- ST
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine
CM: Korrastatud arhiiv tagab kindlustunde
Seadusaktid näevad ette kohustuse olulisi dokumente säilitada aastast kuni alatiseni. Mapiridade või nurgas undava serveri asemel tasub ruumi ning aja säästmiseks kasutada Kespri mugavaid arhiveerimisteenuseid.
Dokumentide säilitamise tähtajad aastast alatiseni
Eesti Vabariigis reguleerivad dokumentide säilitamise tähtaegu ja tingimusi mitmed seadused: finantsvaldkonna dokumentide säilitustähtaega reguleerib raamatupidamise seadus, millest tulenevalt tuleb finantsdokumente hoiustada 7 aastat, töölepinguseadus nõuab, et töölepinguid tuleb säilitada 10 aastat lepingu lõppemisest, töökeskkonna riskianalüüsi ja tööõnnetuse andmeid säilitatakse 55 aastat ning tsiviilseadustik näeb ette, et lõpetatud juriidilise isiku dokumente säilitatakse 10 aastat. Ja kuigi üha rohkem dokumente kolib virtuaalsesse reaalsusse, on ametiasutustega suhtlemisel endiselt olulised paberkandjal dokumendid.
Paljudes asutustes ja eraettevõtetes on arhiivi loomine ja haldus sekretäride või raamatupidajate ülesanne, kes teevad seda oma põhikohustuste kõrvalt. Tulemus võib olla üsna kaootiline ja dokumentide leidmine ajamahukas, kui mitte võimatu. Lisaks tuleb leida vaba ruum, kapp või nurgatagune, kus dokumente hoida ja vajadusel välja võtta – see võib aga ootamatult suureks probleemiks osutuda nii kodukontoris tegutseva ühemehefirma kui suurettevõtte jaoks.
Kui soovite vabastada kontoripinda ja säästa töötajate aega, olla kindlad, et teie dokumendid on hästi hoitud ja info dokumentidest kiiresti leitav ning et vajalik teave edastatakse ainult lepingus volitatud isikutele, tasub valida Kespri Arhiiviarhiiviteenus.
Arhiiviteenus avitab
Kespri Arhiivi eesmärk on eelkõige pakkuda turvalist ja usaldusväärset arhiiviteenust, mis hõlmaks dokumendi elutsüklit aktiivsest kasutamisest kuni hävitamiseni välja. Arhiiviteenuse võib tinglikult jagada 2 põhietappi: I Arhiivi korrastamine
Arhiivi loomise ja korrastamise hea eeldus on korrektse asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu olemasolu.Nende puudumisel pakume abi nii asjaajamiskorra loomisel kui ka dokumentide loetelu koostamisel.Veelgi olulisem on asjaajamiskorrast juhindumine ja kinni pidamine igapäevaste dokumentide koostamisel. II Arhiivi hoiustamine ja haldamine, säilitustähtaja ületanud dokumentide eraldamine ja hävitamineArhiivi hoiustamise eeldus on sobiva ruumi ja riiulite olemasolu, samuti karpide süsteemne paigutus riiulitel.Karbid on nummerdatud ja pealkirjastatud, koostatud on nii otsisüsteem kui ka loetelu.Lisaboonuse annab arhiivihoidla topograafia olemasolu ehk skeem, mis annab ülevaate, mis karp kus riiulil ja mis korrusel asetseb.Hoidlas tuleb pidada dokumentide laenutuspäevikut, et hiljem oleks võimalik tuvastada, kes on arhiivist dokumente võtnud ja kas need on ka tagasi toodud.
Kalendriaasta e. majandusaasta alguses on võimalik hävitada säilitustähtaja ületanud dokumente, mille kohta koostatakse korrektne hävitamisakt, mis tuleb juhtkonna poolt kinnitada. Seejärel saab dokumendid riiulitelt maha tõsta ja turvaliselt hävitada.
Kespri on usaldusväärne ja annab kiired vastused päringutele säilitab ettevõtte arhivaale OÜ-s Kespri Arhiiv. „Leping selle eraarhiiviga on jõudnud kolmanda viisaastaku faasi.
ERGO Insurance SE arhivaar Ene Keba
Hetkel kuum
Alustasime 2001.aastal ERGO eelkäija Leks Kindlustuse AS-ga. Kespri arhiivi meeskond on väga koostööaldis.Oleme saanud vastused oma päringutele meili peale koheselt vähem kui tunni jooksul ja dokumentide kohaletoimetamisel sama päeva jooksul. Arhivaalide seisund on korralik, mis viitab headele hoiustamistingimustele säilitusarhiivis.Koostöö meie arhiivide vahel jätkub ka edaspidi,“ tunnustab Ene Keba.
Kespri korraldab, korrastab, hoiab ja kaitseb• Kolime oma töötajatega teie arhiivi enda hoidlasse.
• Paigutame karbid riiulitele süstematiseeritult.• Kontrollime karpide olemit olemasolevate loetelude järgi. Vajadusel teeme parandusi ja täpsustusi .• Hoiame teie dokumente turvaliselt ja vastavalt kokkulepitud tingimustele.• Päringutele vastame esimesel võimalusel (1 tunni jooksul) sama tööpäeva jooksul või järgmise tööpäeva esimestel tundidel.• Kiirpäringute puhul on igal kliendil oma kliendihaldur, kes on temast ainult telefonikõne kaugusel.• Originaaldokumentide transport kliendile 1 tunni kuni 1 tööpäeva jooksul.• Võimalus oma dokumentidega kohapeal tutvuda.• Koostame hävitamisakti kavandi ja saadame need kliendile ülevaatamiseks/ kooskõlastamiseks ja hävitame säilitustähtaja ületanud dokumendid õigeaegselt, hoides sellega kokku riiulipinda ja kliendi raha.• Vastavalt tellimusele kolime kliendi büroost/laost dokumendid meie hoidlasse, etteteatamistähtaeg 1 tund -10 päeva sõltuvalt kogusest.• Meie ruumides toimub spetsialistide poolt dokumentide korrastamine, loetelude koostamine, vajadusel dokumentide kohaoleku kontroll. Kõik sõltub lepingu tingimustest.
Koostöös meiega jääb teie arhiiv ainult telefonikõne või e-maili kaugusele, teenus on soodne, kiire, mugav ja turvaline.
Meil on hea meeskond, kellega koos leiame lahenduse ka väga spetsiifilistele arhiivindusalastele küsimustele.
Meie teenus on kvaliteetne, usaldusväärne ja turvaline alates aastast 1995.
Meil on soodsad hinnad ja väga hea hinna-kvaliteedi suhe.
Kui juba ostate teenust sisse, siis küsige meie käest võrdlevat hinnapakkumist!
Hinnad võivad erineda väga suures osas.
Autor: Tuuli Seinberg, raamatupidaja.ee
Enimloetud
2
6
Ühe raamatupidamisbüroo kogukäibest 29% on tehingud riigifirmadega.
Viimased uudised
Ühe raamatupidamisbüroo kogukäibest 29% on tehingud riigifirmadega.
Konverentsid ja koolitused
18 akadeemilist tundi, millest 16 tundi auditoorset tööd ja 2 tundi iseseisvat kodutööd
Hetkel kuum
Ühe raamatupidamisbüroo kogukäibest 29% on tehingud riigifirmadega.
Täiendatud! Klaar.me juht: “Ettevõttel on olemas vahendid selle võla täielikuks tasumiseks”
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Raamatupidaja esilehele