Mida peaks iga raamatupidaja teadma uuest isikuandmete kaitse üldmäärusest?

Segadust uue andmekaitseseadusega oli juba enne selle jõustumist omajagu ja ega lõpuni pole asjad selged ka praegu. Rahustuseks võib öelda, et kuigi inimesed kipuvad alati enne uute seaduste tulekut tundma hirmu, et kõik muutub, on tegelikult ju sarnase sisuga andmekaitsenõuded kehtinud meil Eestis juba pikemat aega.

Kuigi andmekaitsemääruse lugemisel tekib hirmutav küsimus, justkui peaksite hakkama oma töötajate käest küsima nõusolekut nende andmete töötlemiseks, see päris nii ei ole. Andmete töötlemine algab küll töölepingust, kuhu pannakse kirja inimese nimi, isikukood ja elementaarsed kontaktandmed (kusjuures hoolas tööandja küsib inimeselt ka dubleerivaid kontaktandmeid, mille kaudu ta oma töötajaga vajadusel kindlasti ühendust saaks), kuid siin tekibki esimene küsimus: kuidas saab see isik minu ettevõttes töötada, kui ta ei anna nõusolekut oma andmeid kasutada?

Logide säilitamisega on lood segased ka selles osas, et kas inimene peab saama näha, kes ja milliseid tema andmeid on vaadanud, muutnud või kustutanud? Kas need logid on isikuandmed või mitte? Kui on, siis peab jääma ju logisse maha kirje, kelle andmed on kelle poolt kustutatud ja parim variant oleks, kui päringu teinud saaks ka vastuse, millised andmed ära kustutati... Ühesõnaga – täna ei ole veel päris selge, kuidas need tehnilised nüansid lahendatakse.

On mitmed seadused, mis kohustuvad andmehõivet tegema. Need on näiteks Raamatupidamise seadus, Maksukorralduse seadus ning Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus. Kui kaks esimest seadust sätestavad selgelt, mis andmeid tuleb kui kaua hoida ega ei tekita probleemi nende inimestele teavitamisel, siis rahapesuseadusega on veidi küsimärk. Selge on see, et andmeid korjatakse, kuid segadus tekib isikuseire seisukohast – kui kohustatud isikuna seiret teen, siis määratlen ju ise andmehulga, mida ma korjan, aga kui palju kogutud infost võib avaldada?

Raamatupidamisfirmana on meie partnerid suuresti juriidilised isikud ning me peame koguma nende kohta andmeid. See andmehulk on selgelt määratletud, kuid hägune osa seaduse poolt määratletult on seire käigus korjatav andmestik. Kas seireandmeid tohib avaldada või mitte? Kui tohib, siis mis juhul ja mil määral? Keegi ei tahaks, et jõuasutused annavad neile mõista, et nad on avaldanud oma partnerite kohta lubamatuid andmeid, aga seadusest ei loe välja, millised õigused ja kohustused on nende avaldamisel. Loomulikult ei tohi neid andmeid avaldada juhul, kui isiku osas käib juurdlus. Selge on küll see, et kui ärisuhte lõppedes tuleb viie aasta pärast kõik andmed kustutada.

Iga tänapäeva ettevõte jookseb turunduslikus mõttes kõigest väest, et mitte olla paigal. Tehakse reklaamikampaaniaid, mänge, avalikke esinemisi, loteriisid. Kui näiteks tarbijamängu võitja osas on selge, et ta pidanud mängu sisenedes panema ankeedile „linnukese” oma andmete avaldamise või mitteavaldamise kohta, siis kuidas on lood kampaaniat läbiviiva ettevõtte sekretäriga, kellel palutakse kaamera ees võitjale kink kätte anda või kes jääb kaamerasilma ette pooljuhuslikult? Kas tema on allkirjastanud lepingu, et tema pilti, nime ja ametikohta võib avaldada? Vastus on, et kui sekretäri töölepingust ei ilmne, et see on tema kohustus ning ta pole andnud kirjalikku nõusolekut kampaanias osalema ja oma isikuandmeid töötlema, on tegemist seaduserikkumisega.

Võrdne sellega on paljude töökohade puhkenurkades seintel rippuvad sünnipäevakalendrid. Ka selliste andmete avaldamiseks peab olema luba, sest kuniks kõik on korras, on ju kõik hästi. Kui aga tööandja peaks mõne töötaja välja vihastama, leiatakse alati variante, kuidas teist osapoolt seaduserikkumises süüdistada.

Murekohaks osutuvad tõenäoliselt ka infotehnoloogilised lahendused. Igas ettevõttes on olemas tarkvaralised lahendused, mille vastavuse seadustele peaks üle kontrollima. Täna ei piisa ainult sellest, kui teie ettevõttele usaldatud andmed on kaitstud ja turvalises kohas, vaid peab suutma ka tõestada, et tarkvara vastab kõigile seadusega ettenähtud nõuetele ka logimiste ja andmevoogude osas.

Hirm paneb inimesed küll liikuma, kuid alati samm ette. Lugege rahulikult seadust ja konsulteerige spetsialistidega.