Hakkame aastat lõpetama: olulised inventeerimistegevused

Vandeaudiitor Laile Kaasik annab ülevaate inventeerimistegevustest
Vandeaudiitor Laile Kaasik annab ülevaate inventeerimistegevustest

Kalendriaasta peatselt saabuva lõpuga jõuab enamiku Eesti ettevõtete ja raamatupidajate jaoks lõpule ka majandusaasta. Aastaaruande sujuva koostamise eesmärgil on juba praegu aeg hakata aastast kokkuvõtteid tegema ja paljud ettevõtted ongi juba alustanud inventeerimisega.

Välja on kujunenud üldine arvamus, et inventuure tehakse üksnes ettevõtetes, kellel on palju varusid. Ent peale varude inventuuri tuleb teha ka kõigi põhivaragruppide (sh lõpetamata ehituste), sularaha, väikevahendite, samuti nõuete ja kohustiste inventuur.

Mis on inventeerimine ja miks seda vaja on

Raamatupidamise aastaaruande koostamise üldpõhimõtetes on kirjas, et raamatupidamise aruannetes kajastatavad varad ja kohustised peavad vastama raamatupidamise seaduse (RPS) § s 3 defineeritud mõistetele ning ülevaade raamatupidamiskohustuslase varadest ja kohustistest aruandekuupäeva seisuga antakse raamatupidamiskohustuslase bilansis.

RPS § 15 lg 3 täpsustab, et raamatupidamise aastaaruande koostamise aluseks on raamatupidamisregistrites kirjendatud majandusaasta majandustehingud ja reguleerimiskanded. Aastaaruande koostamiseks inventeeritakse raamatupidamiskohustuslase varade ja kohustiste saldod ning hinnatakse registrites kajastatud varade ja kohustiste väärtuse vastavust sätestatud arvestuspõhimõtetele.

Seega ongi inventeerimise eesmärk täpsustada jooksvat raamatupidamisarvestust ja saada täiendavat informatsiooni raamatupidamisarvestuse õigsuse kohta. Inventuurid aitavad välja selgitada loomuliku kao, võimalikud arvestusvead ja vargused ning kajastamata kohustised.

Kuigi ei RPS ega ka aastaarune koostamise üldpõhimõtted ei täpsusta inventeerimise reegleid, on arusaadav vägagi konkreetne kohustus vähemalt üks kord aastas teha kõigi oluliste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Nagu öeldud, on varude ja põhivara inventuuri kohustus ja reeglid enamasti teada. Seepärast võtame siin tähelepanu alla muude varade ja kohustiste inventeerimise.

Inventeerimine ja hindamine

Aastainventuur korraldatakse aruandeaasta lõpu seisuga. Aastainventuuri läbiviimist tõendav dokumentatsioon on saldoteatised, inventuurinimekirjad või muud dokumendid, mis kinnitavad nõude kajastamise korrektsust. See dokumentatsioon säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsioon RPS-is sätestatud korras. (RPS § 12 lg 1: raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.)

Pangakontode kontrollimisel:

• võrreldakse pidevalt pangaväljavõtte ja pangakontode saldode vastavust; kontrollimine vormistatakse pangaväljavõttel digitaalallkirjaga;

• üks kord aastas saadetakse kõikidele finantsinstitutsioonidele, kellega ettevõttel on aruandeaasta jooksul toimunud rahalisi arveldusi, saldojääkide kinnitamiseks kiri.

Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel tehakse:

• nõuete (ettemakstud tulevaste perioodide kulud) periodiseerimine tekkepõhisuse printsiipi arvestades;

• nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajaduse korral allahindluse kajastamine;

• nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

• saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega, vajaduse korral paranduste sisseviimine raamatupidamisregistrites õiendite alusel.

Nõuete inventuuri tulemus vormistatakse aktina, mille allkirjastab peale nõuete inventuuri läbiviija ka pearaamatupidaja.

Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse:

• kohustiste (ette saadud tulevaste perioodide tulu) periodiseerimine, arvestades tekkepõhist printsiipi;

• välisvaluutas fikseeritud kohustiste (v.a ettemaksete) ümberhindlus aruandekuupäeval kehtiva Euroopa Keskpanga vahetuskursi alusel;

• kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

• maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega;

• saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

• potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

Enamik kohustisi tulenevad juriidilistest kokkulepetest (nn juriidilised kohustised). Teatud juhtudel võivad kohustised tuleneda ka ettevõtte eeldatavast äripraktikast ning soovist säilitada oma klientide, töötajate, võlausaldajate ja teiste äripartneritega häid ärisuhteid (nn faktilised kohustised). Inventuur peaks välja selgitama, kas ettevõttel on ka selliseid kohustisi.

Saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksuste omavaheliste saldode võrdlemisel:

• saldoandmiku esitamise järel võrreldakse saldoandmike infosüsteemis saldosid ja ridu vastavate päringutega;

• erinevuste korral selgitatakse nende põhjused ning vajadusel tehakse saldoandmikus parandused.

Kõigi oluliste saldode kohta saadetakse deebitoridele ja kreeditoridele saldokinnituskirjad. Aasta lõpu seisuga tuleb teha nõuete ja kohustiste analüütiliste nimekirjade inventuur, mille käigus saadetakse kõigi oluliste saldode kohta deebitoridele ja kreeditoridele saldokinnituskirjad (saldoteatised). Kui on mõni tulemuslikum inventuuri teostamise viis või tegemist on ebaoluliste summadega, siis ei ole saldoteatise saatmine kohustuslik.

Kui tehakse audit, siis võib vandeaudiitor paluda, et auditeeritav ettevõte saadaks välja saldokinnitused. Oluline on ära märkida, et saldokinnituste protseduuri kasutamisel oma töös peab audiitor säilitama kontrolli saldokinnituse üle. See tähendab, et audiitor määrab kindlaks, millised saldod tuleb kinnitada, vastavad saldokinnitused saadetakse välja audiitori kontrolli all (näiteks lisatakse audiitor saldokinnituste väljasaatmisel e-kirja koopia saajaks) ja vastused laekuvad otse audiitorile.

Saldokinnituskiri ehk saldoteatis

Oma olemuselt on saldokinnituskiri ehk saldoteatis ehk saldoküsitlus kinnitus-järelepärimine. Saldokinnituskirjaks nimetatakse sellist dokumenti, mis edastatakse isikule, kelle vastu omatakse mingisugust materiaalset või immateriaalset nõuet või kohustist, eesmärgiga saada kinnitus samas väärtuses nõude või kohustise olemasolu kohta.

Saldokinnituskiri tuleks vormistada positiivse kinnituse taotluse vormis, et kinnitav osapool vastaks, kas ta nõustub või ei nõustu taotluses sisalduva informatsiooniga, ja vajaduse korral esitaks taotletud lisateavet. Selline positiivne saatmis- ja vastamisviis tagab väiksema pettuse tekitamise võimaluse.

Saldokinnituskiri peab sisaldama vähemalt järgmist informatsiooni:

• saatja andmed (sh kontaktisiku andmed);

• saatmise kuupäev;

• saaja andmed;

• vastuse saatmise hiliseim hetk;

• vastuse saatmise koht (e-post, postiaadress vms);

• kohustiste või nõuete väärtus;

• pädeva kinnitaja nimi, roll (amet) ja allkiri.

Olenevalt asjaoludest võib saldoteatis olla üles ehitatud erineva detailsusega (sisaldades näiteks ka tehingute mahtu, seonduvaid garantiisid ja tagatisi, tähtaegu jms).

Välja saadetud saldokinnituskirja koopia tuleb kindlasti jätta ka ettevõtte raamatupidamisse, et vajaduse korral tõendada nii selle väljasaatmist kui ka selles sisalduvaid andmeid.

Saatmisel tuleb saldokinnituskirjas näidata nõuete nominaalsummad, millest ei ole maha arvutatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi. Bilansiväliste trahvi- ja viivisenõuete olemasolu korral näidatakse ka need.

Vastamiseks tuleb anda piisavalt aega. See sõltub paljudest asjaoludest, nagu vastusinfo töötlemise aeg, vastamisperioodi langevad riigipühad ja puhkused, vastaja geograafiline asukoht jne.

Saabunud vastuseid võrreldakse raamatupidamise andmetega. Erinevuste korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni erinevuste likvideerimiseni. Kui taotlusele ei ole mõistliku aja jooksul vastust saadud, võib saata täiendava kinnitustaotluse.

Iga vastamatajätmise korral peab tegema alternatiivsed protseduurid, et hankida usaldusväärset infot kinnitatava saldo õiguse kohta. Üldjuhul on need aga keerukamad ja ajamahukamad.

Näited alternatiivsete protseduuride kohta, mida võib läbi viia:

• ostjatelt laekumata arvete saldode korral – spetsiifiliste järgnevate rahalaekumiste, veodokumentide ja perioodi lõpu lähedaste müükide ülevaatamine;

• hankijate tasumata arvete saldode korral – järgnevate raha väljamaksete või kolmandatelt isikutelt saadud kirjade ja muude dokumentide, näiteks saadud kaupade saatelehtede ja arvete, ülevaatamine, hankijate tasumata arvete kajastamise ülevaatamine vastavalt kokkulepitud tarnetingimustele (tarneklauslitele);

Nõuete ja kohustiste inventeerimiseks saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksuste vahel ei saadeta kirjalikke kinnituskirju, vaid vahetatakse saldode ja käivete informatsiooni e-posti teel. Sealhulgas ei pea teostama nõuete ja kohustiste kinnitusi kõikide osapooltega, vaid see jääb pearaamatupidaja otsustada.

Varade ja kohustiste inventeerimise kvaliteet sõltub nii inventuuri korralikust ettevalmistusest kui ka korrektsest läbiviimisest. Kuna iga ettevõte on varade ja kohustiste poolest erinev, siis tuleb inventeerimise põhimõtted kirjeldada sisedokumentides.

Tihtipeale on just saldode kinnitamine välja toonud tõsiasja, et mõni arve on ettevõttes kellegi lauasahtlisse pidama jäänud ning ettevõte on oma majandusseisu tahtmatult valesti kajastanud ja kohustused tehingupartneri ees täitmata jätnud. Või vastupidi, et ettevõtte saadaolevad arved on mingil põhjusel ostjate tasumata arvete nimekirjast välja jäänud. Kui ei kontrolli ega küsi, jääkski raha tõenäoliselt saamata.

Kvaliteetselt tehtud varade ja kohustiste saldode inventuur tagab kõigile ettevõtte üksuste juhtidele kindlustunde, et finantsaruanded ning programmis sisalduv informatsioon varade ja kohustiste kohta on õige.

Osale arutelus

  • Laile Kaasik, vandeaudiitor

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Merit Aktiva

Merit Aktiva on lihtne ja mugav pilvepõhine raamatupidamisprogramm, mis sobib nii proffidele kui algajatele. Uued kaasaegsed võimalused ja paljude tegevuste automatiseerimine hoiavad kokku aega ning teevad töö lihtsaks.

Valdkonna tööpakkumised

PricewaterhouseCoopers otsib RAAMATUPIDAJAT

PricewaterhouseCoopers AS

04. veebruar 2019

Uudised

Tööriistad