CM: EfTEN Capital hindab raamatupidamistarkvara MS Dynamics NAV

EfTEN Capital AS-i finantsjuhi Marilin Heina sõnul on NAV parim tarkvara nii mugavuse, funktsioonide kui ka äriprotsesside toe poolest.

"Majandustarkvara peab äriprotsesse maksimaalselt toetama ning vähendama käsitööd, et ära hoida sellest tekkivaid vigu. Olen veendunud, et tänu MS Dynamics NAV-ile, seal tehtud arendustele ning selle integreeritusele kliendihaldusprogrammiga hoiame kokku mitme töökoha loomiseks vajalikud vahendid ning palju aega,“ selgitab Hein. „Samuti on väga oluline kiire finantsaruandlus – me suudame tänu oma raamatupidamispõhimõtetele ja NAV-ile lõpetada tütarettevõtete eelmise kuu aruanded hiljemalt viie tööpäeva jooksul ning kontserni konsolideeritud juhtimisaruanded seitsme tööpäeva jooksul pärast aruandeperioodi lõppu."

Väga oluliseks peab Hein ka head integreeritust MS Exceliga, mis on NAV-i viimases versioonis veelgi suurema hüppe teinud. Integreeritust ning Excelis tehtavaid analüüse ning tulemuslikkust ei tasu kindlasti alahinnata - kui ehitada oma süsteemid üles õigete kontrollmeetoditega, saab Excelist võimas tugi äriprotsessidele.

EfTEN Capital on aastate jooksul läbi teinud kaks versioonivahetusega seotud juurutusprotsessi. Kui 2005. aastal otsustati uues versioonis teha vaid ettevõttele olulised arendused ning andmebaas luua tühjalt lehelt ehk üle tuua vaid algsaldod, siis viimase, äsja lõppenud juurutuse käigus peeti oluliseks finantsandmete ajaloo säilimist. Selline otsus tähendas küll suuremat ajakulu ning tehnilist keerukust, kuid samas ka suuremat kasutamismugavust. Lisaks on nüüd ka juhtimiseks vajalik info ühes kompaktses baasis.

„Viimase juurutuse edukus seisnes kolmes olulises asjaolus: hea planeerimine, hea koostöö meie ning BCS Itera vahel ning väga tugev arendustiim. Olen kokkuvõttes väga rahul tehtud tööga: panime juunis nädalate kaupa plaani paika ja uuele versioonile üleminek oli plaanitud septembri viimasele nädalale – ning täpselt nii ka juhtus, päevapealt. Sellise tulemuse eeldus saab aga olla ainult hea meeskonnatöö arendaja ja kliendi vahel,"  nentis Hein.

Tihti juhtub aga nii, et kaks poolt ei tee koostööd, vaid võitlevad, vaidlevad ja viivitavad. "Kogu meeskond peab plaani austama ning kõik osapooled peavad andma oma panuse,“ räägib Hein. Ühe aspektina, mis arendusprotsessi takistas, toob ta välja NAV-i kasutamise jooksul tehtud ajalooliste arenduste kehva kaardistuse. Õnneks oli selliseid arendusi siiski vähe ning need ei seganud ajalist plaani, kuid kindlasti soovitab Hein ka ise tarkvara kasutajana „arendusraamatut“ pidada. Tarkvara arendajal on küll võimalik ka oma süsteemist teatud andmeid kätte saada, kuid sellest ei pruugi piisata juurutusprotsessi planeerimiseks.

Uue versiooni trumbid: tarkvara sidusus Exceliga ning mugavam otsingumootor

Heina sõnul on sellel tarkvaral kindlasti rohkem võimalusi kui ettevõte praegu ära kasutab. „Arvan, et kõik funktsioonid ei ole alati vajalikud – eelkõige on oluline, et tarkvara kasutatakse viisil, mis annab võimalikult kiiresti õige ja hea tulemuse. Raamatupidaja töökohal on kindlasti üks olulisemaid funktsioone müügipoole laitmatu ja efektiivne toimimine alates arvete genereerimisest kliendile kuni nende laekumiseni. Meie müügiarved genereeritakse koostöös SalesLogix kliendihaldusprogrammiga automaatselt ning saadetakse automaatselt klientide e-mailile.  Laekumisi on võimalik pangafailidest importida ning ka debitoorse võlgnevuse jälgimine on uues versioonis üles ehitatud võimalikult kasutajasõbralikul," tõi Hein välja.

Ta lisab, et EfTENi jaoks on hädavajalik ka konsolideeritud aruandluse kiire ja mugav genereerimine. Tänaseks on EfTEN Kinnisvarafondi kontsernis 18 ettevõtet, mille aruandeid konsolideeritakse ainult ühe nupulevajutusega. Grupisiseseid elimineerimisi tehakse hetkel küll käsitsi, kuid seda osa tööst peab ettevõte õige tulemuse saamiseks oluliseks ise detailsemalt teha.

„Arendame tarkvara ja sellega kaasnevaid süsteeme vastavalt oma kasvavatele vajadustele. Näiteks on nüüd debitoorse võlgnevuse info jälgitav reaalajas Exceli failis, mille oleme serverisse salvestanud ning selle põhjal Pivot Table’i koos Conditional Formatiga üles ehitanud. Nii paistavad pikemad võlgnevused paremini silma. Seda tabelit jälgivad omakorda meie haldurid ning uue süsteemi kasutusele võtmisega langes ära vajadus raamatupidajatelt eraldi debitoorse võlgnevuse väljatrükke paluda. Seega on nii sidusus Exceliga kui ka odavamad, osalise kasutusvõimalusega kasutuslitsentsid meie halduritele uue versiooni üks muljetavaldavamaid võimalusi,“ kõneleb Hein.

Eraldi tasub tema sõnul välja tuua ka uue versiooni väga mugav otsingumootor koos personaalsete filtreerimisvõimalustega ning enda jaoks olulise info esiplaanil esitamise võimalused. Sisuliselt on igal kasutajal võimalik seadistada individuaalselt endale sobiv töökeskkond, kus kogu igapäevaselt vajalik info on programmi avades kohe ees, et ei peaks eri moodulite vahel valima või meeles pidama aruannete täpseid asukohti. Nagu kasvab ja areneb ettevõte, muutuvad ka IT-lahendused. Kui isegi hetkel tundub, et EfTENi tarkvaralahendused katavad firma vajadused, ei saa välistada ka uute juurutuste tegemist tulevikus. „Praegu aga keskendume pigem kliendihaldustarkvara arendustele, et ka seal kliendilepingute infot rohkem automatiseerida, pakkuda äriprotsessidele suuremat tuge ning arendada riskisüsteeme,“ ütleb Hein.

----MIS ON MIS?

EfTEN Capital AS on 2008. aastal asutatud varavalitsemise ettevõte,mis tegeleb ärikinnisvara- ja investeerimisfondide valitsemisega.Lisaks pakub EfTEN Capital AS eraportfellide valitsemise teenust. EfTEN Capital AS valitseb täna EfTEN Kinnisvarafond AS-i, Balti Kinnisvaraportfell AS-i ning ka eraportfelle ehk kokku 238 000 m2 äripindasid 44 ärihoones, kus asub keskmiselt 315 üürnikku. Olulisima fondi, EfTEN Kinnisvarafond AS-ibilansimaht oli 31.12.2013 seisuga 167 miljonit eurot ning ettevõtte 2013. aasta käibeks oli 10,2 miljonit eurot.

Autor: Gerli Ramler, Tuuli Seinberg