Isikuandmete töötlemine – värbamisest jõulupakkideni

Isikuandmete töötlemine – värbamisest jõulupakkide
Isikuandmete töötlemine uue andmekaitsemääruse valguses

Eelmise aasta 28. novembril toimunud PARE hommikuseminaril käsitlesime isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 mõju personalitööle. Seal tõstatus hulganisti kandidaatide isikuandmete töötlemisega seotud küsimusi, millele anname vastused.

Kas ja kui kaua võib säilitada kandidaadi CV-d?
Kui isik on avaldanud tööandjale tööle kandideerimiseks oma CV, on isik andnud nõusoleku kasutada tema CV-d ainult värbamisprotsessi ajal. Kandidaadi CV sisaldab rohkesti isikuandmeid. Üldreegli kohaselt tuleb isikuandmete säilitamine (ja muu töötlemine) lõpetada kohe, kui pole enam eesmärki, milleks oli isik lubanud andmeid koguda. Seega tuleks kustutada CV andmed pärast värbamiskonkursi lõppu. Erandi tegemine ehk CV säilitamine pärast värbamiskonkursi lõppu on õigustatud ainult siis, kui tööandjal on olemas õiguslik alus andmete säilitamiseks.

Selline õiguslik alus võib olla näiteks tööandja huvi hoida CV-d igaks juhuks tõendina selleks, kui kandidaat, keda ei valitud, esitab diskrimineerimisega seotud nõude. Kuna nimetatud nõue aegub ühe aasta jooksul, on põhjendatud sellise kandidaadi CV säilitamine eelnimetatud õiguslikul alusel ainult ühe aasta jooksul pärast seda, kui kandidaadile teatati, et teda ei valitud.

CV säilitamise õiguslikuks aluseks võib lisaks olla isiku nõusolek. Näiteks võib kandidaat, kes ei osutunud valituks, nõustuda sellega, et tema CV on hoiul tulevaste konkursside jaoks.
Valitud kandidaadi CV-d on õigus alles hoida nagu teisi töösuhtega seotud dokumente, millele ei ole eritähtaega kindlaks määratud.

Tööandja peab nii tööle võetud kui ka konkurssi mitte läbinud isikuid teavitama nende CV säilitamisest, säilitamise eesmärgist, õiguslikust alusest ja säilitamise ajavahemikust või sellise ajavahemiku määratlemise alustest. Kui andmeid hoitakse alles tööandja või kolmanda isiku õigustatud huvi pärast (eespool toodud näite puhul tõendite säilitamine diskrimineerimisjuhtumi kahjunõude võimaliku esitamise juhuks), tuleb isikule selgitada ka seda õigustatud huvi. Kui andmeid hoitakse alles isiku nõusoleku alusel, tuleb teda teavitada, et tal on õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõue anda eelnimetatud teavet tuleneb isikuandmete kaitse üldmääruse artiklist 13, milles antakse üksikasjalik loetelu, millest veel tuleb isikut tema isikuandmete töötlemisel teavitada.

Kui ettevõte on alustanud värbamisprotsessi ja kasutab mitut kanalit (kuulutus lehes, CV Online, professionaalne värbamisfirma, kasutab varem laekunud CV-sid), siis millal tuleks küsida nõusolekut?
Kui isik on kandideerinud konkreetsele kohale või avalikustanud oma CV tööotsinguportaalis, võib sellest järeldada, et ta on nõus, et tema CV-d värbamisprotsessi ajal loetakse.

Kui tööandja soovib alles hoida mitte valitud või tööpakkumisest keeldunud kandidaadi CV-d eesmärgiga kaasata teda tulevikus uude värbamisprotsessi, tuleks selleks isikult eraldi nõusolekut küsida pärast värbamiskonkursi lõppu (kui isikul on juba teada, kas ta osutus valituks või mitte). See tagab nõusoleku vabatahtlikkuse, mis on selle kehtivuse eeldus.

Kuhu ja millal tuleks värbamisel teha nõusoleku linnuke CV andmete töötlemiseks?
Värbamise ajal ei tuleks kandidaadilt küsida nõusolekut, kas tema CV-d võiks alles hoida pärast värbamisprotsessi lõppu, sest isik võib anda nõusoleku ainult sel põhjusel, et ta loodab, et sellest võib sõltuda konkursi tulemus. See ei vasta aga nõusoleku vabatahtlikkuse nõudele. Korrektne on küsida isiku nõusolekut CV säilitamiseks alles pärast konkursi lõppu, kui on juba selgunud, kas isik osutus valituks või mitte.

Isikule tuleb peale selle teha lihtsasti arusaadavaks, millele ta nõusoleku annab. Nõusoleku küsimisel on oluline selgitada andmete töötlemise eesmärki, säilitamise kestust ja õigust nõusolek igal ajal tagasi võtta. Kui isik annab nõusoleku kirjaliku kinnitusena, mis puudutab ka muid küsimusi, tuleb esitada nõusoleku taotlus viisil, mida on muudest küsimustest selge eristada, mis on arusaadav ja kergesti kättesaadav ning milles on kasutatud selget ja lihtsat keelt. Kui neid nõudeid on rikutud, ei peeta nõusolekut antuks.

Nõusolek tuleks võtta kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, et tööandjal oleks võimalik tõendada nõusoleku olemasolu.

Kuidas tuleks tegutseda, kui ettevõte teeb kandidaadi kohta taustauuringut suuliselt, mitte kirjalikult?
Enne taustauuringu tegemist tuleks küsida nõusolekut isikult, kelle kohta taustauuringut tehakse. Nõusolekut on vaja küsida olenemata sellest, kas taustauuringut tehakse suuliselt või kirjalikult. Nõusoleku küsimisel tuleb isikule anda muu hulgas teada, milliseid küsimusi kavatsetakse tema kohta küsida. Peale selle tuleb isikut teavitada sellest, et tal on õigus küsida, milliseid andmeid taustauuringu käigus tema kohta saadi, ning tal on õigus esitada vastuväiteid saadud andmetele ja neid parandada, kui need pole õiged. Täpsem loetuelu, millest tuleb isikut teavitada, kui tema isikuandmeid on saadud mujalt kui temalt endalt, on sätestatud isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 14.

Kas on õigust küsida laste andmeid jõulupakkide jaoks ja kuidas peaks seda tegema?
Tööandjat huvitab jõulupakke tehes eelkõige töötajate laste arv ja vanus ning olenevalt pakist ja selle üleandmisest võib-olla ka lapse sugu ja nimi. Korrektne oleks töötajale selgitada, mis on nende andmete küsimise eesmärk, ja anda töötajale teada, et nende avaldamine on vabatahtlik. Küsida ei tohiks andmeid, mis ei ole vajalikud jõulupakkide ettevalmistuseks. Näiteks kui soost ja vanusest sõltumata saavad kõik lapsed ühesugused jõulupakid, on õigustatud küsida ainult töötaja laste arvu.

Pärast jõuluüritust tuleks kõik kogutud andmed kindlasti kustutada. Nende säilitamiseks puudub õiguslik alus ja põhjus. Teine võimalus on küsida töötajalt eraldi nõusolek, et andmeid edaspidi alles hoida. Sellisel juhul peab kustutama andmed hiljemalt siis, kui töösuhe lõppeb ja kustutatakse ka muud töötaja andmed.

Ettevõte kogub töötajate lähedaste andmeid, et eriolukordade puhul oleks võimalik lähedastega kontakti võtta. Kuidas ja kellelt nõusolekut küsida?
Isikuandmete töötlemiseks saab nõusoleku anda ainult nende isikuandmete omanik. Seega võiks tööandja paluda, et töötaja esitaks tööandjale oma lähedase isiku nõusoleku koos tema kontaktandmetega. Näiteks võiks töötaja tuua tööandjale lähedase isiku allkirjastatud dokumendi, milles viimane annab nõusoleku tema kontaktandmeid eriolukorras kasutada.

Artikkel on ilmunud ajakirja Personali Praktik aprillinumbris.

Osale arutelus

  • Tambet Toomela, Eversheds Sutherland Ots&Co partner, andmekaitse,IT valdkonna juht
    Erika Tuvike, Jekaterina Agu, Eversheds Sutherland Ots&Co juristid

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Valdkonna tööpakkumised

PRYSMIAN GROUP BALTICS AS otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Prysmian Group Baltics AS

01. august 2018

Uudised

Tööriistad