Milline peaks olema väikefirma finantsinfosüsteem?

Teiseks peaks firma läbi mõtlema arvehalduse protsessi. Müügiarvetega on üldiselt lihtne - neid saab koostada raamatupidamistarkvarades ning aina enam näeb sealt ka laekumisi. Kuludokumentidega on olukord mõnevõrra keerulisem. Kuigi masinloetavate e-arvete osakaal on vaikselt kasvamas, saabub enamik kuludokumente siiski meili teel (üldiselt pdf-na, halvemal juhul Wordis või Excelis) või kohati ka paberil - seega on seal rohkem käsitööd. Ostuarvete menetlemist lihtsustavad aga mitmesugused Eesti turule suunatud arvehalduslahendused, mida pakuvad Fitek, Telema, Omniva Arvekeskus, CostPocket (varem tsekk.ee) ja Envoice. Kui esimesed kolm on mõeldud suuremate ettevõtete jaoks ning hõlmavad ka põhjalikumat ostuarvete kinnitamise funktsionaalsust, siis Envoice ja CostPocketi kasutamine on väikeettevõttele jõukohane. Tagasihoidliku kuutasu eest on Envoices juba praegu võimalik dokumente ise digiteerida ning CostPocketil lisandub see versioon lähiajal, samas kui ühikupõhise tasu eest kontrollitakse andmed üle ka inimeste poolt.

Maksetega on asjad lihtsad - täna liiguvad need ühel või teisel viisil läbi panga. Korralikust majandustarkvarast on juba mõnda aega võimalik makseid panka edastada ning pankade rakendusliideste avanemise tulemusena muutub see standardiks - makse algatatakse raamatupidamisrakenduses ning teostatakse juba pangas.

Kõige keerulisem on täna sellega, kuidas juht finantsandmetega suhestub. Eesti keskmise väikefirma juhi finantskirjaoskus on nõrk, mis tuleneb paljuski asjaolust, et juhtimisarvestust õpetatakse eeskätt finantserialadel, kuid juhte tuleb igast eluvaldkonnast. Teiseks on raamatupidamisrakendus üldiselt mõeldud raamatupidajale, mistõttu on juhile vajalik funktsionaalsus vaeslapse rollis.

Rahajuhtimise ehk eelarvete ja rahavoogude haldamisel kasutatakse praktiliselt igas väikefirmas Excelit (kui kasutatakse), sest alternatiivid praktiliselt puuduvad. Exceli integreerimine infosüsteemi teiste moodulitega on aga harjutus edasijõudnutele. Keskmise suurusega ettevõtted kasutavad mitmesuguseid kallimaid ERP lahendusi ning USA väikefirmadele on mõeldud rakendused nagu Pulse App ja Float App, ent nende kasutamine eeldab Põhja-Ameerikas levinud raamatupidamistarkvarade kasutamist. Eestis loodud BudgetMatador on rahajuhtimise kategoorias seega üks esimesi pääsukesi Euroopas, kus saab hallata ostu-müügi tehinguid, koostada eelarveid ja jälgida nende täitumist.

Ärianalüüs väikeettevõttele on samamoodi vähearenenud valdkond. Rahvusvahelised lahendused nagu Microsofti Power BI, QlikView ja Tableau on Eestis saadaval, ent nende kasutamine vajab üksjagu seadistamist, ja paksemat rahakotti ja on kohati ka rohkem analüütiku kui juhi tööriistad. Nii peabki väikefirma juht täna leppima kassajäägi, bilansi ja kasumiaruandega ning heal juhul mõne raamatupidamisprogrammi teatud trendie visualiseerivate graafikutega. Võimekam raamatupidaja suudab nõudlikumale juhile koostada ka firmapõhiseid ülevaateid Excelis, ent üldiselt jäävad sellised aruanded juba finantsjuhiga ettevõtete pärusmaale. Seega on BudgetMatador võtnud oma südameasjaks väikeettevõtte juhile mõeldud aruandluse tootestamise.

Mis see kõik maksab? Nagu ikka, sõltub hind konkreetsetest vajadustest ja lahendustest, ent väikefirmale passiva finantsinfosüsteemi maksumus võib kõikuda mõnekümne ja mõnesaja euro vahel. Iga tööriistaga kaasneb ühe- või kahe-kohalise summaga kuutasu, mis on üldiselt kasutaja-põhine. Tööjõukulu osas peaks iga lahendus tegelikult kaasa tooma efektiivsuse kasvu, ent uute tööriistade maksimaalseks kasutamiseks peab ettevõte olema valmis panustama töötajate väljaõppesse. Ka see on kulu, ent ladusam, paberivabam ja paremaid otsuseid võimaldab süsteem peaks seda väärt olema.