Juhtidele teadmiseks – äriplaan ei tohiks olla raamatupidaja jaoks saladus

Raamatupidamise seadus lubab hoida dokumente e-kujul, aga siin tuleb leida lahendus, millist tarkvara selleks kasutada. Enda loodud süsteem ei pea olema kallis ning pisemates ettevõtetes saab lihtsamalt hakkama. On kasulik, kui süsteemi toetab tarkvaraline tugi, mis on integreeritud raamatupidamisregistritega. See on mugav, kuna enamik dokumente jooksevad niikuinii raamatupidamisse, seetõttu on mõistlik e-arhiivi loomine ja hea otsingusüsteemi kasutamine. Sellist võimalust pakub näiteks raamatupidamisprogramm AccountStudio, mida Vesiir ise kasutab. Oleme alati valmis oma kogemuste ja nõuga ka teistele ettevõtetele abi pakkuma.

Kui ettevõttel on kasutusel arhiivsüsteem, on mõistlik see võimaluse piires liidestada raamatupidamistarkvaraga. Siin tasub kindlasti läbi mõelda, kas sel asjal on jumet ehk kas see on rahaliselt mõttekas? Tehniliselt on tänapäeval laias laastus kõik võimalik.

Dokumente tuleb hoida selliselt, et need oleksid taasesitatavad. Varukoopia on loomulikult elementaarne ning seda ei hoita kunagi samas kohas, kus hoitakse andmeid. Varukoopia võiks asuda füüsiliselt teises kohas, eriti on see oluline arvestades küberturvalisust ja –rünnakute ohtu. Kui hoiate ettevõtte andmete koopiaid võrgus, siis peaksid kaks võrku olema üksteisest eraldi.

Ikka ja jälle kuuleme ja loeme, kuidas mõnel ettevõttel on tähtsad andmed lukku pandud, aga paraku ei saa informatsiooni kätte ka varukoopiast. See tähendab, et aeg-ajalt tuleb testida, kas varukoopia on loetav ja kas sellest on õigel hetkel kasu. Kontrollige süsteemselt, kas andmed on taastatavad ning kui palju see aega võtab.

Paberdokumentidest tänapäeval enam koopiaid ei tehta, ent kui ettevõttel on palju olulisi paberdokumente ning soov neid säilitada, tuleks mõelda spetsiaalsele arhiiviruumile. Aga ka sellele, kellel töötajatest on õigus sinna pääsuks.. Kui arhiiviruum on ettevõtte enda ruumides, siis see ei sobi arvutist füüsiliselt lahutatud e-varukoopiate hoidmiseks – viimaste jaoks tuleks leida igaks juhuks mõnu muu kaugem koht.

Nii e-dokumentide kui ka paberdokumentide puhul tuleb samuti mõelda andmete turvalisuse hinnale. Ühest küljest ei tohiks see moodustada ettevõtte kulubaasist liiga suurt osa. Teisalt peavad olema kasutusel kõik elementaarsed turvameetmed.

Vajate abi oma ettevõtte raamatupidamise või dokumentidega seotud küsimustega? Helistage 502 5203, 680 6030 või kirjutage [email protected] ja saame kokku!