Raamatupidaja roll eelarvestamise protsessis

Ave Nukka
Ave Nukka analüüsib raamatupidaja rolli eelarvestamises

Kui sul pole eesmärki, ei jõua sa iial kohale. Eesmärgid on olulised saavutamaks seda, millest unistame või kuhu soovime jõuda. Ettevõttes on eelarve parimaks abivahendiks liikumaks eesmärkide poole. Seega eelarve on juhtimise tööriist.

Juhtkonna ülesanne on igapäevaste juhtimisotsustega saavutada püstitatud eesmärke ning teha paremaid otsuseid olukordades, kus piiratud ressursse tuleb suunata uute ja keeruliste väljakutsete lahendamiseks. Selleks et eesmärgid oleksid realistlikud ja mõõdetavad, vajavad juhid finantsinfot selle kohta, kus ollakse praegu ning milliste (finants)tulemusteni soovitakse ja ollakse suutelised jõudma tulevikus. Raamatupidaja kui majandustehingute registreerija on siin parimaks nõuandjaks.

Eelarvestamise teoreetilisi aluseid ja eelarve koostamise protsessi aluseks võttes keskendutakse artiklis sellele, milline on raamatupidaja roll eelarve koostamisel ning millele ta saab tähelepanu juhtida, mida soovitada protsessi jooksul.

Demingi pideva parendamise tsükkel

Eelarvestamise kui protsessi kirjeldamiseks, täiustamiseks ja arendamiseks saab järgidauniversaalset ja tuntumat arengumudelit, W. E. Demingi pideva parendamise tsüklit, mida tuntakse ka Demingi ringi ja PDCA (Plan-Do-Check-Act) või PDSA (Plan-Do-Study-Act) nime all.

Eelarvestamine on tihedalt seotud raamatupidamisarvestusega, kuna eelarve koostamiseks sisendid (baasiline eelarvestamine) ja eelarve täitmise võrdlemise väljundid (aruanded) saadakse just raamatupidamisandmetest. Seetõttu tuleb raamatupidaja kaasata eelarvestamise protsessi ja meeskonda juba alguses, planeerimise etapist alates. Raamatupidaja roll ja abi kogu eelarvestamise protsessis läbi Demingi ringi on kujutatud joonisel.

Kui vaadata raamatupidaja rolli kogu eelarvestamise protsessis, siis tõenäoliselt kõige suurema panuse saab ta anda planeerimise etapis. Raamatupidaja teab finantsinfo sisu ning on suureks abiks olukorra kindlaks määramisel. Ta oskab aruannetes olevaid numbreid tõlgendada ning saab aru finantside liikumisest ja mõjust aruandlustulemustele.

Raamatupidaja võiks luua visuaalseid pilte ja koostada graafikuid. Visuaalsed pildid kõnetavad eelarvemeeskonda paremini.

Kui ettevõttes eelneb eelarve koostamisele eelmis(t)e perioodi(de) põhjalik analüüs, siis raamatupidaja saab aidata selgitada bilansi ja kasumiaruande põhjal loodud suundade põhjuseid või suhtarvude muutusi konkreetsete tehinguteni välja. Lisaks suudab raamatupidaja selgitada rahavoogude aruandes kajastatud raha liikumist detailselt ning seda mõjutanud asjaolusid.

Eelarve koostamise aspektid

Eelarvet koostama asudes võiks üle vaadata ka senised reeglid. Näiteks hinnata, kas põhivara soetusmaksumuse alampiir on ettevõtte tegevusvaldkonnas kasutatava vara suhtes asjakohane. Raamatupidaja saab selgitada, millist mõju avaldab alampiiri muutus aruandlusele ja selle põhjal koostatud analüüsitulemustele.    

Finantsjuhtimise seisukohast tuleb keskenduda tuludele. Kui planeeritakse näiteks müügitulu suurenemist, siis mida võib see kaasa tuua? Müügitulu tõusuga võivad kasvada ka nõuded ja kohustised. Näiteks võib olla vajalik suurendada varusid, mis omakorda toob kaasa laokulude ja tööjõukulude suurenemise ning suurema võlgnevuse tarnijatele. Tulud ja kulud on omavahel tihedalt seotud. Siinkohal ei saa üks ühele tugineda varasema perioodi andmetele ja neid proportsionaalselt suurendada. Arvestama peab ka muutustega majanduskeskkonnas järgmisel eelarveperioodil. Kas planeerimisel on arvestatud tootmissisendite hinnapoliitika muutustega, tööjõuturu trendidega, võimalike maksu- ja teiste seadusemuudatustega, valuutakursimuutustega jne.

Näiteks praegust tööjõuturgu iseloomustab töötaja soovil lõpetatud töösuhete arvu suurenemine viimasel paaril aastal, mis näitab, et vakantse on varasemast keerulisem täita. Ettevõtte kuluks on kaotatud oskused, vähenenud tootlikkus, uue töötaja leidmise ja väljaõpetamise kulud. Sageli plaanib töötaja uut tööd otsima hakata just ebapiisava palga tõttu. Tööandjal tuleks otsustada, millise kululiigi suurendamine aitab eesmärke paremini saavutada. Raamatupidaja saab olla abiks nende arvutuste tarbeks finantsandmete kogumisel.

Seadusemuudatused on samuti üks oluline aspekt, mis võib eelarveperioodi tulusid ja kulusid mõjutada. Raamatupidamisarvestuse nõuetekohaseks pidamiseks peab raamatupidaja olema kursis arvestusalal toimuvate seadusemuudatustega ning eelarve koostamisel saab anda infot sel arveperioodil toimuvate seadusemuudatuste kohta, mis mõjutavad kulude suurenemist või vähenemist (nt tulekul teekasutustasu veoautodele, töötaja spordi- ja tervisekulude vabastus ning majutus- ja sõidukulude vabastus erisoodustusmaksust jms).

Väheoluline pole ka realistliku rahaliikumise planeerimine. Lähtudes tulude ja kulude vastavuse printsiibist, tuleb hinnata ebatõenäolist laekumist. Ostjate senist maksekäitumist arvestades on võimalik prognoosida, millises osas võib nõuete laekumine olla ebatõenäoline ning kuidas rahavoogusid realistlikult planeerida.

RTJ 5 alusel tuleb vara kasutusväärtuse hindamiseks koostada realistlik projektsioon antud varaga seotud rahavoogude kohta järgmistel perioodidel ning arvutada nende rahavoogude nüüdisväärtus.

Rahavoogude projektsiooni aluseks võetakse juhtkonna kinnitatud eelarved või prognoosid järgmiste perioodide kohta. Seega varade kasutusväärtus sõltub planeeritud rahavoogude kvaliteedist.

Eelarve täitmine ja analüüs

Raamatupidaja roll eelarve täitmise jälgimisel võiks seisneda vajalike andmete/aruannete esitamises. Selleks tuleb kokku leppida, millist infot ja millistel tähtaegadel juhtkond vajab. Lisaks peab määrama kindlaks, kelle ülesanne on jälgida eesmärgini (sihtväärtusteni) jõudmist. Sel puhul on võimalik jooksvalt analüüsida tekkinud hälvete põhjuseid, et vajaduse korral teha operatiivselt tegevusplaanidesse muudatusi.

Kuna raamatupidaja haldab kogu finantsinfot, siis analüüsimisel oskab ta nõu anda põhjuse-tagajärje seoste kohta. Näiteks krediidipoliitika mõjutab ostjate debitoorset võlgnevust, käibevahendite puuduse põhjuseks võib olla laovarude suurenemine, kuid laovarude vähenemine võib omakorda mõjutada müüki jne. Raamatupidaja suudab näha numbrilise info liikumise tagamaid, seega tuleks temaga arutada, millised võiksid olla muudatused ja parendused nii pakutavates krediiditingimustes, varude ja põhivara juhtimisel kui ka kokkulepetes tarnijate ja teiste võlausaldajatega.

Raamatupidaja abi mikroettevõtjale ja projektipõhisel eelarvestamisel

Üldlevinud võib olla arvamus, et eelarvestamine ja eelarve koostamine on pigem suuremate ettevõtete teema. Siiski on olukordi, kui ka väiksemad, sh mikroettevõtted aina tihedama konkurentsi ja piiratud ressursside tingimustes on sunnitud oma tegevuses plaane tegema. Näiteks mikroettevõtjale esitab raamatupidamise seaduse § 3 tingimuse, et kohustised ei oleks suuremad kui omakapital. Seega tuleb mikroettevõtjal tegevust planeerides mõelda, milliste majandustehingute tagajärjel kohustised suurenevad ning kuidas hoida nõutud võõr- ja omakapitali suhet. Abi selle tingimuse sisu mõistmisel on kindlasti raamatupidajast.

Ka projektitingimustes võibolla välja toodud, et taotleja võlakordaja ehk võõrkapitali osakaalu näitaja esitamisele vahetult eelnenud majandusaastal ei tohi olla suurem kui 0,7 või maksevõime näitaja eelmisel majandusaastal peab olema suurem kui 1,0. Kuna finantssuhtarve leitakse raamatupidamisandmete alusel, siis nende sisu ja tulemuste tõlgendamisega peaks raamatupidaja hakkama saama. Lisaks on mõistlik juba eelarve koostamise käigus raamatupidajaga läbi arutada, mida tegevuste või varade sihtfinantseerimine (RTJ 12) aruandluspildis kaasa võib tuua. Samuti see, kuidas toimub tulu kajastamine konkreetse projekti tingimustest lähtuvalt (või valmidusastme meetod RTJ 10) ning millist mõju see avaldab kohustiste või tulu osas.

Enamasti tuleb projektipõhisel arvestusel täiendada kuluarvestust (kulude kodeerimine), sest finantseerija nõutava aruandluse tarbeks on vaja projektiga seotud kulud eristada igapäevase majandustegevuse käigus tekkivatest kuludest, et saaks teha (lihtsa vaevaga) vajalikke väljavõtteid.

Eelarve koostamisel tuleb raamatupidajal selgitada projektimeeskonnale kulude abikõlblikkuse tingimusi, et hiljem ei peaks ettevõtte vahenditest hüvitama projektiga seotud kulusid.

Kui ettevõte tegeleb arendusprojektidega (arendusväljaminekud), tuleks valida RTJ 5 esitatud kahe arvestuspõhimõtte vahel ning nende alternatiivide erinevust paluda raamatupidajal selgitada.

Kokkuvõttes on eelarve koostamine meeskonnatöö ning raamatupidajaga tuleb kindlasti eelarve koostamisel koostööd teha. Mitmed raamatupidamises rakendatavad arvestusmeetodid ja -põhimõtted võivad tehingute kajastamist aruandlustulemustes märkimisväärselt mõjutada.

Oluline on läbi mõelda võimalikud variandid ja nende mõju, et koostatud eelarve oleks realistlik ning aitaks kaasa eesmärkide saavutamisele. Aruandlustulemused peavad peegeldama ettevõtte tegelikku finantsseisundit ja -tulemust, sest need andmed on aluseks nii tegevuse analüüsil kui ka järgmise perioodi eelarve koostamisel.

Osale arutelus

  • Ave Nukka, majandusarvestuse juhtiv lektor, Lääne-Viru Rakenduskõrgkool

Toetajad:

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

TAAVI PALK – parim valik kõigile palgaarvestajaile

Töötasude arvutamist ja maksustamist puudutava seadusandluse igaaastane muutumine ja uute peensuste jätkuv lisandumine on palgaarvestusest teinud ühe komplitseerituma valdkonna finantsarvestuses.

Taavi Majandustarkvara

Taavi Majandustarkvara iseloomustab laialdane funktsionaalsus, integreeritavus ja hea klienditugi. TAAVI Majandustarkvara aitab ettevõttel luua tervikliku integreeritud infosüsteemi, mis käib pidevalt ajaga kaasas.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad