Siseaudiitorite ootused raamatupidajatele

Krista Nelson
Rahandusministeeriumi siseauditi osakonna juhataja Krista Nelson

Igal organisatsioonil on kindel eesmärk. Tegevusteks on aga alati vaja ressursse. See tähendab, et nii nagu inimene ei tule toime igapäevase rahalise ressursita, nii vajab ka organisatsioon toimimiseks alati raha ning ülevaadet sellest, kuhu ja kuidas seda kulutatakse.

Siit jõuamegi raamatupidamiseni. Organisatsiooni raamatupidamine peab olema korraldatud selliselt, et kõik majandustehingud saaksid dokumenteeritud ja kirjendatud, siis saab organisatsioon igal ajal väljavõtte oma finantsseisundist. Raamatupidaja on seega inimene, kes on organisatsiooni rahaliikumisega alati väga hästi kursis. Raamatupidaja teab, kust (millistelt isikutelt/asutustelt) tulevad ja kuhu lähevad organisatsiooni rahalised vahendid. Ja see on väga oluline teadmine mitmes aspektis.

Siseauditi ülesanded

Nagu teame, ei vastuta raamatupidaja organisatsiooni rahaliste vahendite planeerimise, tegeliku kasutamise ega nende kontrollimise süsteemi (finantskontrollisüsteemi) loomise eest. See on tavaliselt juhatuse või tegevjuhi ülesanne. Juhatuse ja raamatupidamise vastutuse temaatika on aga juba omaette teema.

Kui omanik ja/või juhtkond vajab enam teavet kogu organisatsiooni toimimisest, luuakse kas siseaudiitori ametikoht või ostetakse siseauditi teenust sisse. Siseaudit saab vastata näiteks järgmistele küsimustele:

1) kas õigusakte järgitakse;

2) kas kontrollisüsteemid on loodud, on need asjakohased ja toimivad eesmärgipäraselt;

3) kas vara on kaitstud raiskamise, ebasihipärase kasutamise, ebakompetentse juhtimise jms tingitud kahju eest;

4) kas organisatsiooni tegevus on otstarbekas oma ülesannete täitmisel;

5) kas organisatsiooni tegevus tagab tõese, õigeaegse ja usaldusväärse info kogumise, säilitamise ja avaldamise.

Siseaudiitor hindab ja analüüsib eelnimetatud tegevusi ja protsesse ning seetõttu on tal ka kokkupuude organisatsiooni kõikide üksustega, sealhulgas iseäranis muidugi raamatupidamisega.

Raamatupidajatel on head eeldused ja võimalused kaasa rääkida organisatsioonis sellise finantskontrollisüsteemi kujundamisel, mis ennetab õigusrikkumisi ning hoiab ära vargusi ja pettusi.

Finantskontrollisüsteem tegeleb vara säilitamise, raamatupidamise korrektsuse ja aruandluse usaldusväärsusega. Selleks rakendavad organisatsioonid ennetavaid, avastavaid ja parandavaid ehk järelkontrolle. Järgnevalt neist kõigist täpsemalt.

Ennetavad kontrollid

Ennetavad kontrollid on tõhusad, kuna hoiavad ära võimalikke vigu ja neist tulenevat kahju. Tavaliselt on nendeks organisatsioonis kehtestatud kord, protseduurid, reeglid. Ennetavateks kontrollideks on näiteks tehingute eelneva kinnituse kohustus, tarnijate heakskiitmise süsteem, krediitkaartide limiidid, arvuti parool, varukoopiad jne. Ennetavaid kontrolle on võimalik automatiseerida (infosüsteemis) ning need töötavad 24/7. Ootus on, et raamatupidajad seisavad hea selle eest, et:

a) raamatupidamise sise-eeskirjas ja/või kulujuhtimise korras on fikseeritud majandamistehingute algatamise ja kinnitamise protsess, sh limiidid.

Näiteks: mis summast alates on vajalik miinimumina kolme võrdleva pakkumise olemasolu? Kes on kulujuhid (ametikohtade loetelu) ja milline on nende vastutus? Kes kinnitab enne väljamaksmist kulud? Kohustuste lahususe tagamine – näiteks väljamakse tegija ei kinnita kulusid; üks ja seesama isik ei halda kulude algatamise, arvestamise ja väljamaksmise protsessi tervikuna. Keelatud on teha tehinguid iseendaga. Klassikaline on viga, kus juhid kinnitavad iseendale limiidi, preemia, lähetuskulud vms, mis ei ole kindlasti korrektne. On oluline, et asutuses oleksid kindlaks määratud limiidid hüvitatavatele kuludele nagu mobiili-, bensiini-, lähetus-, esinduskulud jms. Fikseerida tuleb muuhulgas limiitide arvestuse ja aruandluse sagedus.

b) raamatupidamiseprogrammis ja pangaliideses A + B allkirjade loomine, ülesannete jaotus (automaatsed kontrollid).

Raamatupidamisprogrammis on võimalik luua erinevad rollid eriõigustega, järgides põhimõtet, et üks isik ei kontrolliks tervikprotsessi. Eristada tuleb nt vaataja, sisestaja ja kinnitaja rollid. Pangas tuleb rakendada kindlasti neljasilmapõhimõtet, st üks sisestab ja teine kinnitab väljamakse. Lisaks tuleb järgida, et töötajatele antavad õigused on vastavuses nende tööülesannetega.

Ei piisa vaid sellest, et võetakse tööle raamatupidaja ning tema hooleks jäetakse kogu rahaasjade ja raamatupidamisega seonduv. Nagu oma isiklikku rahakotti hallatakse ise, nii peab olema ka organisatsioonis. Raamatupidajale peab olema tagatud õigus vaadata tehtud tehinguid / võtta pangakonto väljavõtteid, sisestada makseid jms. Kuid väljamaksete tegemise õigus peab jääma juhatusele.

Avastavad kontrollid

Avastavad kontrollid ei ole nii tõhusad kui ennetavad kontrollid. Kuigi nad avastavad tehtud vead enamasti õigel ajal, on vead juba tehtud ja need tuleb parandada. Suur hulk avastavatest kontrollimeetmetest võivad olla samuti automaatsed kontrollid, aga mitte alati.

Ootus on, et raamatupidajad seisavad hea toimivate kontrollide eest järgmistes protsessides.

Esiteks organisatsioonile sisseostetavate asjade/teenuste protsessid ehk „raha välja” protsessid.

Eelduseks on selgete reeglite olemasolu. Siin etapis on raamatupidajatel nn viimase etapina kas väljamakse sisestaja ja raamatupidamisprogrammis kirjendamise roll. Tähelepanu tuleb pöörata, et raamatupidamises nõutud algdokumendid oleks olemas (arve, leping), need on õiguspärased ning kinnitatud nõuetekohaselt. Nt kauba ostmine ja selle eest tasumine: kauba tellija/ostujuht vormistab tellimuse, kauba vastuvõtja annab saatelehele allkirja, eelarve kuluartikli eest vastutaja viseerib arve, raamatupidaja kirjendab ja valmistab makse ette, valdkonnajuht autoriseerib makse. Hanked on korraldatud komisjoni abil, kellel arusaadavalt ei tohi olla seost pakkujatega. Siin etapis on hea saada kindlustunne, et ei tehtaks tehinguid seotud isikutega. Raamatupidajatel tuleb pöörata tähelepanu teenuse pakkujate arvetele sh kreeditarvetele.

Tuleks mõelda näiteks tarnijate võimalustele süsteemi ärakasutamiseks. Näiteks soovitame veenduda, kas organisatsioon ikka sai selle toote/teenuse sellises mahus ja kvaliteediga nagu ta tellis; vaadata tuleks muuhulgas üleandmise-vastuvõtmise aktide sisukust ja veenduda kauba/toote vastuvõtmise allkirjastamises. Ole tähelepanelik, sest aina enam on levimas nn õngitsemisarvete esitamine. Petturite ootus on, et nende saadetud arvete sisusse ei süveneta (sh kasutatakse sageli just nende tarnijate nimesid, kellega ettevõte koostööd teeb) ja arve kantakse lihtsalt üle. Ja sageli lähebki see õnneks, sest arveid ei kontrollita veendumaks, kas ettevõttel on nendega üldse mingit seost.

Lisaks on raamatupidajal oluline roll nn maksupettuste ennetamisel. Kas näiteks põhivarana soetatud vara või soetatud lennupiletid vmt on organisatsiooni põhitegevusega seotud või on tegemist eraisiku kulutusega. Sellised tehingud juhtuvad pigem ühemehefirmas, aga siiski tuleb need kindlakäeliselt tagasi lükata. Või vähemasti sellest juhatusele teada anda ja oma arvamus välja öelda.

Teiseks organisatsiooni müügiprotsess ehk „raha sisse” protsessid.

Olenevalt organisatsioonist teevad müügiarveid kas müügijuhid või müügijuhi või nende osakonna info alusel raamatupidajad. Siinkohal on taas vajalikud kokkulepitud reeglid. Jälgida tuleb, et müügijuhi või müügiosakonna arved on keegi eelnevalt ka üle vaadanud. Kui ülevaatamise protsess on aeganõudev, peab keegi tegema nende üle asjakohast kontrolli mingi perioodi järel.

Siin etapis võiks avastada klientide ja müügijuhi ja/või müügiosakonna töötajate võimalikud vastastikused seosed. Taas tuleb raamatupidajate tähelepanu pöörata klientidele esitatud arvetele, sh iseäranis kreeditarvetele. Tuleks veenduda, kas klientidele väljastatud arved on seotud asutuse põhitegevusega, on need seaduslikud? Kes on tehingu vastaspool? Teisalt tuleb ka vaadata, kas müügiarveid esitatakse õigel ajal ja õiges mahus. Võib näiteks selguda, et müügiosakonna töötajad ei teeni tulu mitte üksnes organisatsioonile, vaid hoopis iseenda firmale, kasutades asutuse vara (tekib näiteks vähem müügiarveid, kui eeldati).

Parandavad kontrollid

See, kas kontrollimeede on avastav või parandav, sõltub sellest, mis hetkel protsessis kontrollimeede rakendub. Parandavad kontrollid on kõige vähem efektiivsed, sest need hakkavad tööle alles siis, kui viga on tehtud ning kahju tekkinud. Seetõttu on parandavad kontrollid ka kõige kallimad, kuna võimaldavad küll vea parandada, kuid suutmatusest viga ära hoida, tuleb asutusel sellest tekkinud kahju siiski kanda.

Ootus on, et raamatupidajad seisavad esiteks hea selle eest, et

a) toimub varade kontroll: näiteks korraldatakse ootamatuid sularaha inventuure. Vähemalt kord aastas, olenevalt organisatsiooni eripärast, toimub regulaarne varade inventuur. Siin tuleks eristada väikevahendite, füüsilise ja immateriaalse vara inventuure.

Füüsilise vara inventuur: laohoidja esitab varade seisukorra aruande, raamatupidaja esitab varade arvestuse aruande, sõltumatu komisjon loendab tegelikult kasutuses oleva vara ja võrdleb aruandeid, tuues välja üle- ja puudujäägid. Audiitorid osalevad vajaduse järgi vaatlejatena.

Immateriaalse vara inventuur: protseduur on sama, kuid suuremahulise immateriaalse vara kontrolli korral tuleks kaasata IT-ekspert. Sageli ei jõua raamatupidamisse info aegunud, mittekasutatava immateriaalse vara kohta.

Väikevahendite inventuuri puhul, olenevalt organisatsioonist, tuleb tagada teatud perioodiline kontroll isikutele usaldatud kallihinnaliste varade kasutamise üle. Kui arvestust ei peeta, võib olla kindel, et vara hakkab kaduma, omastatakse vms.

b) toimub jooksev seire:

raamatupidajad suudavad pakkuda tegevjuhtkonnale erinevat aruandlust. Tihti võib juhtuda, et juhid ei oska küsida. Ootus raamatupidajatele on, et nad pakuvad aruandlust, et juhatus saaks analüüsida trende nt müügiprotsessis; tulu-kuluaruandlus projektide ja/või tootegruppide ulatuses jne; pöörata tähelepanu hälvetele ja anda neist õigeaegselt teada.

Kõik kontrollimeetmed on vajalikud

Organisatsioonile on vajalikud kõik kontrollimeetmed, nii ennetavad, avastavad kui ka parandavad kontrollid. Kuigi ennetavaid kontrolle peetakse sageli kõige vajalikumaks, on avastavad ja parandavad kontrollimeetmed olulised näiteks tahtliku eiramise korral.

Siseaudiitorite ootused raamatupidajatele:

  • teavita, kui on kõhklusi kas mõne laekunud arve või tellitud teenuse kohta, nt viidatakse suulisele tellimusele või lepingule, millel puudub number, kuupäev;
  • kontrolli tähelepanelikult esitatud arveid, sh kes on tegelikult organisatsiooni tehingupartner, kas arve on seotud konkreetse lepinguga jne. Kindlasti kontrolli enam offshore ja tundmatuid välismaa firmasid;
  • väldi juhi suulise telefonikõne peale kiirelt tehtavaid väljamakseid;
  • kontrolli kindlasti üle e-kirjaga laekuvad arved, kus on märge KIIRE;
  • kujunda reeglid, mis on mõistlikud. See tähendab, et mitu kinnitajat või kontrollijat ei taga paremat kontrolli. Pigem vastupidi – loob eksliku illusiooni, et kõik on kontrolli all;
  • anna nõu maksuküsimustes, mida siseaudiitoril võib nappida;
  • pea arvestust organisatsiooni sisereeglite rikkumiste kohta (nt valesti täidetud algdokumendid, tööajaga seotud õigusnormide rikkumised, kooskõlastamiste ja kinnitamiste reeglite rikkumine).

Kokkuvõetult loob mõistlikult kujundatud finantskontrollisüsteem hea eelduse organisatsiooni edukaks toimimiseks ning heal raamatupidajal on selles oluline roll.

Hea raamatupidaja, kui sinu organisatsioonis on siseaudiitor, võta temaga kindlasti ühendust, arutage läbi koostöövõimalused, informeeri teda kahtlustest, lase üle vaadata ja testida finantskontrollisüsteemi toimimine jms. Tehke koostööd, olge hoolsad, õppige märkama detaile ja ootamatuid erisusi muidu tavapärastes toimingutes.

Osale arutelus

  • Krista Nelson, Rahandusministeeriumi siseauditi osakonna juhataja ja Eesti Siseaudiitorite Ühingu liige

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

SmartAccounts - lihtsaim ja kiireim raamatupidamistarkvara pilves

SmartAccounts on majandustarkvara, mis on suunatud väikese ja keskmise suurusega uuendusmeelsetele ettevõtetele, kelle jaoks on oluline lihtsus ja mugavus.

e-arveldaja – raamatupidamise tarkvara alustavale ja väikeettevõtjale (esimene aasta tasuta)

e-arveldaja on veebipõhine tarkvara, mis sobib hästi just alustavale ja väikeettevõtjale, aga ka mittetulundusühingule ning sihtasutusele. Sellel on tänaseks juba üle 5300 kasutaja.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad