E-aruandlus: mis tehtud, mis tulekul?

Detsembri alguseks oli registriosakondadele esitatud üle 100 000 majandusaasta aruande, millest 1200 edastati notari vahendusel. Nendele arvudele toetudes võib öelda, et 2009. aasta aruannetest ligikaudu 99% esitati elektrooniliselt e-äriregistri ettevõtjaportaali kaudu.

Võrreldes eelmise aasta aruannete esitamise aktiivsusega hakati sel aastal aruandeid esitama varem. Maikuus elavnes aruannete esitamine märgatavalt ja 2009. aastaga võrreldes esitati selles kuus 46% võrra rohkem aruandeid. Samal ajal oli juulikuu aruannete esitamise mõttes rahulikum kui eelmisel aastal.Võrreldes 2009. aastaga on sel aastal registriosakonnad väljastanud poole vähem puuduste kõrvaldamise määruseid, samas kui kontrollimisse on lisandunud enam kui 27 000 mittetulundusühingu aruannet.

Millised olid peamised vead aruannetes

Lisaks aruandluskeskkonnas olevatele kontrollreeglitele kontrollivad esitatud aruannete nõuetele vastavust ka registriosakonna töötajad.

Registriosakonnast saadud tagasiside põhjal selgus, et puuduste osas paistavad enam silma just need aruanded, mis on portaali kaudu esitatud PDF vormingus.  Kuna aruandluskeskkond võimaldab paberil allkirjastatud aruande üleslaadimist, kui esindusõiguslikel isikutel ei ole võimalik allkirjastada digitaalselt, siis sisaldavad registrile esitatud aruanded tihti vaid kinnituste lehte, puudu on põhiaruanded ja lisad.Teine väga sage määruse väljaandmise põhjus seisneb selles, et kõik juhatuse liikmed ei ole esitatud PDF-aruannet allkirjastanud. Sageli on puudu just välismaalastest juhatuse liikmete allkirjad.

Aruandeid kontrollides on ette tulnud, et auditeerimiskohustusega ettevõtte esitatud aruanne ei sisalda vandeaudiitori aruannet. See tähendab, et ettevõtja on e-keskkonda üles laadinud skaneeritud aruande faili, kus puudub vandeaudiitori otsus, ehkki auditeerituse valikus on ta märkinud, et skaneeritud dokument sisaldab audiitori aruannet.

Lisaks ei ole paljudes tegevusaruannetes netovara vähenemise korral kirjeldatud, kuidas kavatsetakse kapitali suurus taastada (raamatupidamise seadus § 24 lg 4).Registriosakonnad on veana välja toonud ka seda, et tihti sisaldavad aruandefailid selliseid lisadokumente, mida tegelikult ei peaks aruandega koos registrile esitama – koosolekute protokollid aruande kinnitamise, audiitori valimise ja juhatuse liikme ametiaja pikendamise kohta. Lisadokumentide esitamine koos aruandega võib esitatava faili mahtu oluliselt suurendada, mis teeb omakorda keeruliseks suuremahulise faili üleslaadimise aruandluskeskkonda.Aruande esitamisest 2011. aastal

Uuest aastast pakub Ettevõtjaportaali aruandluskeskkonda võimalust arvnäitajad eurodeks konverteerida. Soovi korral arvutab e-keskkond võrdlusperioodi andmed eurodesse ametliku eurokursi alusel. Esialgu on konverteerimise võimalus nähtav vaid nendele, kes peavad 2010. aasta aruande esitama eurodes. Ettevõtteid, kelle viimane majandusaasta periood lõppeb 2011. aastal on äriregistri andmetel alla 1% kõigist 2010. aasta aruannete esitajatest.Arvnäitajate eurodeks konverteerimisel tuleb kindlasti ise täiendavalt üle vaadata ümardamised.2010. aasta aruande esitamise puhul ei ole plaanis allkirjastamise korda muuta. Endiselt peavad registrile esitatud aruandel olema kõigi esindusõiguslike isikute allkirjad. Praegu võimaldab e-keskkond anda aruandele allkirjad digitaalselt või laadida üles paberil allkirjastatud ja skaneeritud majandusaasta aruanne. Mõned ettevõtjad on allkirjastamise etapis üles laadinud ainult kinnituste lehe (ilma aruandeta). Seetõttu on hakatud kaaluma, kas lubada e-keskkonnas koostatud aruande puhul skaneeritud allkirjadega lehe üleslaadimist. Paralleelselt jääks sel juhul kasutusse ka ID-kaardiga allkirjastamise võimalus.2010. aasta majandusaasta aruande elektroonilise esitamisel on positiivne kindlasti see, et eelmisel aastal e-keskkonda sisestatud arvnäitajad on vormidesse automaatselt üle kantud. Lisaks on täiendatud aruandluskeskkonda tekstiliste andmete ülekandmise võimalusega. Teksti ületoomine eelmise aasta aruandest on keskkonnas vormipõhine ja vabatahtlik.Teatud lisades saab olema võimalik lisada kirjetele alamkirjeid. Täiendavate kirjete lisamine võimaldab lahti kirjutada selle, millest põhielement koosneb. Samuti on vormidesse lisatud mõned uued elemendid, mis tulenevad analüüsi tulemustest. Kui paljud kasutajad on lisas kasutanud täiendava kirje lisamise võimalust ja kirjeldus kattub, on edaspidi vormi täitmise lihtsustamiseks kirje juba ette antud.Tuleval aastal lisandub aruannete sorteerimise ja otsingu funktsionaalsus, mis lihtsustab ennekõike auditeerimisele suunatud aruannete leidmist audiitorite jaoks. Samuti muudab lisavõimalus aruande leidmise lihtsamaks neile, kes on seotud paljude ettevõtetega.Ühingud, kes peavad koos aruandega esitama revisjonikomisjoni otsuse, saavad selle tuleval aastal portaalis üles laadida pärast aruande kinnitamist.Pikemas perspektiivis on veel plaanis lihtsustada mittetulundusühingute null-aruande esitamist, täiustada materiaalse põhivara täitmise funktsionaalsust ja  muuta automaatseks lisade numbrite täitmine.

Vähem dubleerimist

Aruandluskorralduse lihtsustamise projekti eesmärgiks on kaotada ettevõtjate kohustus esitada majandusaasta aruandes sisalduvaid andmeid riigile dubleerivalt. Tänasel päeval on veel vaid kolmel riigiasutusel jäänud õigus küsida aruandega esitatud andmeid uuesti. Need asutused on - Statistikaamet, Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet (PRIA) ja Tervise Arengu Instituut (TAI).Teised riigi või kohaliku omavalitsuse asutused võivad praegusel hetkel raamatupidamiskohustuslaselt nõuda taksonoomiaga hõlmatud andmete esitamist vaid siis, kui:• andmeid nõutakse registrile esitatud andmetega võrreldes erineva perioodi kohta;• andmeid nõutakse enne, kui raamatupidamiskohustuslane on andmed registrile esitanud;• nõutavate andmete mõisted ei ole taksonoomia elementide mõistetega identsed.

Elektroonilise aruandluse projekt on saanud teoks tänu Euroopa Liidu Struktuurfondide toetusele.

Autor: Lemmi Kann, Heilika Kutsch