Osalemine osanike või aktsionäride koosolekul  oma laua tagant tõusmata

Lisaks on võimalik osanikul või aktsionäril edastada oma hääl kirjalikult posti teel enne koosoleku toimumist. See muudab välismaalaste jaoks oma õiguste teostamise märkimisväärselt  lihtsamaks ning võimaldab paremini kaasata aktsionäre otsuste tegemisse.

Et uudseid võimalusi kasutama hakata, peaks ühing kõigepealt korda seadma kogu vajaliku dokumentatsiooni ning vahendid. Nii näiteks tuleb üldjuhul eelnevalt muuta põhikirja, määrata digikoosolekute läbiviimise kord, koostada protokollide/hääletuslehtede vormid ning muuta ühingu kodulehekülge.

Online-koosolekud

Põhikirja või juhatuse/nõukogu otsusega võib ette näha, et koosolek võib osaliselt või täielikult toimuda reaalajas interneti vahendusel, kahesuunalise side abil või muul tehniliselt turvalisel viisil. Seega on võimalik koosolekut pidada näiteks ka Skype’i teel. Oluline on silmas pidada, et osaniku või aktsionäri osalemine koosolekul võetakse arvesse ning tema hääl arvestatakse kvoorumi hulka ainult juhul, kui isik on eelnevalt posti teel või elektrooniliselt hääletanud või see võimalus on tal koosoleku ajal. Pelgalt ülekande jälgimist ei loeta koosolekul osalemiseks. Soovitav on selline ülekanne salvestada, et hiljem vaidlusi vältida.

Elektrooniline hääletamine

Ühingu põhikirjaga võib ette näha, et osanikud või aktsionärid võivad koosoleku päevakorras olevate punktide kohta koostatud otsuste eelnõude kohta anda oma hääle elektrooniliste vahendite abil enne koosolekut või koosoleku kestel.

Täpsem kord tuleb sätestada kas põhikirjas või siis määrab selle juhatus. Soovitav on põhikirjas ette näha vaid elektroonilise hääletamise põhimõtted, jättes juhatusele õiguse määrata täpsem kord, kuna tehnoloogia ning praktilised lahendused võivad aja jooksul muutuda.

Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja, protokollija ning koosolekul füüsiliselt osalenud osanikud ja aktsionärid.

Elektrooniline hääletamine peab toimuma elektrooniliselt ning samas unikaalsel ja võltsimatul viisil, mis tähendab, et osaniku või aktsionäri hääl/tahteavaldus peab olema digitaalselt allkirjastatud. Seega võib hääletada vastava e-kirja saatmisega, millele on lisatud elektrooniliselt allkirjastatud osaniku või aktsionäri hääl, või allkirjastada tahteavaldus digitaalselt vastavas online-süsteemis. Juhatus kogub hääled kokku ning märgib need koosoleku protokolli.

Digitaalne allkirjastamine on kindlasti väga mugav Eesti ID-kaardi omanikele. Kuid mida teha, kui osanik või aktsionär on välismaa füüsiline isik või äriühing? Paraku Eestis ei ole veel avalikku tarkvara, mis võimaldaks kontrollida teiste riikide poolt välja antud digitaalse allkirja kehtivust. Vajadusel saavad ühingud aga olemasolevat tarkvara ise edasi arendada, et tarkvara suudaks lugeda ka välisriigi digitaalallkirju. Ennustatakse, et umbes aasta pärast võiks Eesti riigil olla avalik tarkvara, mis suudaks lugeda enamiku Euroopa Liidu riikide digitaalallkirju, nii nagu ettevõtjaportaal tunneb praegu ära näiteks Soome, Portugali ja Belgia ID-kaardid. Seega on välismaa äriühingutel ning füüsilistel isikutel praegu võimalik edastada oma hääl vaid posti teel või tulla ise koosolekule kohale.

Hääletamine posti teel

Ühingu põhikirjaga võib ette näha, et osanik või aktsionär võib hääletada koosoleku päevakorras olevate punktide kohta koostatud otsuste eelnõude poolt või vastu, edastades oma hääle kirjalikult posti teel enne koosoleku toimumist. Täpsem kord tuleb ette näha põhikirjas. Sellisel viisil hääletamiseks peab kasutama blanketti, mis tuleb teha eelnevalt kättesaadavaks ühingu kodulehel. Posti teel hääletanud osanik või aktsionär loetakse koosolekul osalenuks ja tema hääled arvestatakse kvoorumi hulka (v.a kui hääletatakse küsimusi, mis ei olnud eelnevalt päevakorda võetud).

Õigusblog Sorainen

Autor: Lemmi Kann, Inga Murula, Karin Madisson