Parim praktika arvestuses ja finantsjuhtimises

Hele Hammer annab ülevaate arvestuse ja finantsjuhtimise parimast praktikast
Hele Hammer annab ülevaate arvestuse ja finantsjuhtimise parimast praktikast

Finantsjuht ja pearaamatupidaja teevad laias laastus kahte sorti tööd. Esiteks aitavad nad ettevõttel oma tegevuse üle arvestust pidada ja teiseks aitavad nad ettevõtte väärtust kasvatada.

See artikkel keskendub rohkem esimesele – ehk kuidas oleks kõige parem arvestusega seonduvaid tegevusi korraldada. Selge on see, et kui igapäevane tegevus on võimalikult efektiivselt korraldatud, jääb rohkem aega tegeliku väärtuse loomiseks ehk juhtimisotsustele toe pakkumiseks.

Mujal maailmas on juba aastaid uuritud, milline on parim praktika finantsosakonna töö korraldamisel. 2018. aasta kevadel tegime esimese sellise uuringu läbi ka Eesti ettevõtete hulgas. Artiklis anname ülevaate uuringu taustast ja esimese valdkonna – finantsosakonna üldise töökorralduse – tulemustest.

Robotid tulevad? Maailma parima praktika uuringud

Maailma juhtivad konsultatsioonifirmad on finantsjuhtimise parimaid tavasid uurinud aastakümneid. Tuntumad on PWC ja Hacketti uuringud, aga neid teevad ka Ernst & Young, Deloitte, FERF ja mitmed teised. Kui PWC iga-aastases uuringus osaleb umbes 500 finantsjuhti, siis Hacketti omas lausa üle 5300.

Enamik uuringuid võrdleb seda, kuidas lahendavad samu arvestusala ülesandeid keskmised ettevõtted võrreldes parimate ettevõtetega. Näiteks kui kiiresti saavad aruandeperioodi aruanded kokku parimad ja kui kiiresti keskmised ettevõtted. Või kui mitu ostuarvet suudab üks raamatupidaja käsitleda parimas ettevõttes ja kui mitu keskmises.

Raamatupidamine on üks neid valdkondi, kus suur andmemaht ja rutiinsete tegevuste kordumine loovad suurepärase võimaluse automatiseerimiseks. Kindlasti sõltub vahe parimate ja keskmiste vahel sellest, milline on protsesside automatiseerimise määr ettevõttes. Nii korduvad rahanduse ja raamatupidamise alastes artiklites üha enam märksõnad pilvetehnoloogia, tehisintellekt ja robotite kasutamine protsesside automatiseerimisel.

Neli valdkonda, kus parimad „keskmikest” märgatavalt erinevad

Eespool nimetatud uuringutes on leitud, et mõnes arvestustegevuse valdkonnas on erinevus keskmiste ja parimate vahel tunduvalt suurem kui teistes (vaata joonist 1). Potentsiaali tegevusi parendada on nii raiskamise vähendamise kui ka automatiseerimise abil. Raiskamise all on mõeldud lean-teooria kohaseid väärtust mitteloovaid tegevusi, nt ootamist protsessi eri lülide vahel. Raiskamise vähendamise ja automatiseerimise abil on võimalik mitmeid finantsosakonna toimetusi teha 30–50% efektiivsemalt.

Potentsiaalne võit on mõnes tegevusvaldkonnas tunduvalt suurem kui teistes. Näiteks juhtimisaruandluse korraldamist saaksid keskmised ettevõtted teha 45% efektiivsemalt, kui nad järgiksid parimate ettevõtete kogemusi. Näiteks siseauditi parima praktika jälgimine annaks aga vaid 8% aja kokkuhoidu.

Ettevõtted, kes soovivad oma finantsosakonna protsesse üle vaadata, võiksid keskenduda just suurima potentsiaalse võiduga valdkondadele.

Eesti uuringu jaoks valisime välja neli valdkonda:

1) üldine finantsosakonna töö korraldus,

2) müügiarvete protsess,

3) ostuarvete protsess,

4) aruandlus.

Kuidas kodule lähemal asjad on? Eesti ettevõtete uuring

2018. aasta aprillis uurisime koostöös TalTechi, EBS-i ja Äripäevaga Eesti ettevõtete kogemusi arvestuses ja finantsjuhtimises. Vastuseid laekus üle 300, nii et mõningaid järeldusi saab teha. Ankeedis küsisime vastaja hinnangut selle valdkonna olukorrale ja plaanidele tema ettevõttes, mitte täpselt mõõdetavaid fakte. Peamine eesmärk oli teadvustada parima praktika teemat üldisemalt ja aidata kaasa selle levikule Eesti ettevõtete seas.

Kirjeldasime igas valdkonnas selle valdkonna parimaid praktikaid ja esitasime iga valdkonna kohta kolm küsimust. Esiteks, kuidas hindab vastaja oma ettevõtte hetkeolukorda selles valdkonnas kümne palli skaalal. Teiseks, mis tasemele soovib ettevõte selles valdkonnas liikuda, jällegi kümne palli skaalal. Kui näiteks hetkeolukord on 5 ja ettevõte on sellega rahul, siis palusime ka soovitud tasemeks märkida 5. Kolmandaks küsisime, mis takistab soovitud tasemele jõudmist. Selleks andsime ette vastusevariandid, aga jätsime vastajale võimaluse ka neist erinev vabavastus kirja panna.

Parim praktika üldises finantsosakonna töö korralduses

Esimene uuritav valdkond oli üldine finantsosakonna töö korraldus. Kuid lisaks nendele on mitmeid praktikaid, mida jälgida tasub. Uuringus tõime neist välja viis.

Parim praktika finantsosakonna üldises töökorralduses:

1.Finantsosakonna kulu on väiksem kui 1% käibest

2.Kuu aruandlus „suletakse” hiljemalt järgmise kuu 5. kuupäevaks

3.Pearaamatu kannetest on paranduskandeid vähem kui 1%

4.Sularahaga ei arveldata

5.Vähemalt kaks korda aastas toimuvad arenguseminarid

1. Finantsosakonna kulutaseme hoidmine alla 1% käibest

Finantsosakonna kulu hulka tuleb arvestada osakonna töötajate palgafond, sisseostetud teenused, osakonna kontorikulud, rahanduse ja raamatupidamisega seotud IT-kulud (finantstarkvara ja ärianalüütika litsentsid, arvutid) ning muud jooksvad kulud.

Uuringu kohaselt on parimate ettevõtete finantsosakonna kulu väiksem kui 1% käibest. Kulutase sõltub tegelikkuses ettevõtte suurusest, keerukusest ja tegevusvaldkonnast. Mida suurem on ettevõte, seda enam mängib kaasa mastaabiefekt. Oluline on ka organisatsiooni keerukus – ühe asukoha ja juriidilise kehaga ettevõtte rahaasju on väga palju lihtsam korraldada kui näiteks 10 riigis 80 erinevast ettevõttest koosneva kontserni omasid, isegi kui esimese käive on suurem. Kolmandaks sõltub finantsosakonna kulukus ka ettevõtte tegevusvaldkonnast. PWC on toonud välja järgmised kulutasemed tööstusharude kaupa (joonis 2):

Graafikult on näha, et näiteks kaubandusvaldkonnas on keskmise ettevõtte finantsosakonna kulu 0,34%, parimatel aga vaid 0,22%. Ent näiteks tootmisettevõttes on keskmiste kulu 1,15% käibest ja parimatel 0,68%. Ka tootmisettevõtte ja tootmisettevõtte vahel on vahe, seega ideaalis võiks end võrrelda just oma valdkonna ettevõtetega. Kahjuks pole need andmed aga tihtipeale kättesaadavad ja nii tuleb leppida küllalt umbkaudse rusikareegliga: hoia oma finantsosakonna kulusid alla 1% käibest.

Finantsosakonna kulusid on võimalik kokku hoida peamiselt moodsa tehnoloogia juurutamise ja rutiinse töö automatiseerimise abil. Alati leidub ka võimalusi, kuidas olemasolevat võimsust paremini kasutada ning inimeste ja muude ressursside tootlikkust suurendada.

2. Kuu sulgemine hiljemalt järgmise kuu 5. kuupäevaks

Aruandeperioodi kiire lõpetamine on ettevõtte jaoks oluline mitmel põhjusel. Esiteks, kui eelmise kuu tulemused saab kokku viie ja mitte 15 päevaga, tähendab see seda, et kõigil sellega seonduvatel töötajatel on kümme lisapäeva, et tegeleda millegi muuga. Näiteks andmete analüüsi ja nende põhjal heade juhtimisotsuste tegemisega. Või parendusprojektide loomise ja elluviimisega. Teiseks, mida kiiremini saavad juhid ülevaate kuu tulemustest, seda kiiremini saavad nad neile reageerida ja vajadusel muudatusi teha.

Kuu kiirema sulgemise kohta on kirjutatud mitmeid artikleid ja isegi terveid raamatuid. Neist tuntuim on Steven Braggi 2009. aasta „Fast Close”. Loetleme siin tegevused, mis võimaldavad kuu kiiremini sulgeda:

•mitmed igakuised toimingud (nt kuupalgaliste palgaarvestus ja amortisatsiooni arvestus) tehakse võimalusel juba jooksva kuu lõpus;

•igakuised müügiarved väljastatakse mitte järgmise kuu alguses, vaid jooksva kuu lõpus, kergendades nii ka klientide perioodi sulgemist;

•julgetakse toetuda olulisuse printsiibile (ei pea ootama iga viimast kui kuluarvet);

•kasutatakse ostutellimuste pealt kulude arvestamist või kulude provisjoneerimist.

3. Pearaamatu kannetest on paranduskandeid vähem kui 1%

Kui ostu- või müügireskontros tehakse vigu (nt kulud kanti valele kontole), tuleb pearaamatus teha paranduskandeid. Mida vähem selliseid paranduskandeid tehakse, seda vähem aega kulub vigade kõrvaldamisele ja seega jääb rohkem aega kõrgemat väärtust loovatele tegevustele (analüüs, igapäevatöö tõhustamine, juhtimisele toe pakkumine jms).

4. Sularahaga ei arveldata

Parima praktikaga ettevõtetes ei arveldata sularahaga. Hankijatele tasutakse pangaülekandega, nii nagu tasuvad pangaülekannetega või pangakaardi abil müügiarvete eest kliendid. Töötajate palk kantakse nende pangakontodele. Ettevõtte kulutused tehakse ettevõtte panga- ja krediitkaardiga.

Ainult virtuaalse rahaga arveldamine suurendab rahaga seotud toimingute läbipaistvust, on kiirem ja vähem veaohtlik. See võimaldab automatiseerimist, mis omakorda hoiab kokku aega ja kulusid. Lisaks on nii ka turvalisem, kuna iga tegevus logitakse automaatselt.

5. Vähemalt kaks korda aastas toimuvad arenguseminarid

Viimane, aga eelmistest mitte vähem oluline punkt üldises osakonnatöö korralduses on n-ö pehmed väärtused. Parimad finants- ja raamatupidamisosakonnad korraldavad igas poolaastas või kvartalis meeskonnasisese seminari, mis kestab terve päeva või kaks. Eesmärk on kasutada seda aega koolituseks ja töötubadeks, saavutatud tulemuste läbivaatuseks ja uute sihtide seadmiseks.

Ürituse suurim kasu on see, et kõik meeskonna liikmed on teadlikud üksteise tegemistest ja eesmärkidest ning seega tihedamalt kaasatud kogu meeskonna suurema eesmärgi saavutamisse.

Samuti ei tohi unustada, et osakonna töö edu ei sõltu ainult töötajate erialastest oskustest, vaid väga suurel määral juhtimisoskustest. Uuenduste elluviimisel tuleb vallata projektijuhtimise kunsti ja muutuste juhtimisel head suhtlusoskust. Paljud head ideed on jäänud ellu viimata just muutuste juhtimise oskuse puudumise tõttu.

Eesti ettevõtete tase üldises finantsosakonna töö korralduses

Palusime ettevõtetel hinnata oma ettevõtte taset finantsosakonna töö korralduse valdkonnas ülalkirjeldatud viie alampunkti valguses. Skaalal 1–10 märgiti kõigepealt oma ettevõtte hetkeolukord ja samal skaalal ka oma ettevõtte soovitud olukord.

Tulemusi kirjeldab joonis 3.

Nagu jooniselt 3 näha, hindasid finantsistid hetkeolukorda selles valdkonnas 10 palli skaalal keskmiselt 5,7 palliga. Soovitud olukorraks märgiti keskmiselt 8,2 palli. Järgmisena uurisime seda, mis takistab soovitud tasemele jõuda. Takistuste loetelu on esitatud joonisel 4.

Nagu näha jooniselt 4, on tervelt 152 ettevõtet rõõmustaval kombel vastanud, et miski ei takista ja nad juba tegelevad sellega. 75 vastajat on öelnud, et neil pole aega olnud sellega tegeleda. Neile võiks soovitada esmajärjekorras tegeleda aruandeperioodi sulgemise kiirendamisega, kuna see vabastab omakorda aega järgmisteks parendusprojektideks. 47 vastajat on öelnud, et muutuste läbiviimiseks pole raha.

Ligi poolsada (47) vastajat on öelnud, et neil puudub vajalik teave. Nii täitiski uuring vähemalt esmase teavituse kandja rolli – loodetavasti tekib neil vastanutel nüüd soov ja tahtmine nende teemade kohta juurde uurida. 43 ettevõtet arvab, et neid praktikaid pole nende ettevõttes vaja. Lisaks on 8 vastust, mida saab kodeerida ühiselt kui „me oleme liiga erilised“. Põhjalikumalt süvenemata ei saa neid vastuseid kindlasti hukka mõista – vastanutel võib ka täiesti õigus olla. Kui ettevõte on näiteks idufirma faasis või lihtsalt väike, siis polegi mitmed nimetatud praktikatest üldse relevantsed.

Kokkuvõtteks

Maailma parimad ettevõtted korraldavad finantsosakonna tööd tunduvalt paremini kui keskmised ettevõtted. Vahe tuleneb suuresti automatiseerimise määrast – parimad on seda teinud rohkem kui keskmised.

Kuna tehnoloogia on aina kättesaadavam nii rakenduste mitmekesisuse kui ka nende hinna languse mõttes, siis on kõigil ettevõtetel üha kasulikum end parimate kogemustega kurssi viia. Päris mitmeid neist saab ka „koduõuel” edukalt rakendada.

Artiklis käsitlesime sügavuti finantsosakonna parimate praktikate esimest valdkonda – finantsosakonna üldist töökorraldust. Vast kasulikem mõte on siin see, et aruandeperioodi sulgemise kiirendamine vabastab finantsosakonna töötajate aega, et nad saaksid ette võtta ka järgmised automatiseerimised või muud uuendused.

Lisalugemist

• „Deloitte Insight report: The robots are coming,” Deloitte, 2015.

• „Finance Effectiveness Benchmark Report 2017: How finance functions are transforming to drive business results,” PricewaterhouseCoopers, 2017.

• „Benchmarking: How Can Finance Leaders Measure Success,” Financial Executives Research Foundation, 2017.

• „Raising the World-Class Bar in Finance Through Digital Transformation,” The Hackett Group, 2016.

• S. M. Bragg, Fast Close: A Guide to Closing the Books Quickly, Wiley, 2009.

Osale arutelus

  • Hele Hammer, PhD, EBS-i rahanduse õppejõud, Telema juhataja

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Parima juhtimisaruandluse ja automatiseeritud raamatupidamisega majandustarkvara Suno365

Columbus Eesti on toonud turule uue täisfunktsionaalse majandustarkvara Suno365. Tegu on pilvepõhise ja kuutasulise majandustarkvaraga (ERP) ettevõtetele, kes hindavad kaasaegseid lahendusi taskukohaste kuludega.

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Valdkonna tööpakkumised

PricewaterhouseCoopers otsib RAAMATUPIDAJAT

PricewaterhouseCoopers AS

04. veebruar 2019

Uudised

Tööriistad