Autorid: Kadri Penjam, vabakutseline ajakirjanik, Mare Timian, raamatupidaja.ee juht • 8. juuni 2022

Juhtidele teadmiseks – äriplaan ei tohiks olla raamatupidaja jaoks saladus

Kuigi tänapäeval on lõviosa dokumentidest e-kujul, tuleb olla nende säilitamisel ning arhiveerimisel endiselt tähelepanelik. Äridokumentsatsiooni korraldamise teemat avab Enno Lepvalts, Eesti ühe vanema ja kogenuma raamatupidamisbüroo Vesiir OÜ asutaja ja juht.
Raamatupidamisbüroo Vesiir asutaja ja juht Enno Lepvalts
Autor: Meeli Küttim

Ettevõtte dokumentatsioon algab firma loomisest ning pea iga päev võib lisanduda midagi uut. Kuigi tänapäeval on suurem osa dokumentidest e-kujul, tuleks need kindlasti ka enda serveris või muul andmekandjal talletada. Kindlasti ei tasu hoida oma dokumente „riigi kõhus”, sest neist tuleb teha raamatupidamiskirjendid. Järgmine oluline dokument on ettevõtte äriplaan, mille abil on lihtsam kajastada tehtavaid tehinguid. Ja juhtidele teadmiseks – ettevõtte äriplaan ei tohiks raamatupidaja jaoks olla saladus.

Olulise osa ettevõtte dokumentatsioonist moodustavad lepingud, ostu- ja müügidokumendid ehk tavaliselt arved, saatelehed ning transpordidokumentatsioon ehk veoselehed. Samuti kuuluvad raamatupidamisdokumentide hulka personaliga seotud dokumendid, nagu töölepingud, avaldused, töötajatega seotud juhtkonna otsused , töökeskkonnaga dokumendid ja samuti aruanded, käibedeklaratsioonid jne.

Ärge laske järge käest!

Ükskõik, kas paberimajandus on teie ettevõttes mahukas või vähene, ei tohi dokumentatsiooni korrashoidu käest lasta. Tagantjärele on väga raske neid taastada, nende järjekorda panek on samuti aeganõudev. Seega tuleb dokumentide paigutamisele pöörata täit tähelepanu, mitte hoida neid sahtlis või süsteemitult kõvakettal. Dokumentide paigutamise kohta on mõistlik teha ülevaade, et uus inimene või näiteks pärimise korral suudaksid pärijad vajaduse korral ettevõtte tegevusega probleemideta jätkata. Kogu dokumentatsioon peab olema loogiline ning neid peab olema lihtne leida nii sul endal kui ka teistel inimestel.

Millist tarkvara kasutada?

Raamatupidamise seadus lubab hoida dokumente e-kujul, aga siin tuleb leida lahendus, millist tarkvara selleks kasutada. Enda loodud süsteem ei pea olema kallis ning pisemates ettevõtetes saab lihtsamalt hakkama. On kasulik, kui süsteemi toetab tarkvaraline tugi, mis on integreeritud raamatupidamisregistritega. See on mugav, kuna enamik dokumente jooksevad niikuinii raamatupidamisse, seetõttu on mõistlik e-arhiivi loomine ja hea otsingusüsteemi kasutamine. Sellist võimalust pakub näiteks raamatupidamisprogramm AccountStudio, mida Vesiir ise kasutab. Oleme alati valmis oma kogemuste ja nõuga ka teistele ettevõtetele abi pakkuma.

Kui ettevõttel on kasutusel arhiivsüsteem, on mõistlik see võimaluse piires liidestada raamatupidamistarkvaraga. Siin tasub kindlasti läbi mõelda, kas sel asjal on jumet ehk kas see on rahaliselt mõttekas? Tehniliselt on tänapäeval laias laastus kõik võimalik.

E-dokumentide hoiustamine reaalses serveris või pilves?

Dokumente tuleb hoida selliselt, et need oleksid taasesitatavad. Varukoopia on loomulikult elementaarne ning seda ei hoita kunagi samas kohas, kus hoitakse andmeid. Varukoopia võiks asuda füüsiliselt teises kohas, eriti on see oluline arvestades küberturvalisust ja –rünnakute ohtu. Kui hoiate ettevõtte andmete koopiaid võrgus, siis peaksid kaks võrku olema üksteisest eraldi.

Ikka ja jälle kuuleme ja loeme, kuidas mõnel ettevõttel on tähtsad andmed lukku pandud, aga paraku ei saa informatsiooni kätte ka varukoopiast. See tähendab, et aeg-ajalt tuleb testida, kas varukoopia on loetav ja kas sellest on õigel hetkel kasu. Kontrollige süsteemselt, kas andmed on taastatavad ning kui palju see aega võtab.

Paberdokumentidest tänapäeval enam koopiaid ei tehta, ent kui ettevõttel on palju olulisi paberdokumente ning soov neid säilitada, tuleks mõelda spetsiaalsele arhiiviruumile. Aga ka sellele, kellel töötajatest on õigus sinna pääsuks.. Kui arhiiviruum on ettevõtte enda ruumides, siis see ei sobi arvutist füüsiliselt lahutatud e-varukoopiate hoidmiseks – viimaste jaoks tuleks leida igaks juhuks mõnu muu kaugem koht.

Nii e-dokumentide kui ka paberdokumentide puhul tuleb samuti mõelda andmete turvalisuse hinnale. Ühest küljest ei tohiks see moodustada ettevõtte kulubaasist liiga suurt osa. Teisalt peavad olema kasutusel kõik elementaarsed turvameetmed.

Vajate abi oma ettevõtte raamatupidamise või dokumentidega seotud küsimustega? Helistage 502 5203, 680 6030 või kirjutage [email protected] ja saame kokku!

www.vesiir.ee

Jaga lugu
Raamatupidaja.ee toetajad:
Mare TimianRaamatupidaja.ee juhtTel: 6670405
Külli ReinoRaamatupidaja.ee toimetajaTel: 6670405
Cätlin PuhkanRaamatupidaja.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700