KUIDAS digitaalselt arhiveerida?

“Me kõik toodame, vahendame, töötleme ja haldame informatsiooni iga päev ja väga suurtes kogustes – alates vestlusest kolleegiga, telefonikõnest, aparaadi näidiku lugemisest kuni seaduste tegemiseni välja. Suur osa sellest informatsioonist on meie ettevõtte silmis vähetähtis ja selle säilitamise kestvus ei ole pikk, kuid teatavale osale infost omistatakse väärtus ja vormistatakse see dokumendina,” kirjeldas Eesti Äriarhiivi OÜ konsultant Raivo Ruusalepp. Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, kuid neid ei tohi veel hävitada, st nende säilitustähtaeg ei ole möödunud, on otstarbekas dokumendid arhiveerida.

Ruusalepa sõnul pole digitaalne arhiveerimine veel väga laialt kasutusel, seetõttu on otstarbekas üle korrata, mis sinna alla ei kuulu. “Digitaalne arhiveerimine ei ole failidest varukoopiate tegemine, eriti kui sellised varukoopiad kirjutatakse perioodiliselt üle. See ei ole dokumentide publitseerimine internetis, mis iseenesest ei garanteeri dokumentide säilivust, ega ka lihtne dokumendifailide salvestamine näiteks CD-le ilma neid kirjeldamata,” loetles ta. “Digiarhiveerimine pole lihtne CDde või muude salvestuskandjate riiulile ladustamine ega arhivaalide rahvusarhiivi üleandmine – digitaaldokumendid tuleb arhiveerida juba enne nende Rahvusarhiivi üleandmise tähtaja kättejõudmist (praegu 20 aastat pärast arhivaali loomist),” selgitas Ruusalepp.

Mõnel juhul ei saa tema sõnul korrektseks arhiveerimiseks pidada ka dokumendi salvestamist mõnda standardsesse või avatud vormingusse (nt ASCII, komaeraldus, TIFF või isegi PDF), sest dokumendile esitatavad autentsusnõuded vääravad sellise säilitamise strateegia.

Pikemalt saad praktilist artiklit lugeda SIIT . Selleks vajaliku päevapileti saad soetada SIIT .

 

Autor: Lemmi Kann, Fredy-Edwin Esse