Raamatupidamise sise-eeskirja sisu ja muudatused

Ave Nukka
Ave Nukka käsitleb sise-eeskirja sisu ja muudatusi

Raamatupidamise sise-eeskiri on dokument, millega raamatupidamiskohustuslane kehtestab põhimõtted oma raamatupidamisarvestuse pidamiseks ja aruandluse koostamiseks ning millega täpsustatakse seaduses ja toimkonna juhendites esitatud nõudeid ja valikuid.

Raamatupidamise korraldamise kohustus ja vastutus lasub juhatusel, kelle ülesanne on koostada ka ettevõtte raamatupidamise sise-eeskiri. Kuna seadusandlus sageli muutub ning muudatusi võib toimuda ka ettevõtte struktuuris, tegevusspetsiifikas jms, siis peab aeg-ajalt üle vaatama ka oma dokumentatsiooni ja kehtestatud reeglid, et need oleksid aja- ja asjakohased. Raamatupidamise põhinõuete kehtestamine ning nende sisust arusaamine aitab juhatust kontrollikohustuse täitmisel ja tagab parema koostöö raamatupidaja või raamatupidamisteenuse pakkujaga.

Seadusandlikult on ette antud üldised sisunõuded, mida iga raamatupidamiskohustuslane täpsustab oma sise-eeskirjas, lähtudes sobivatest arvestusmeetodite valikust, majandusüksuse struktuurist, tegevusalast jms. Raamatupidamise sise-eeskiri on ettevõtte-siseseks kasutamiseks ning selle detailsus ja sisukus sõltuvad konkreetse ettevõtte vajadusest.

Miinimumnõuetele vastavas sise-eeskirjas peavad olema kirjeldatud seaduses esitatud sisunõuded, sh valitud alternatiivsed arvestuspõhimõtted ja tegevuse eripärast tulenevad arvestuse pidamise reeglid. Seadusega kehtestatud üheselt kohustuslikke nõudeid ümber kirjutada pole vaja. Kui aga koostada juhenddokument, mis kajastaks põhjalikult kõiki arvepidamise üksikasju, on vaja sisu ajakohasena hoidmiseks vähemalt kord aastas eeskiri üle vaadata ning vajaduse korral teha uuendusi ja muudatusi.

Järgnevalt käsitletakse raamatupidamise sise-eeskirja sisunõudeid tulenevalt seadusest ja toimkonna juhenditest ning asjaolusid, mis tuleks üle vaadata olemasolevas sise-eeskirjas, et tagada ajakohane arvestusinfo esitamine.

Sise-eeskirja sisunõuded

Kehtiv raamatupidamise seadus sätestab, et raamatupidamiskohustuslane, välja arvatud mikroettevõtja, on kohustatud koostama raamatupidamise sise-eeskirja, mis kehtestab kontoplaani koos kontode sisu kirjeldusega ning reguleerib muu hulgas majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, tulude ja kulude kajastamist kasumiaruande kirjetel, varade ja kohustiste inventeerimist, raamatupidamiskohustuslase kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja info esitusviisi, aruannete koostamise korda, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning raamatupidamise korraldamisega ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.

Raamatupidamise toimkonna juhenditest leiab lisaks järgmised täpsustavad nõuded sise-eeskirja sisule:

RTJ 2 Nõuded esitlusviisile

  • Iga raamatupidamiskohustuslane on kohustatud oma raamatupidamise sise-eeskirjas detailselt kirjeldama, milliseid tulusid ja kulusid millistel kasumiaruande kirjetel kajastatakse ning järgima järjepidevalt sama liigendust.

RTJ 4 Varud

  • Kaalutud keskmise arvutamise kord ja sagedus sätestatakse ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas.

RTJ 5 Materiaalne ja immateriaalne põhivara

  • Ettevõte kehtestab oma raamatupidamise sise-eeskirjades alampiiri, millest kõrgema soetusmaksumusega varasid tuleb kapitaliseerida põhivarana ja madalamaga kanda kulusse nende kasutuselevõtmise hetkel.
  • Iga raamatupidamiskohustuslane sätestab oma raamatupidamise sise-eeskirjas amortisatsiooniarvestuse meetodid ja amortisatsioonimäärade vahemikud, millest tuleb üldjuhul lähtuda põhivara amortiseerimisel.

Alates 1. jaanuarist 2017 hakkas kehtima raamatupidamise seaduse muudatus, millega mikroettevõtjale pole enam raamatupidamise sise-eeskirja koostamine kohustuslik. Samas seadust täpsustavates toimkonna juhendites on endiselt nõutav, et näiteks valitud arvestuspõhimõtted kehtestab raamatupidamiskohustuslane oma sise-eeskirjas. Kuna raamatupidaja või teenuseosutaja võib vahetuda, juhatusel ei pruugi olla piisavalt teadmisi kontrolli teostamiseks raamatupidamisarvestuse üle ning lisaks võib tekkida vajadus tõendada arvestuspõhimõtete valikut välistele kontrollitoimingute läbiviijatele, siis mõistlik oleks kehtestada ka mikroettevõtjal mingi arvestust reguleeriv dokument.

Raamatupidamistava ja arvestuspõhimõtted

Raamatupidamise arvestuse ja aruandluse üldisel korraldamisel tuleb esmalt valida, millist raamatupidamistava järgitakse ning millised on valitud arvestuspõhimõtted.

Raamatupidamise seaduse § 17 esitab raamatupidamistava kaks valikuvõimalust:

1)      Eesti Finantsaruandluse Standard (EFS);

või

2) Euroopa Komisjoni vastu võetud rahvusvahelised finantsaruandluse standardid (IFRS).

Enamik Eestis tegutsevaid väike- ja keskettevõtteid rakendab EFS-i, mis põhineb raamatupidamise seadusel ja raamatupidamise toimkonna juhenditel (RTJ).

Lisaks on vaja kehtestada sise-eeskirjas, millised on raamatupidamiskohustuslase valitud alternatiivsed arvestuspõhimõtted. Varude arvestuses on võimalik valida kolme alternatiivi vahel: individuaalne hindamine, kaalutud keskmise soetusmaksumuse ja FIFO meetod. Põhivara kulumiarvestuses saab valida nelja alternatiivi vahel: lineaarne, kahekordselt alaneva jäägi, kasutusaastate summa ja tegevusmahupõhine meetod. Samuti on vaja täpsustada nõuete ebatõenäoliseks hindamise korda ehk milline on tegevusplaan tähtaja ületanud laekumata arvete puhul.

Varade hindamisel õiglase väärtuse meetodi rakendamisel on soovitatav sise-eeskirjas kirjeldada, millistele andmetele juhtkond väärtuse hindamisel tugineb. Tasub tähele panna, et mikroettevõtjad, kes koostavad mikroettevõtja lühendatud aastaaruannet, ei tohi kasutada õiglase väärtuse meetodit oma varade ja kohustuste kajastamisel, vaid peavad kasutama vastavate varade ja kohustuste kajastamisel soetusmaksumuse või korrigeeritud soetusmaksumuse meetodit (RTJ 1). Sise-eeskirjas tuleks kirjeldada ka eraldiste moodustamist ning selle kohustuse realiseerumise tõenäosuse hindamise aluseid.

Põhivara arvelevõtmise alampiir ning amortisatsioonimäärade vahemikud tuleb raamatupidamiskohustuslasel oma sise-eeskirjaga kehtestada ning selleks seadusandlus konkreetseid summasid või vahemikke ei määratle. Nii alampiiri kui ka amortisatsioonimäärade vahemike kehtestamisel tuleb lähtuda tegevusvaldkonnas kasutatavate põhivahendite  maksumusest, varade keskmisest kasulikust elueast ning RTJ 5 põhivara arvestusele kehtestatud põhimõtetest.

Olemasolevas sise-eeskirjas tuleb hinnata, kas kehtestatud alampiiri ja amortisatsioonimäärade vahemike rakendamine annab endiselt aruannetes õige finantstulemuse ja -seisundi.

Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

Majandustehingute dokumenteerimisel tuleb järgida algdokumendile kehtestatud nõudeid. Võrreldes varem kehtinud kaheksa nõudega on praegu kehtivas seaduses algdokumendi kohustuslikud andmed üldisemad. RPS § 7 sätestab, et algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

Loetelu on miinimumnõuetest, mis peavad olema täidetud ettevõtte-siseste dokumentide (nt inventuuriaktid, palgalehed jms) puhul. Ent kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esitatud arve sisaldama lisaks eelnevale ka arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.

Raamatupidamiskohustuslane peab tagama, et algdokumendil märgitud andmed on piisavad, et vajaduse tekkimisel tõendada sõltumatule kompetentsele kolmandale osapoolele majandustehingu toimumist ning seda, et tehing on algdokumendil kajastatud tõepäraselt. Muudatusena on seaduses lubatud, et algdokumenti võib üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale, kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib raamatupidamiskohustuslane algdokumenti säilitada üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal.

Seadusemuudatusega on välja jäänud nõue, et algdokumendil peab olema majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri või allkirjad, mis kinnitab/kinnitavad majandustehingu toimumist. Kui masintöödeldavate algdokumentide puhul nimetatud nõue pole vajalik tänu kinnitusringi või tegevuslogi loomisele, siis paberkandjal algdokumentide puhul on kindlasti soovitatav see nõue ettevõtte-siseselt sise-eeskirjas kehtestada.

Vastutus tehingutes ettevõtte varade ja kohustustega on juhatusel ning kinnitusmärke nõue algdokumendil tagab, et juhatus on kursis ettevõttes toimuvaga. Raamatupidamise sise-eeskirjas tuleks määratleda, millise ametikoha töötajal on kohustus kontrollida algdokumendi nõuetele vastavust enne tehingu kirjendamist. Oluliseks võib dokumendi vorminõuete järgimine muutuda näiteks maksuarvestuses sisendkäibemaksu mahaarvamise seisukohalt.

Seadusemuudatus puudutab ka raamatupidamisõiendi koostamist. Kui varasemalt kehtis kõigile raamatupidamiskohustuslastele nõue koostada reguleerimiskannete kohta raamatupidamise õiend, siis nüüd on reguleerimiskande algdokumendiks raamatupidamisõiend vaid juhul, kui raamatupidamisregistrit ei peeta masintöödeldavalt. Algdokumentide käive on soovitatav esitada tabelina, kus kajastub dokumendi nimetus, koostaja(te) ametikoht, esitamine, säilitamine ning muu, mida vajalikuks peetakse. Raamatupidamise algdokumentidele esitab seadus nõude säilitada algdokumente seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumente tuleb säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul (RPS § 12). Üldiselt tuleks raamatupidamise dokumente säilitada masintöödeldavalt, kuid lubatud on ka säilitada muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Seega tuleb sise-eeskirjas kirjeldada, milliseid dokumente, millises vormis ning kus säilitatakse. Samuti tuleb kirjeldada, mida tehakse säilitustähtaja ületanud dokumentidega või kuidas toimub nende hävitamine.

Isikuandmete töötlemine

Dokumentide loomise ja info säilitamisega tõstatub sise-eeskirjas uus oluline teema, milleks on andmekaitse. Lähtudes rakenduva isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetest isikuandmete töötlemisele, tuleb määratleda, millises rollis isikuandmeid töödeldakse, kas vastutava töötlejana, volitatud töötlejana või vastuvõtjana. Andmetöötleja rollist sõltub, millised on andmetöötlejale kehtima hakkavad kohustused ning milliseid täiendavaid meetmeid on vaja kasutusele võtta või milliseid muudatusi tuleb teha olemasolevasse dokumentatsiooni.

Raamatupidamise seadus kohustab raamatupidamiskohustuslast kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine. Majandustehingu kirjendamisel raamatupidamisregistrites tuleb alg- või koonddokumendile lisada viide kirjendile. Ettevõtte sise-eeskirjas tuleb mõistele „mõistlik aeg” anda täpsem ajaline mõõde. Näiteks kolme tööpäeva jooksul või hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast tehingu toimumist või mõni muu periood, millest on võimalik üheselt aru saada.

Raamatupidamiskirjendi nõuded määratleb RPS-i § 6 ning raamatupidamisprogrammi kasutajal on need nõuded programmilooja poolt täidetud ning sise-eeskirja neid lisada pole vaja. Raamatupidamise seaduse kohaselt on kirjendi parandamine või kustutamine lubatud üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga. Paranduse sisu või kustutamise põhjus ning paranduse või kustutamise aeg peavad säilitustähtaja jooksul olema tuvastatavad. Sise-eeskirjas tuleks kirjeldada, kuidas toimub kirjendite parandamine ja kustutamine ning kuidas on võimalik neid toiminguid hiljem tuvastada, kui näiteks juhatus soovib raamatupidamisarvestuse üle kontrollikohustust teostada.

Kontoplaan ja registrite loomine

Raamatupidamisarvestuse aluseks on aruandevormid, millest lähtuvalt raamatupidamiskohustuslane koostab kontoplaani (kontode loetelu) majandustehingute ja reguleerimiskannete kirjendamiseks. Sise-eeskirjaga peab olema kehtestatud kontoplaan koos sisukirjeldustega. Sageli on siin mõeldud, et kontoplaan on kasutatavas raamatupidamise programmis olemas ja sellega ongi kontoplaani nõue täidetud. Päris nii see ei ole. Kui raamatupidamisprogrammis on olemas väga detailne kontode loetelu, aga arvestuse pidamiseks kõiki kontosid ei kasutata, siis tuleb sise-eeskirjas esitada vaid kasutatavate kontode loetelu.

Lisaks jäetakse sageli tähelepanuta kontode sisukirjelduste loomine. Kontode sisukirjeldustes tuleb kirjeldada või esitada näiteid, milliseid tehinguid konkreetsel kontol kirjendatakse. Kontode sisukirjeldused, eriti tulude ja kulude kirjendamine kasumiaruande kirjetel on oluline, et tuvastada, kas tehingud on kajastatud ikka õigetel kontodel ning arvestuse põhjal koostatud aruanded annavad tõest infot juhtidele juhtimisotsusteks.

Sise-eeskirjas on vajalik kirjeldada arvutitarkvara kasutamist ja raamatupidamisregistrite pidamist.

Seega tuleb märkida kasutatav raamatupidamisprogramm (või muu tarkvaralahendus) ning selles loodud registrid. Näiteks võib laoarvestust, põhivaraarvestust, palgaarvestust jms pidada põhiprogrammi väliselt, kasutades mõnd muud sobivat tarkvaralahendust või tabelivorme.

Varade ja kohustiste inventeerimine ning aruandlus

Inventuuride tegemise aeg pole seadusandlikult määratletud. Raamatupidamise seadus kehtestab üldise nõudena, et aastaaruande koostamiseks inventeeritakse raamatupidamiskohustuslase varade ja kohustuste saldod, hinnatakse registrites kajastatud varade ja kohustuste väärtuse vastavust sätestatud arvestuspõhimõtetele, tehakse reguleerimis- ja lõpetamiskanded. Aastaaruande koostamise üldpõhimõtteid käsitleb RTJ 1, mis ütleb, et ülevaade raamatupidamiskohustuslase varadest, kohustustest ja omakapitalist bilansipäeva seisuga antakse raamatupidamiskohustuslase bilansis. Seega inventeerida tuleb vähemalt kord aastas ning aastainventuuri andmetega tagada bilansipäeva seis.

Näiteks varaliselt vastutava isiku vahetumisel, varguste avastamise korral jne. Lisaks tuleb kirjeldada sise-eeskirjas inventeerimiskomisjoni moodustamist, inventeerimise käigus täidetavaid dokumente ning konkreetsete inventuuritegevuste läbiviimist nii varade kui ka kohustiste puhul.

Majandustegevuse kohta info edastamine maksudeklaratsioonide ja majandusaasta aruande osas on täpselt seaduses määratletud. Kohustuslikke, üheselt kehtivaid nõudeid oma sise-eeskirja ümber kirjutada pole vaja. Aruandluse osa eesmärk on täpsustada ettevõttesisene aruandluse korraldus. Kes, kellele, millist infot ja milliseks tähtajaks peab esitama. Näiteks vajavad juhid otsuste tegemiseks infot tulude ja kulude kohta ning ettevõttesiseselt lepitakse kokku selle info edastamise vorm, viis ja tähtaeg.

Sisekontrollimeetmete rakendamine

Raamatupidamise sisekontrolli eesmärkideks on põhitegevuste tegemine, aruandluse koostamine ja nende nõuetele vastavus. Raamatupidamise sisekontrolli parimaks meetmete kogumiks on aja- ja asjakohane sise-eeskiri, mis eesmärkide täitmiseks täpsed tegevused ja tähtajad kehtestab.

Sisekontrolli all ei saa käsitleda otseselt järelevalve või kontrollitoiminguid ning eeldada nende läbiviimist vastaval ametikohal töötajalt. Sisekontrollimeetmed on teadvustatud, üheselt arusaadavad ülesanded ja tegevused määratletud vastutusega. Sisekontrolli meetmetega maandatakse riske arusaamatustest, pettustest jms tuleneda võiva kahju suhtes ning tekitatakse kindlustunne õige majandusinfo kajastamises.

Kokkuvõetult võib asja- ja ajakohast raamatupidamise sise-eeskirja pidada nõuetekohase raamatupidamisarvestuse aluseks. Kuna sise-eeskirja vajadus on eelkõige ettevõttesisene, siis ühise eesmärgi nimel tegutsedes tuleb ettevõtte sees ka reeglites kokku leppida.

Osale arutelus

  • Ave Nukka, majandusarvestuse juhtiv lektor, Lääne-Viru Rakenduskõrgkool

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Paindlik NOOM pakub erilahendusi

Üks korralik majandustarkvara on kohaldatav Teie ettevõtte soovide ja vajadustega. Astro Balticsi loodud majandustarkvaraga NOOM saate kindlad olla, et tarkvara suudab kaasas käia kõikide erisoovidega, mis Teie ettevõtte arenedes võivad tekkida.

Valdkonna tööpakkumised

PRYSMIAN GROUP BALTICS AS otsib PEARAAMATUPIDAJAT

Prysmian Group Baltics AS

01. august 2018

Uudised

Tööriistad