Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine kaasaegses kontoris

Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine kaasaegses ko
Digitaaldokumentide pikaajalisel säilitamisel tuleb valida õige platvorm

Kas mäletate veel aega, kui dokumendikäru lükkav assistent oli normaalne nähtus? Täna ja praegu ei kujutaks väga ette, et paberkandjal dokumentide hulk on nii suur, et nende kokku kogumiseks läheks vaja käru. Dokumendihalduse põhieesmärk on siiski muuta ettevõtte tööprotsessid lihtsamaks ja kiiremaks.

Dokumendihalduse eest vastutava isiku kohustus on jälgida, et kõik vajalik informatsioon dokumenteeritakse ja liigitatakse kindla skeemi alusel. Eesti Juhi Abi Ühingu liige Janne Kerdo soovitab dokumendihaldusel järgida reegleid ja teha seda võimalikult lihtsal viisil. Rõhku tuleb panna info süstematiseerimisele, et dokumentide leidmine oleks võimalikult kiire ja lihtne.

Kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, ei tohi neid veel hävitada. Dokumendi säilitustähtaeg pannakse paika kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes ettevõtte praktilisest vajadusest. Säilitatavad dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.

TTÜ rahvusvahelise õppekava e-riigi tehnoloogiad ja teenused juht ja dotsent Ingrid Pappel tuletab meelde, et kuigi digitaalse informatsiooni heaks omaduseks on kerge andmete kopeerimine ja muutmine, siis on neid andmeid sama kerge ka rikkuda või hävitada. Ingrid ütleb, et digitaaldokumentide pikaajalisel säilitamisel tuleb valida õige platvorm, arvestada selle riskidega ja koolitada vastutavat personali.

Meelespea!

Dokumendid peavad olema kooskõlas dokumenditööd reguleerivate õigusaktidega.
Dokument peab olema keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt arusaadav.
Dokumendi loomisel tuleb aluseks võtta dokumendi liik ja säilitustähtaeg.
Arhiveeritud dokumendid ja andmed peavad olema taasesitatavad kogu säilitustähtaja jooksul.
Digitaaldokumentide säilitamisel on oluline õige platvormi valik ja riskide ning ohtudega arvestamine!
Selleks, et dokumenditööd võimalikult lihtsalt ja loogiliselt korraldada, tuleks end kurssi viia valdkonda reguleerivate õigusaktidega, dokumentide loomise heatavaga ning digitaalarhiveerimise võimaluste ja ohtudega.

22. veebruaril toimub taas suurepärast tagasisidet saanud koolitus "Dokumendihaldus ja digiarhiveerimine“. Koolitust viivad läbi Janne Kerdo ja Ingrid Pappel, kelle dokumenditöö alased nõuanded on sekretäride seas kõrgelt hinnatud! Tutvuge koolituse programmiga!

Osale arutelus

  • Keit Ausner, Äripäeva Akadeemia turundusjuht

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem

Ellrex digidoc on ettevõtte dokumentide haldus- ja arhiveerimise süsteem mis on eraldatud raamatupidamise programmist.

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Valdkonna tööpakkumised

PRYSMIAN GROUP BALTICS AS otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Prysmian Group Baltics AS

01. august 2018

Uudised

Tööriistad