Majandustarkvara tähendus, valik ja uuendamisvajadus

Majandusajakirjanik Villu Zirnask annab nõu majandustarkvara kohta
Majandusajakirjanik Villu Zirnask annab nõu majandustarkvara kohta

Enamiku väikeettevõtjate jaoks tähendab majandustarkvara eelkõige raamatupidamisprogrammi. Tegelikult on mõiste palju laiem, kuid enamasti on selle keskmes tõesti raamatupidamisprogramm, millele on lisatud erinevaid mooduleid, et rajada infosüsteem, mis toetaks ettevõtte äriprotsesse ja hõlmaks infot võimalikult täielikult.

Majandustarkvara on rakendus, programm või süsteem, mida kasutatakse organisatsiooni majandustegevuse korraldamiseks. Olenevalt lähenemisnurgast ja fookusest võidakse majandustarkvara puhul rääkida tootmisressursside planeerimise tarkvarast (MRP), kliendisuhete juhtimise tarkvarast (CRM) või inimkapitali juhtimise tarkvarast (HRM). Kõigi ettevõttes kasutusel olevate infosüsteemide lõimimine annab kokku ettevõtte ressursside planeerimise tarkvara (ERP). Raamatupidamise tarkvara võib olla vaid väike osa ERP-st.

Majandustarkvara pakkujad

Majandustarkvara tootjaid ja müüjaid on maailmas tuhandeid, kuid päris suur osa käibest ja kasumist koguneb käputäie tarkvaraarendajate kätte. Neist suurimad on SAP ja Oracle. Nõustamisfirma Panorama Consulting asetab SAP-i ja Oracle’iga ühte liigasse veel Microsofti, kelle programm Dynamics on samuti üleilmse levikuga majandustarkvara, ja värske lisandusena Ühendriikide ettevõtte Infori.

SAP ja Oracle sihtisid esialgu suurettevõtteid, kuid nüüd püüavad kanda kinnitada ka keskmiste ja väikeettevõtete turul. Microsoft Dynamicsi peamine turg oli algselt väikeettevõtete oma (st alla 250 töötajaga), kuid nüüdseks on tugevdanud positsiooni ka keskmiste ja suurte ettevõtete turul.

Teise liigasse, mille mõned esindajad on viimastel aastatel esimesele liigale jõudsalt lähemale liikunud, paneb Panoroma Consulting sellised tarkvaratootjad nagu Epicor, Sage, NetSuite, SYSPRO, HansaWorld ja veel paarkümmend. Teise liiga tegijatele on tuuleks tiibadesse olnud üldine infotehnoloogiline areng, eriti pilvepõhiste tarkvaralahenduste võidukäik, mille arendamisel on nad tihti esimese liiga tarkvaratootjatest kiiremad olnud. Varasem suundumus, et üha suurem osa majandustarkvara turust koondub väiksema tootjaskonna kätte, ei ole seetõttu enam endise jõuga. Pilvelahenduste puhul on majandustarkvara arendamist, uuendamist, kasutajate koolitamist ja nõustamist võimalik korraldada kiiremini ja väiksemate kuludega kui n-ö tavalise tarkvara puhul. Asjade interneti, suurandmete, tehisintellekti jms arengute tõttu võib olukord, kus liidrite turupositsioon pole liiga kindel, edaspidigi jätkuda.

Majandustarkvara turu mitmekesisena püsimist toetab ka see, et kohalikke väike- ja keskmiste ettevõtete turgusid peavad rahvusvahelised firmad tihti liiga väikeseks. Nende soov ja võime pakkuda näiteks Eesti erisustega ja eestikeelsete kasutajatega arvestavaid lahendusi on piiratud.

Esmase ülevaate, millist majandustarkvara ühe või teise riigi turul pakutakse ja kasutatakse, saab hõlpsasti andmevahetust eeldavate teenuste – e-dokumentide vahetus (EDI) ja e-arved – pakkujatelt. Ajaga kaasas käivad majandustarkvarad ühilduvad vähemalt mõne selliste teenuste pakkuja infosüsteemidega ning on ära märgitud nende partnerite nimekirjas.

2017. aastal Tartu Ülikoolis kaitstud Gaida Mändmetsa magistritöö „Eesti kaubandusettevõtete vajadused majandustarkvarale” raames läbi viidud küsitlusest selgus, et Eesti kaubandusettevõtete seas on kõige populaarsem tarkvara Noom, mida kasutas 23% vastanutest. Seda tarkvara kasutavad peamiselt jaekaubandusettevõtted, kus töötajate arv on 10–49 ning nende 2016. aasta müügikäive oli vahemikus 300 000 kuni 500 000 eurot. Enamik neist ettevõtetest ei olnud viimase viie aasta jooksul majandustarkvara vahetanud ega plaaninud ka selle uuendamist.

Mändmetsa küsitlusest selgus, et kaubandusettevõtete juhid hindavad kõrgelt ka majandustarkvara Microsoft Dynamic NAV, mida kasutas 13% vastanutest. See majandustarkvara on eelkõige kasutusel keskmise suurusega ettevõtetes (töötajate arv 50–250) ning kõigis neis ettevõtetes töötab palgaline raamatupidaja.

Järgnesid Erply, Eeva, Directo, Buum, CompuCash (kõik selle tarkvara kasutajad tegelesid toitlustusega), MeritAktiva, HansaWorld, Profit, SimplyBooks ja Rapid. Oli ka ettevõtteid, mille ainus majandustarkvara oli Excel.

Millist majandustarkvara valida?

Küsimusele, kas ettevõte vajab majandustarkvara, on enamik ettevõtteid juba vastanud jaatavalt, või on seda teinud neile raamatupidamisteenust osutav firma. Ent paljudes väikestes ettevõtetes kasutatakse majandustarkvara peamiselt raamatupidamiseks, kuigi suurem osa tarkvarasid sisaldab ka teisi mooduleid (vt tabel).

Ettevõtte erinevaid tegevusi – klientide haldamine, tootmine, raamatupidamine jms – katvat majandustarkvara nimetatakse integreeritud majandustarkvaraks.

2015. aastal Tartu ülikoolis kaitstud Jevgeni Kalbini magistritöö „Integreeritud majandustarkvara funktsionaalsuse vajadused Eesti ettevõtetes” raames tehtud küsitlusest selgus, et 63% küsitlusele vastanud 168 ettevõttest soovis võtta integreeritud majandustarkvara kasutusele ja 28% juba kasutasid seda. Integreeritud majandustarkvarast ei olnud huvitatud ainult 9% vastanutest.

„Nad saavad aru, et selline tarkvara lihtsustaks nende tööd, samal ajal on nad arvamusel, et nende ettevõte ei ole piisavalt suur selleks, et võtta selline süsteem kasutusele,” kirjeldas Kalbin üht levinud hoiakut. Tema arvates hindavad väikesed ettevõtted tihti oma vajadusi tegelikust väiksemaks.

Töö raames tehtud intervjuudest selgus, et enamik väikestest ja mikroettevõtetest kasutavad majandustarkvaradest ainult raamatupidamisprogramme, aga peaaegu kõik küsitletud ettevõtted tunnevad puudust ka mingitest muudest funktsioonidest.

Kalbin kirjeldab ebaefektiivsust, mis integreerimata lahenduste kasutamisega kaasneb: „Näiteks on tehtud Excelis töökäskude blanketid töötajate nimede ja kellaaegadega, mis prinditakse välja, täidetakse käsitsi ja antakse töö täitjale. Kui töö valmib, kirjutab töötaja blanketi peale, palju tal kulus aega ja materjale ning muu tööga seotud info ning annab selle üle teisele töötajale, kes väljastab kliendile arve. Arve tegemiseks on vaja info arvutisse käsitsi sisestada, sest algandmed on paberkujul.”

Enamik intervjueeritud ettevõtetest olid rahul oma äriprotsesside haldamisega, kasutades raamatupidamisprogrammi ja enda loodud vahendeid, aga paljud tunnistasid siiski, et need vahendid ei ole piisavalt efektiivsed. Kalbini sõnul märkis enamik ettevõtjatest, et tunnevad puudust infost, mis toimub firmas reaalajas – mitu tellimust on praegu töös, mis on konkreetse tellimuse praegune staatus ja kas seda jõutakse täita tähtaegselt, mis on tänase päeva müük jne.

Samuti selgus küsitlusest, et isegi ühe ja sama suuruse ja tegevusala ettevõtetel võivad olla erinevad vajadused. Kalbini sõnul tähendab see, et peale suuruse ja tegevusala on olemas veel teised tegurid, mis mõjutavad ettevõtete vajadusi tarkvara funktsionaalsuse järele.

Kalbini küsitlus kinnitab nõuannet, mida majandustarkvara valimiseks tavaliselt antakse – tehke põhjalik eeltöö, et valitud saaks sobiv tarkvara ning selle rakendamine sujuks tõrgeteta.

Sobilik ei ole see, et ettevõtte juht teeb majandustarkvara valimise ja rakendamise ülesandeks IT-inimestele ja/või raamatupidajatele põhjendusega, et ühed peavad ju seda hooldama ning teised kasutama. Selline suhtumine viib suure tõenäosusega ebaõnnestumisele, sest majandustarkvara valik on otsus, mille tegemisel tuleb arvesse võtta kõigi ettevõtte üksuste vajadusi. Nii turundus-, tootmis-, personali- kui ka finantsosakond peavad püstitama eesmärgid, mida valitav tarkvara peaks lahendama.

Spetsifikatsiooni koostamine

Enne majandustarkvara või selle täiendavate moodulite hankimist tuleks koostada spetsifikatsioon, mis kirjeldab ülesandeid, mida majandustarkvara peab ettevõttes täitma. Spetsifikatsiooni on palju lihtsam koostada, kui ettevõttes on rakendatud kvaliteedijuhtimise standardid: on loodud äriprotsesside tegevusjuhised, mis määravad tegevuste eesmärgid, vastutajad ja sisu, ning on fikseeritud, millised tõendusdokumendid peavad erinevate tegevuste käigus tekkima ja säilima.

Kuna lõppkasutajad tunnevad töö käiku, on neil sageli ka häid mõtteid, kuidas tööprotsess edaspidi välja näha võiks – milliste tehnoloogiliste ja töökorralduslike mehhanismide abil saaks toiminguid tõhustada.

Näiteks tootmistellimuste õigeaegne planeerimine ja täitmine eeldab, et majandustarkvara suudab detailselt käsitleda seadmete jõudlusi, toodete omadusi, töövahetusi jms. Asjaomased registrid on kohustatud salvestama tehnoloogilist kaarti, pooltoodangu laoseisu jms. Majandustarkvara peab võimaldama välja tuua väikseimad lõiked eri kategooriates, et analüütikud saaksid arvutada tegevuse hindu, tuvastada raha kaotamise kohti, võrrelda erinevaid töölõike jne.

Loomulikult tuleb läbi mõelda ka tehnilised nõudmised: süsteemi kättesaadavus (kas ainult ettevõtte intranetis või ka internetis ehk pilves, ööpäev läbi või piiratud ajavahemikul), kasutajate arv, sidussüsteemide olemasolu ja liidestamise vajadus (milliste ettevõtteväliste andmebaasidega peab majandustarkvara ühilduma), jõudlus tehingute käsitlemisel (näiteks see, kui palju arveid ja mitme päeva jooksul tuleb igas kuus väljastada), turvanõuded (kasutajate õiguste haldus, tehingute autoriseerimise käsitlus, samuti nõudmised andmete säilitamise ja taastamise kohta).

Selleks, et tarkvarapakkujatel oleks pilt veel selgem, on otstarbekas ära märkida olemasoleva lahenduse parimad omadused (et ei tekiks olukorda, kus uuendusega lahenevad küll vanad probleemid, kuid tekib tagasiminek mõnes muus lõigus) ning olemasoleva lahenduse suurimad puudused (et pakkuja saaks keskenduda ettevõtte jaoks tähtsaimale).

Üldiselt nõuab uue tarkvara juurutamine kasutajate koolitamist ja edaspidist kasutajatuge. Määratleda tuleb koolituse ja kasutajateenuse maht ja ulatus, kasutajatoe puhul ka asjaosaliste vastutuse ja kohustuste piirid.

Eesti kogemuse järgi kulub spetsifikatsiooni koostamisele üks kuni kolm kuud, sellega hõivatud inimeste hulk sõltub ettevõtte suurusest. Otstarbekas võib olla tellida see töö ettevõtteväliselt konsultandilt, et oma töötajatel jääks aega ka oma igapäevaseid ülesandeid täita. Kogu tööd konsultandi õlule lükata aga ei saa, sest ettevõtte enda esindajate eemale jäämine võib viia konsultandi omavolini lahenduste väljapakkumisel.

Üldiste parameetrite ning ostuarvestuse osa spetsifikatsioon

Üldised parameetrid

•Mitme firma arvestus ühes andmebaasis

•Konsolideeritud aruandluse koostamine kontode tasemel, tunnuste tasemel

•Kõik seadusega ettenähtud aruanded on nõutavad nii paberil kui ka elektrooniliselt (aastaaruanne, maksude deklaratsioonid, statistikaaruanded)

•Kõiki aruandeid peab saama Excelisse üle kanda

•Dünaamilised maatriksaruanded (üks aruanne, mitme täpsustasandiga)

•Täiendavate aruandegeneraatorite kasutamise võimalus

•Võimaldab päringuid nii ühe kui ka mitme mooduli piires (ristpäringuid) kõigi dimensioonide lõikes

•Võimalus tabeleid kommenteerida

•Võimalus vajalikke aruandeid (sh ettevõttesiseste aruannete) koostada päringutega

•Kasutajate ja kasutajarühmade autoriseerimise süsteem erinevatele andmetele ligipääsuks

•Tarkvaras fikseeritud tehinguid peavad saama kinnitada erinevad inimesed

•Võimalus intregreerida internetilahendusega

•Lepingu- ja dokumendihaldus ning arvestus, nende täitmise jälgimine (ka lõpetatud lepingute puhul)

•Andmete arhiveerimine jooksva töö ja aruandluse kiirendamiseks

•Võimalus andmeid programmi importida

•Võimalus andmeid programmist eksportida

•Kõik kasutatavad lahendused peavad olema integreeritud

•Süsteem peab olema pidevalt kasutatav, ajaliste piiranguteta

•Aruannete genereerimise aeg ei tohi ületada viit minutit

•/…/

Ostuarvestus

Hankija arved

•Arvete registri koostamine ja väljatrükk

•Arvete eelregistreerimine

•Hankija andmete ja tehingute (koos tehingu sisu kirjeldusega) sisestamine

•Võimalus kasutada viitenumbrit ja ribakoodi (ostudokumentidesse ühele hankijale mitme panga arveldusarvete ja viitenumbrite sisestamise ja kasutamise võimalus)

•Hankija arve sidumine lepinguga

•Maksekorralduse tegemisel võimalus valida oma ettevõtte pangarekvisiite

•Ostudokumendil sisestamisel on võimalik näidata viitenumbrit, lepingu numbrit ja kliendikoodi nii, et need on nähtavad ka maksekorraldusel

Ostutellimused

•Ostutellimuslehe väljastamine, tellimuse täitmise jälgimine ja hoiul pidamine

•Ostutellimuste muutmine ja parandamine enne arveks vormistamist

•Tarnija valuuta kasutamine ostutellimuste tegemisel

•Ostutellimuste aruanded

•Automaatne ostutellimuste genereerimine, ostude eelarvestamine kliendi- või kaubagruppide kaupa

Aruandlus

•Hankevõlad aegumise intervallide ja maksetähtaegade lõikes, tasumiste prognoos

•Ekraanipäringud lahtipuurimisega (ingl drill-down) originaalkandeni

•Võimalik ühe päringuga näha hankija käibeid ja lao saldosid eri perioodides

•Tarneaegade statistika hankija lõikes

•Ostude statistika hankijate lõikes

Üldine

•Ostuhinnale lisanduvate kulude (transport, toll jne) jälgimine ja lisamine kauba omahinnale

•Maksekorralduse väljastamine

•Elektroonilised maksed – lingid maksesüsteemidega

•Ostutellimuste puhul – süsteem: mitu tellimust ühel arvel ja mitu arvet ühe tellimuse kohta

•Kauba saabumisel kaks vastuvõtutüüpi: arvega, saatelehega

•Ostulepingute jälgimine

Spetsifikatsiooni koostamise, tarkvarapakkujatele saatmise ja pakkumiste saamise järel hinnatakse pakkumised ja tehakse valik. Tavaliselt kaalutakse vähemalt nelja tegurit: majandustarkvara sisu, tootja usaldusväärsust, kohapealse esindaja usaldusväärsust ja tarnetingimusi.

Sisu hindamine tähendab pakkumise võrdlemist spetsifikatsiooniga. Otsustamine on selles mõttes lihtne, et toodet saab lasta endale tutvustada, prooviversiooni katsetada, näidisülesandeid läbi mängida. Sageli tõmbab otsustajat kõige ilusama ja arusaadavama ekraanivaatega süsteemi poole, kuid tasub meeles pidada, et kasutajasõbralikkus on küll väga tähtis, kuid ei pruugi tagada kõiki sisulisi võimalusi.

Tootja tugevusest ja usaldusväärsusest sõltub see, kas ta suudab pakutavat tarkvara edasi arendada ning käia kaasas uute võimaluste ja vajadustega. Tootja kohapealse esindaja usaldusväärsus on oluline kasutajatoe pärast. Mida keerukam on valitav majandustarkvara, seda enam sõltub ettevõte välistest asjatundjatest, ainult oma jõududega tarkvara juurutamine ja töös hoidmine ei pruugi õnnestuda.

Tootja ja kohaliku klienditoe hindamiseks tasub vaadata ettevõtte turuloleku aega, kasutajate ja klientide arvu, käibe ja turuosa muutumist. Need näitajad iseloomustavad ettevõtte tootearenduse ja kasutajatoe võimekust. Tuntud tarkvarade puhul on kasutajatugi oluline tegur. Nii Eestis kui mujal on olnud juhtumeid, kus kallist ja korralikust tarkvarast tuli loobuda, sest tarkvara toetav kohalik ettevõte ei saanud selle juurutamise ja hooldusega hakkama.

Tarnetingimuste puhul on oluline välistada hilisemad üllatused. Üllatused võivad tulla litsentsimisest, juurutamise rollijaotusest, tööde sisust ja kestusest, hooldusest, täiendavatest töödest. Tarkvaraprojektide puhul on loomulik, et sedamööda, kuidas uut tarkvara tundma õpime, tekib ostjal täiendavaid soove ja ettenägematuid muutmisvajadusi. On näiteks juhtunud, et ostja pole osanud ette näha, et pärast teatud andmemahu saavutamist nõuab litsentsileping täiendava summa tasumist. Või ilmneb, et aruandeid, mida võiks vabalt ise teha, tuleb tarkvara tarnijalt eraldi tellida.

Majandustarkvara vahetamine

Tavaliselt ei ole kasutajad eriti varmad harjumuspärast majandustarkvara uue vastu vahetama. Näiteks David Davidjantsi tehtud küsitlusest (bakalaureusetöö „Ülevaade Eesti mikro- ja väikeettevõtetes kasutatavast raamatupidamistarkvarast”, TTÜ 2016) ilmnes, et tarkvaravalikut mõjutab olulisel määral varasemalt välja kujunenud positiivne kogemus, mida võib tõlgendada harjumuslikkusega. Nimelt tuli harjumuslikkus korduvalt välja mitmetes vastustes valimiskriteeriumide juures, kus mainiti korduvalt, et tarkvara on olnud juba pikalt kasutuses.

Tulenevalt ettevõtte arengust või tarkvara pakkuva ettevõtte tegevusest võib ükskord siiski kätte jõuda aeg, kus kasutusele tuleb võtta tarkvara uuem versioon või see hoopis uue tarkvara vastu välja vahetada. See aeg on kätte jõudnud siis, kui ettevõtte vajadused, funktsionaalsus ning tegevusmaht kasvab kiiremini kui kasutatava majandustarkvara versiooniuuendused katta jõuavad.

Uus tarkvara tuleb valida selline, mis ületab kliendi esialgseid vajadusi mitu korda ja võimaldab ettevõtte kasvades majandustarkvara edasi kasutada.

Tarkvaravahetuse vajadusele viitavad järgmised märgid:

•kasutajate kaebuste hulk on märgatavalt kasvanud;

•töötajad paluvad lisada süsteemi täiendavaid (äri)tarkvarasid;

•töötajad ei suuda äripartnerite või klientide infosoove nõutud formaadis ja aja jooksul täita;

•„eesliinis” ja „tagaliinis” kasutatakse erinevaid infosüsteeme, mida ühendatakse kohmakate lisaliidestega;

•tarkvara ei võimalda kasutajatel oma tööülesandeid lõpule viia;

•ettevõttes on mitu erinevat ja omavahel integreerimata infopanka;

•kaalutakse võimalust tellida infosüsteemile täiendavaid programmijuppe;

•infosüsteemi töös hoidmise ja kasutajatoe kulud on kasvanud.

Mõnel juhul võib lahendust neile probleemidele pakkuda sellesama tarkvara uuem versioon ja/või lisamoodulite ostmine. Aga mitte alati, sest ka kõik tarkvaratootjad ei suuda alati uute arengutega kaasa minna. Või siis on kasutaja enda äri allakäigutrepil ja tal ei jätku tarkvara uuendamiseks ressurssi.

Erol Kunman annab TTÜ infotehnoloogia teaduskonnas kaitstud bakalaureusetöös („Legacy ERP tarkvara kasutava ettevõtte äriprotsesside kaardistamine, optimeerimine ja automatiseerimine”, 2017) tarkvaralisse tupikusse sattumise vältimiseks neli soovitust.

1.ERP tarkvara soetades mõtle 10 aastat ette – st proovi ennustada, kas tarkvarapakkuja pakutavat tehnoloogiat (lahendust) kasutatakse veel 10 aasta pärast. Näiteks praegu on tulevik selgelt pilvetehnoloogiate päralt, mistõttu ükskõik, millist majandustarkvara soetades ole veendunud tema pilveteenustega ühilduvusest.

2.Rakenda ERP tarkvarale igal aastal versiooniuuendusi – väikeste uuenduste tihe rakendamine ehk samm-sammult uuendamine on oluliselt lihtsam/odavam/valutum kui suur hüpe.

3.Märka ohumärke – näiteks kui tarkvaratootja ei too versiooniuuendusi välja enam harjutud sagedusega, vaid teeb seda järjest harvem, siis see on märk vananevast tarkvarast.

4.Eelista standardseid lahendusi erilahendustele – tihti on võimalik sama tulemus saavutada standardsete lahendustega, kuigi erilahendus võib algul tunduda sobivam. Erilahendustega toimetades on oht jääda selle lahenduse n-ö pantvangi.

Artikkel on ilmunud Äripäeva finantsjuhtimise teabevara maikuu täienduses.

Osale arutelus

  • Villu Zirnask, majandusajakirjanik, finantsjuhtimise teabevara peatoimetaja

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Parima juhtimisaruandluse ja automatiseeritud raamatupidamisega majandustarkvara Suno365

Columbus Eesti on toonud turule uue täisfunktsionaalse majandustarkvara Suno365. Tegu on pilvepõhise ja kuutasulise majandustarkvaraga (ERP) ettevõtetele, kes hindavad kaasaegseid lahendusi taskukohaste kuludega.

Valdkonna tööpakkumised

RAMIRENT otsib oma AR osakonda SOOME GRUPI JUHTI

Ramirent Shared Services AS

02. oktoober 2018

TALOT otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Talot AS

30. september 2018

BALTIC CONNEXIONS OÜ otsib OSTUASSISTENT-RAAMATUPIDAJAT

Baltic Connexions OÜ

28. september 2018

Uudised

Tööriistad