Digitaalne arhiveerimine hoiab kokku aega ja raha

See on hea töövahend juhtidele, kes soovivad, et tema organisatsiooni või valdkonnaga seotud olulised dokumendid asuksid kõik turvaliselt ühes kohas ning nad oleksid kasutamiseks valmis 24/7.Ettevõtte raamatupidamisele mõeldes on digitaalsesse arhiivi mõttekas talletada erinevad raamatupidamislikud ülevaated, arvutused, raportid, deklaratsioonid, aruanded, finantsanalüüsid, puhkuseavaldused, lepingud, hinnapakkumised, vastuvõtuaktid, arved, tšekid jne.  Arhiivi on võimalik talletada nii digitaalse kui ka paberkandjal oleva info. See lihtsustab oluliselt firma juhtide (oluliste dokumentidega seotud isikute) ja raamatupidamise vahelist suhtlust.Kui erinevad ettevõtte juhid töötavad erinevates kontorites ja asukohtades, siis olulise raamatupidamisega seotud teabe edastamine e-maili või posti teel on kindlasti liiga ebaturvaline. Digitaalset arhiivi kasutades saab raamatupidaja olla kindel, et oluline info asub kõik ühes kohas ning organisatsiooni juhid saavad seda operatiivselt kasutada olles välislähetusel või valmistades hilistundidel ette järgmise päeva koosolekuks.

Olulise info leidmine digiarhiivist on lihtne ja toimub hetkega. Raamatupidajatel puudub vajadus hakata sirvima läbi pakse dokumentide katalooge ning otsima arveid või konkreetseid fraase mõnest lepingust või aruandest. Enam ei pea hoidma enda läheduses riiuleid täis dokumente. Vaja läheb vaid arvutit ja internetiühendust ning kogu organisatsiooni jaoks oluline teave on kasutamiseks valmis.

Raamatupidamisteenuse osutajate poole pealt aitab digitaalne arhiiv hoida kokku ruumi, mis kulub klientide raamatupidamisliku teabe hoidmiseks ning lihtsustab tööprotsessi teenusepakkuja ja kliendi vahel.

Süsteemis saab arhiivi administraator (digiarhiivi eest vastutav isik ettevõtte poolt) anda arhiivi või konkreetse kataloogi vaatamiseks kasutusõigusi. Selle läbi on võimalik kindlustada, et arhiivis olevat teavet näevad soovitud isikud. Süsteemi ligipääs toimub isikukoodi alusel ning isik tuvastatakse ID-kaardi või Mobiil-ID abil.

Dokumentide digiarhiivis hoidmine võimaldab kokku hoida ka raha, mis kulub tööjõule, ruumi rentimisele ja keerukate dokumendi- või arhiveerimissüsteemide loomisele.