi edasi andnud, siis loo lihtne reegel, mis tõstab kõik sellised kirjad eraldi kausta.Reegli loomiseks vali Home -> Rules -> Create Rule… -> Advanced Options… -> tee linnuke from nimi ette ja klõpsa allosas nimele, leia oma nimi, vali see; lisaks vali where my name is in the Cc box ja OK -> Next -> tee linnuke move it to the nimi folder ette ja klõpsa allosas kaustalingile ja vali delegeeritud kirjade kaust (kui sul puudub see, siis loo see) ja klõpsa OK -> Next -> Next -> anna reeglile nimi -> Finish.Delegeeritud kirjade kaust sorteeri mitte kuupäeva, vaid adressaadi järgi ning märgi ära ka see, et Outlook rühmitaks kirju ( Show in Groups
Kui soovid nüüd mõnes kirjas olevaid tegevusi mõne aja pärast üle kontrollida, et kas oled saanud nende kohta tagasisidet või adressaadile lihtsalt meeldetuletuse saata, siis lisa oma nimi saadetava kirja koopiaväljale. Pärast kirja saatmist saabub selle kirja koopia automaatselt delegeeritud kirjade kausta.Kui adressaat on järge ootava tegevuse ära teinud, võid talle saadetud kirja koopia delegeeritud kirjade kaustast kustutada.Otsingukaustad
Kui soovid kiiresti leida mõne inimese või organisatsiooniga peetavat kirjavahetust, siis kasuta selleks otsingukaustu.Leia kaustapuu alaosast Search Folders
Näiteks inimeste kaupa otsingukasuta loomiseks vali New Search Folder -> Mail from and to specific people -> Choose -> vali inimese nimi aadressiraamatust või kirjuta tema aadress reale From or Sent to:. Klõpsa kaks korda OK. Edaspidi näitab Outlook selle inimesega peetavat kirjavahetust selles kaustas.Otsingukaustu võid teha ka domeeni järgi: sel juhul sisestad aadressiks adressaadi domeeninime, näiteks @selgepilt.ee. Selle nõksuga saad luua otsingukaustu näiteks organisatsioonide kaupa.Kasutan ka kategooriate järgi loodud otsingukaustu, sest kategooriate järgi saab kirju palju lihtsamalt ja kiiremini sorteerida kui neid füüsilistesse kaustadesse lohistades.
Kiirsammud. Kiirsammud leiad Outlooki meilivaatest. Kasutan kiirsammu näiteks e-kirjast tööülesande loomiseks. ja minu järgmisel ajajuhtimise koolitusel 24. aprillil. Kui tahad Outlooki oma tegevuste korraldamise efektiivse vahendina põhjalikumalt kasutama, siis registreeru juba nüüd mu 22. mail toimuvale Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.
Outlook 2010 tõi kasutusele kiirsammud ingliskeelse nimega Quick Steps
Loomulikult võid e-kirjale panna lihtsalt lipukese külge, aga kui pead ühe e-kirjaga mitu toimingut tegema, siis mitut lippu meilile külge panna ei saa. Sel juhul võib näiteks luua tööülesande, milles on kirja koopia koos kõigi manustega.Sellise kiirsammu loomiseks vali kiirsammude ribalt Loo uus/Create new -> anna loodavale sammule nimi, näiteks Uus tööülesanne -> Toimingud/Choose an Actions -> Loo manusega tööülesanne/ Create task with attachment. Soovi korral vali kiirklahv ehk shortcut ning klõpsa Valmis/Finish.Kui edaspidi klõpsad kiirsammudes lingile Uus tööülesanne, siis Outlook teeb uue tööülesande, milles on valitud kirja koopia koos selles olevate manustega.Neid ja mitmeid teisi kasulikke Outlooki nõkse näed mu ettekandes Sekretäride päeval 23. aprillil
Autor: Kristjan Otsmann, Tuuli Seinberg
Hetkel kuum
Enimloetud
2
Viimased uudised
Konverentsid ja koolitused
18 akadeemilist tundi, millest 16 tundi auditoorset tööd ja 2 tundi iseseisvat kodutööd
Hetkel kuum
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Raamatupidaja esilehele