Raamatupidamistööd saab tõhusamaks muuta mitmel viisil

Kaire Uusen
Kaire Uusen uurib, kuidas raamatupidamistööd tõhusamaks muuta

Ettevõtte tulemused sõltuvad suurel määral sellest, kui targalt on töö korraldatud. Uurime, kui palju pööravad sellele tähelepanu Eesti raamatupidamisbürood ja milliseid programme või abivahendeid kasutatakse oma töö efektiivsuse tõstmiseks.

Ajakiri Raamatupidamise Praktik küsis raamatupidamisteenuseid pakkuvatelt ettevõtetelt, mis on aidanud neil tööd paremini korraldada ja varasemast paremaid tulemusi saavutada. Ühte kindlat edureeglit kõigi jaoks ei ole, sest olenevalt klientidest, töömahust ja pakutavatest teenustest võivad efektiivsust mõjutada erinevad asjaolud. Küsitletud ettevõtted peavad aga väga oluliseks sobivat majandustarkvara ja selle pakutavate võimaluste maksimaalset kasutamist ning turul toimuvate uuendustega kaasas käimist.

Sobiva tarkvara leidmine ei ole lihtne

Eestis ja ka rahvusvahelisel turul tegutsev CH Konsultatsioonid on juba üle kümne aasta pakkunud raamatupidamisteenust ning äri- ja maksukonsultatsioone. Praegu osutab firma teenust umbes 480 ettevõttele. Iga kuu tuleb täita tuhandeid tööülesandeid – näiteks esitatakse ühes kuus keskmiselt 1000 maksudeklaratsiooni.

Ettevõtte CH Konsultatsioonid omanik ja juht Christer Haimi selgitab, et ilmselgelt on sellise töömahu administreerimiseks vaja programmi. „Kahjuks on Eestis raamatupidamisbüroode tööprotsesside haldamiseks mõeldud majandustarkvara raske leida. Olime ise aastaid tagasi sellega tõsiselt hädas,” ütleb Christer Haimi. Nii uuriti erinevat projektijuhtimise tarkvara ning ehkki valida oli üsna mitme vahel, ei ühildunud kahjuks ükski neist raamatupidamisbüroo tööprotsessidega. Pigem oleks programmi kasutamine töö veelgi kohmakamaks muutnud. Kuna probleem oli väga tõsine, kaalus CH Konsultatsioonid koguni võimalust ise endale sobiv majandustarkvara arendada. „Tegutseme ka Soomes ning leidsime Soomest ühe raamatupidamisbüroodele mõeldud majandustarkvara ja alustasime selle juurutamist. Eelmisel aastal tuli Eestis lõpuks turule raamatupidamisbüroodele mõeldud tarkvara UKU ja pärast UKU meeskonnaga kohtumist otsustasime kohe selle kasutusele võtta.” Tegemist on tänapäevase majandustarkvaraga, mis pidevalt areneb. „Oleme sellega väga rahul,” rõhutab Haimi.

Raamatupidamisprogrammide osas ei saa Christer Haimi sõnul siiski laias plaanis ühtegi konkreetselt esile tõsta, sest igal programmil on omad plussid ja miinused. Samuti sõltub palju ettevõtte tööprotsessist, kus üks programm sobib paremini kui teine. „Raamatupidamisprogramme kutsuksin küll üles arendama väga töökindlaid lahendusi e-arvete kasutuselevõtuks. Enamikul majandustarkvaradel on see funktsionaalsus juba ka olemas. Kõige enam takistab tööd majandustehingute algdokumentide kättesaamine kliendilt. Meie oleme siinkohal paindlikud ja kasutame kõikvõimalikke lahendusi, peaasi, et saaksime need õigel ajal kätte,” nendib CH Konsultatsioonide juht.

Programmide kõrval on olulised ka muud tegurid. „Üks töökorralduse võtmeküsimusi on raamatupidaja ja kliendi omavaheline mõistmine. Et klient saab aru, mida raamatupidaja soovib ja ka raamatupidaja saab aru, mida klient soovib,” selgitab Haimi, kelle sõnul tekivad paljud probleemid väga lihtsatest asjadest ja on paljuski omavahelise suhtluse küsimus. „Kõik see mõjutab omakorda ka jooksvat töökorraldust. Raamatupidaja peab olema oma tegevuses ajajuhtimise meister. Kõik tööd peavad olema kuu lõpuks tehtud. Kui raamatupidaja tegeleb veebruaris eelmise aasta maikuu küsimuste lahendamisega, on juba midagi valesti ja vajab kiiret sekkumist,” toob ta näite halvast töökorraldusest.

Igal kliendil kindel raamatupidaja

Eestis juba ligi 20 aastat raamatupidamisteenuseid pakkunud Vesiir OÜ juhatuse liige Enno Lepvalts toob mõned näited, mis on nende tegevust aidanud tõhustada. Esiteks on neil igal kliendil kindel raamatupidaja ning see on väga oluline tingimus tööprotsessi sujumiseks ja efektiivsuse tõstmiseks. Samuti on Vesiir OÜ leidnud just enda tööprotsessi seisukohast kõige sobivama tarkvara. „Kasutame äritarkvara Account Studio, mis sobib raamatupidamisbüroole väga hästi,” märgib Lepvalts. Kui üldse miski võimalikult efektiivseks timmitud töökorraldust takistab, siis tuleb see hoopis väljastpoolt. Ehk et enim takistab tööd see, kui kliendid jäävad oma dokumentide esitamisega hiljaks.

Uuendusmeelsus on oluline

Kõigis Balti riikides tegutseval IMG Numeri OÜ-l on umbes 600 klienti. IMG Numeri OÜ juhatuse liige Inga Allik märgib, et uuenduslike lahenduste leidmine ja juurutamine raamatupidamise korraldamises on väga oluline selleks, et saaks klientidele parimat teenust pakkuda. „See vähendab kordades nende koormust dokumentide menetlemisel, kinnitamisel ja edastamisel,” rõhutab Inga Allik. Just uuenduslike lahenduste jaoks on IMG Numeri enda jaoks valinud välja 2-3 partnerit, kellega pidevalt koostööd tehakse. Tänapäevane raamatupidamistarkvara peab igal juhul olema veebipõhine. Raamatupidamistarkvaradest on neil enim kasutusel Directo ja ERPLYBOOKs.

„Kuna klientide vajadused on erinevad, siis ei ole me leidnud lahendust, mis sobiks kõigile ja hõlmaks raamatupidamise korraldamise kõik lõigud alates dokumendi koostamisest selle arhiveerimiseni,” selgitab Inga Allik. Tema sõnul on nad olukorra lahendanud nii, et klientide kasutada on lihtne ja mugav digiteerimise ja infovahetuse tarkvara (Envoice). „See on nn klientide elektrooniline dokumendikaust, kus neil on võimalik koostada ja edastada klientidele e-arved ja kinnitada kuluarved. Raamatupidamisse liigub seal kajastatud informatsioon juba automaatselt,” märgib Allik.

Raamatupidaja ülesanne on Inga Alliku sõnul kontrollida dokumentide korrektsust maksunduse seisukohalt. „Kõik see, mis puudutab kulukohti, analüütikat jms, on kliendi lisatud. See on ka mõistlik, sest iga ettevõtja teab oma ettevõtte siseelu kõige paremini.

Oluline on ka see, et pangatehingud liiguvad raamatupidamistarkvarasse kiirelt ja automaatselt ning faile ei pea importima ega eksportima. Eelistame selliseid lahendusi, kus pangad koos tarkvaraarendajatega on sellise võimaluse juba välja arendanud.”

SOOVITUSED

Christer Haimi, CH Konsultatsioonid

Soovitan leida aega ja probleemiga tegeleda. Alustada võiks olukorra kaardistamisest, kuulata raamatupidajaid. Mõned muudatused võivad olla väga lihtsad, kuid kasu on ääretult suur. Näiteks võiks kontrollida, kas kasutuses olevast majandustarkvarast võetakse maksimum, kas saab tarkvara paremini seadistada, mis teeks mõne töö lihtsamaks. Üldjuhul ei kasutata ära oma kasutuses olevat majandustarkvara kogu potentsiaali. Seda eelkõige ilmselt teadmatusest. Pöörduge oma majandustarkvara müüja poole, korraldage kohtumine ja rääkige oma muredest.

Enno Lepvalts, OÜ Vesiir

Hea lahenduse kasutuselevõtuks on alati vaja vaeva näha. Enamasti ei taheta mugavustsoonist välja tulla ja nii jäävad uudsed lahendused kasutusele võtmata.

Inga Allik, IMG Numeri OÜ

Palju on räägitud sellest, et raamatupidajate töö sisu muutub. Sisestustöö raamatupidamises muutub automaatseks. Kõige raskem selles protsessis on kindlasti inimeste harjumuste muutmine. Usun, et raamatupidajate töö muutub palju huvitavamaks ning on rohkem aega iga kliendi äritegevusse süveneda.

Osale arutelus

  • Kaire Uusen, RP kaasautor

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Valdkonna tööpakkumised

VOLVO ESTONIA OÜ otsib RAAMATUPIDAJAT

M-Partner HR OÜ

29. juuni 2018

EUROAPTEEK otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Fontes PMP OÜ

04. juuli 2018

Uudised

Tööriistad