III Arved

Arve rekvisiidid ehk millist infot on võimalik arvele sisestada. Loomulikult ei teki küsimustki, kas seaduses näidatud kohustuslikke rekvisiite peaks võimalik olema sisestada (NB! Arve kohustuslike rekvisiitide arv muutub 2004 kevadel uue käibemaksuseaduse jõustudes). Küll aga tasub vaadata, kuidas on korraldatud numeratsioon/võimalus erinevateks numeratsioonideks; maksetähtaegade arvutamine; osakonna, projekti või müügimehe info arvele toomine ja mis kõige olulisem ? Teie firma spetsiifikast lähtuva info äranäitamise võimalus arvel. Lihtne soovitus ? võtke ettevõttes kasutusel olev arve ja vaadake, kas suudate programmi demoversioonist sama rekvisiitide hulgaga arve välja võluda. Kliendi info ehk millist informatsiooni on võimalik kliendi kohta sisestada. Kui tegemist on suure kliendibaasiga, kellest igaühega omad kokkulepped, tuleks erilist tähelepanu pöörata, kas programm suudab tuua kliendikaardile sisestatud lepped (maksetähtajad, soodustused jne...) automaatselt kliendile tehtavale uuele arvele. Samuti tuleb kasuks võimalus klientide rühmitamiseks ja eritingimuste määramise võimalus rühma kaupa. Toote/teenuse kirjeldus ehk millist informatsiooni saab määrata kauba/teenuse kohta. Erinevad käibemaksumäärad arveridadel, allahindlused, erinevad hinnakirjad, garantiitingimused, parem enne kuupäev ?. Mõelge põhjalikult läbi, mis on see info, mis peaks programmis Teie firma müüdava kauba kohta kindlasti olemas olema ja veelgi enam ? ka arve väljatrükile jõudma. Aruandluse maht ehk millist aruandlust ja analüüsi programm pakub. Kliendi kasumlikkus, toote kasumlikkus, müügimahud, maksetähtaegade jälgimine, kliendiklasside koondkäibed teatud perioodis? Võtke jällegi ette täna firmas kasutatav aruandlus ja küsige järele, millise aruandluse järele on kõige suurem puudus. Reeglina ei paku ükski tarkvara 100% Teid huvitavatest aruannetest, kuid põhiosa neist oleks tore ikkagi otse programmist kätte saada. Väljatrüki muutmise võimalus ehk kas on võimalik arve väljanägemist oma soovi järgi kujundada. Öeldakse, et firmast väljastatavad dokumendid on selle ettevõtte visiitkaart. Siit ka täiesti normaalne soov tarkvara poolt pakutav standartne väljatrükk ilusaks ja omapäraseks kujundada. Selle osaga tasub kindlasti tutvuda veendumaks, kas sellega saab ise hakkama ka ilma programmeerijaoskusteta inimene. Erinevad arvetüübid ehk ettemaksuarved, kreeditarved, perioodilised arved.. Siin tuleb kasuks selliste situatsioonide programmis läbi katsetamine ja programmikoostajate loogikast aru saamine. Laekumised, osalised laekumised ja ettemaksud ehk kuidas toimub raha laekumise kajastamine. Jällegi soovitus ? tuleb lihtsalt läbi proovida, sest erinevates programmides toimuvad tegevused erineva loogika alusel ja eeldua, et osates ühes programmis ettemakse käsitleda, oskate seda ka teises, võib paraku valeks osutuda.

Vaata veel:

Eelmine peatükk

Järgmine peatükk

Autor: Janika Leoste