26. mai 2008

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

checklist

Vajalik korraldada enne puhkust:

1. Koostöö ülemusega

-Kas on kindlaid töökorralduslikke kokkuleppeid, reegleid-Millised on kindlatel aegadel toimuvad koosolekud-Kes on tähtsaimad äri- ja koostööpartnerid-Milliseid telefonikõnesid võib ühendada, milliseid mitte-Kui ülemuse kabinetis on külalisi, kas sinna võib siseneda, kõnesid ühendada-Kuidas edastatakse ülemusele sissetulev post, muu informatsioon-Kas on midagi, mis ülemusele kindlasti ei meeldi ja mida ta ei aktsepteeri2. Olulised kontaktid firmas, kolleegid

-Märkida üles tähtsamad nimed ja ametid, kellega ülemus regulaarselt koostööd teeb-Keda eeltoodutest tuleb vajadusel teistele eelistada-Kontaktisikud firmas, kes aitavad sinu asendajat erinevate probleemide korral3. Igapäevane bürootöö

-Rutiinsed igapäevaülesanded, üldine päevakava, kindlad sündmused, asjatoimetused-Anna ülevaade aktuaalsetest projektidest ja asjatoimetustest (märgi üles kontaktisikute nimed ja telefoninumbrid)-Kas sinu puhkuse ajal tuleb mõnd projekti või kokkulepet „tagant torkida“-Mida tuleb külaliste vastuvõttu korraldades ette valmistada (kohv, küpsised, valvelaua informeerimine, ruumide broneerimine jne).4. Post / e-kirjad

-Kuidas sorteeritakse ja registreeritkse posti-Firmasisene postijaotus-Milliseid kirju ei tohi avada-Kas otsepostitused ja reklaamlehed võib koheselt ära visata-Milline post tuleb asendajal endal läbi töötada-Milliseid arveid tohib asendaja aktsepteerida5. Dokumendihaldus

-Anna oma asendajale ülevaade dokumentide haldamise süsteemist, et tal oleks võimalik kiiresti vajalikke paberid leida-Kas su asendajal on juurdepääs ka konfidentsiaalsetele dokumentidele?-Loo kaust, kuhu su asendaja saab hoiustada dokumente, mis jäävad sulle ülevaatamiseks peale puhkust.- Kust leiab aadresse, telefoninumbreid, visiitkaarte?Loe lisaks: Rahuliku südamega puhkusele

Autor: KLUBI