16.04.25, 16:57

Ekspert soovitab: keerulistel aegadel too selgus majja finantside planeerimisega

Heitlik aeg majanduses tõstab finantsprognoosid ja eelarvestamise eriti teravalt fookusesse, sest neist saab tõhusat tuge juhtimisotsusteks, ütleb koolitaja ja ettevõtja Inga Stelmak.

Inga Stelmak

Inga Stelmak, Six Apples Finance juhatuse liige

Inga Stelmak, Six Apples Finance juhatuse liige
Foto: Meeli Küttim

Eelarvet võib pidada ettevõtte eesmärkide tõlgenduseks arvude keelde. Selle abil saab üldised ettevõtte eesmärgid jaotada väiksemateks ja detailsemateks igapäevasteks eesmärkideks ja toiminguteks, kaasates ettevõtte võtmeisikuid ning jaotades vastutuse eesmärkide täitmise eest. Planeerimise abil saab ette teada, millisel ajahetkel ja kui suures mahus läheb vaja lisafinantseerimist. Eraldi väärib väljatoomist aspekt, et kui eelarve on pidevalt töös, tagab see märksa rohkem otsustamiseks vajalikku infot võrreldes sellega, mis on juhil operatiivmälus.

Eelarve kui koordineerimisvahend

Eriti oluline on eelarvestamine ja planeerimine alustava ja kiirelt kasvava ettevõtte puhul. Kiiremahuline kasv avaldub ka käibevarade olulises kasvus, eriti aga suureneb investeering laovarudesse ning kasvab debitoorse võla jääk ehk ostjatelt laekumata arvete summa. Osa suurenenud käibevarast finantseeritakse ettevõtte omavahenditest ehk teenitud tulust, kuid sagedamini tuleb leida finantseerimisallikaid väljastpoolt äri. Mida kiirem käibekasv, seda suurem on võõrfinantseerimise vajadus ning seega ka täpsema prognoosi vajadus.

Eelarve on juhtidele suureks abiks tegevuse koordineerimisel. Eelarve abil saab ettevõtte erinevate osade tegevused kokku tuua ja ühendada tervikplaaniks.

Erinevate funktsioonide võtmeisikute vahel on konflikt juba eos. Näiteks ostujuht soovib osta suures koguses kaupa, et saada paremat sisseostuhinda, aga tootmisjuht teeb hoopis kõik selleks, et vähendada varude mahtu. Müügijuhi huvi on samuti, et kaubavaru oleks võimalikult suur, et saaks kindel olla tellimuste täitmises ning õnnestuks võimalikult palju müüa. Müügikasum pole tema jaoks primaarne. See sõltub muidugi motivatsioonisüsteemist.

Inga Stelmak ja Märt Murd viivad läbi arengu programmi “Finantsteadmised raamatupidajale”, mille eesmärk on pakkuda ambitsioonikale ja kogenud arvestusvaldkonna töötajale võimalus teha oma tööelus järgmine suur samm ning liikuda finantsjuhi positsioonile.

Lisainfo ja registreerimine SIIN.

Finantsjuhi huvi on see, et oleks mõistlikus koguses vaba raha, võimalikult kõrge käiberentaablus ehk kasumi ja müügikäibe suhe ning efektiivsus. Eelarvestamine abil saab erinevate valdkondade juhid omavahel suhtlema panna, mis motiveerib lahendama konflikte. Kui koordineerimine on nõrk, siis võib juhtuda, et iga valdkonna juht otsustab ja tegutseb usus, et teeb seda ettevõtte jaoks parimal viisil, kuid tegelikult juhtub vastupidi. Näiteks turundusosakond käivitab suure kampaania, mis suurendab müüki, kuid tootmisosakond ei suuda sellist mahtu täita. Selliseid asju juhtub päris sageli.

Eelarvel on tähtis roll kommunikatsioonis

Eelarvestamise abil defineerivad omanikud ja tippjuhid perioodi eesmärgid, viies vastava info keskastmejuhtide ja võtmetöötajateni. Kõik juhid ettevõttes peavad teadma teiste juhtide plaanidest. Veelgi parem, kui kõik valdkondade eest vastutavad töötajad on kaasatud eelarvestamise protsessi, siis juhindutakse ka igapäevases tegevuses eesmärkidest. Ainult nii saab firma olla efektiivne.

Eelarved aitavad organiseerida kogu infoliikumist organisatsioonis. Eelarvete kaudu luuakse eeldused juhtimisotsuste kvaliteedi parandamiseks. Need aitavad delegeerida ja vastutust jaotada.

Eelarve kaudu saab ettevõttes teavitada ja meelde tuletada visiooni, eesmärke ja väärtusi. Sageli on see ainus tervet ettevõtet hõlmav suhtlusvahend.

Eelarveprotsessi pidev ja süstemaatiline rakendamine paneb ettevõtte erinevad osakonnad omavahel infot jagama ja koos arutama parimate lahenduste üle. Eelarve on üks võimalus tuua erinevate valdkondade juhid ühise laua taha, kus pannakse paika eesmärgid ja plaanid ning hinnatakse saavutatut.

Tunne oma äri paremini

Eelarvet pole mõtet teha, kui seda iga kuu ei jälgita. Tulemuste pidev jälgimine, võrdlemine planeeritud näitajatega (tulude ja kuludega) ning hälvete analüüs näitab juhtidele, kus tehti vigu. Vigade analüüsimine annab juhiseid, kuidas neid tulevikus vältida. Eelarvete võrdlemine tegelikkusega võimaldab hinnata tulemuslikkust ning aitab firmal muutustega paremini kohaneda. Seejuures on väga oluline jõuda hälvete juurpõhjuste väljaselgitamiseni.

Juhul kui müügitulemus ei rahulda, siis tuleb leida põhjus, miks on müügitulemus planeeritust kesisem. Kui kulud on liiga kõrged, siis tuleb samuti leida põhjus.

Eelarvete võrdlemise käigus tasub teha lühikokkuvõtteid, näiteks igal kuul või kvartali kaupa. Neid on hea hiljem aeg-ajalt läbi vaadata.

Eelarveperioodi jooksul võrreldakse tegelikke näitajaid (tulusid ja kulusid) igas kuus või igas kvartalis prognoositutega, hälbeid analüüsitakse, tuues välja põhjuse ja tagajärje vahelised seosed ning jõudes probleemide juurpõhjusteni. Tekib parem arusaam kuludest ning hakatakse paremini mõistma, mis asjaolud ja kuidas need mõjutavad tulusid. Nii õpitakse paremini tundma ka oma äri. Võib öelda, et finantsplaneerimine on ka ettevõttes teostatava analüüsi alus.

Eelarvestamise meetodi valik

Eristatakse mitut eelarvestamise meetodit.

Hetkel kuum

Inimlikud raamatupidamisvead kulutavad raha ja usaldust – nii saad valdavat enamikku neist vältida

Andmepõhine aruandlus edeneb – hüvasti E- maksuamet

Audiitorkogu soovitused audiitori leidmiseks

Advokaat OÜtamisest: äkki alustaks selgetest reeglitest, mitte inimeste vangi panemisest

• Perioodiline ehk traditsiooniline eelarvestamine (traditional budgeting) on meetod, kus järgnevaks perioodiks (aastaks) koostatakse eelarve, mida ei muudeta. See on sisuliselt eesmärkide kogum, millest lähtutakse oma tegevustes. Tegelikke näitajaid võrreldakse eelarvestatutega. Sellise meetodi pluss on oma eesmärkide, tegevuse ja tulemuste jälgimine ja võrdlemine, mille abil saadakse aru, kuidas eesmärkide täitmine õnnestub. Meetodi miinuseks on paindlikkuse puudumine.

• Pideveelarvestamine (rolling budgeting). Sellise meetodi puhul asendatakse iga möödunud perioodi (kuu) prognoositud andmed tegelikega ning vaadatakse n-ö värske pilguga üle ka tulevased perioodid. See meetod tagab paindlikkuse ja võtab arvesse kõik muutused, võimaldades paremini ette näha perioodi lõpptulemusi. Just dünaamilises ärikeskkonnas sobib see meetod kõige paremini. Selle miinus on aga see, et see ei võimalda jälgida eesmärkide täitmist. Kui iga möödunud kuu lõppedes tulude ja kulude plaan ära unustatakse, siis võib kaduda ka fookus.

• Traditsioonilise eelarve koostamine igas kvartalis. Keerulistel aegadel on mõistlik koostada traditsiooniline eelarve kvartali kaupa ning kasutada seda planeerimiseks ja eesmärkide saavutamise võrdlemiseks. Paralleelselt võiks igal kuul teha juurde muudetavate näitajatega eelarve ehk rolling budget. Nii saab eelarvestussüsteemi integreerida planeerimise funktsiooni ja paindlikkuse.