Rahvusvaheline ametialane kirjavahetus

Aet Toots
Kuidas kirjutada korrektne ingliskeelne ametikiri – nõuandeid jagab Aet Toots

Rahvusvahelises ärisuhtluses kasutatav keel on kujunenud inglise keele põhjal, olles suuresti mõjutatud ka Põhja-Ameerikale omasest keelekasutusest.

Artiklis keskendume mõningatele olulistele inglise ärikeele aspektidele, mida peab silmas pidama kirjalikus ametialases suhtluses. Korrektne kirjutamisoskus on sama oluline osa majandusharidusest nagu teadmised majandusarvestusest, majandusteooriast, turundusest ja teistest majandusvaldkondadest.

Korrektse ametikirja tähtsus

Hoolimata infotehnoloogia üha suurenevast rollist ei ole korrektse ametikirja tähtsus sugugi vähenenud. Ka ametialases e-kirjas on tähtis valida olukorrale ja adressaadile kohane õige stiil – kas väga ametlik, ametlik või mitteametlik. Kuigi meile võib Eestis ja Põhja-Euroopa majandusruumis tunduda, et tavapostigasaadetavad kirjad on peaaegu ajalugu, ei ole see rahvusvaheliselt kaugeltki nii. Näiteks Suurbritannias peetakse endiselt uskumatult palju kirjavahetust posti teel, sealhulgas saadavad vastavad ametiisikud tuludeklaratsioone, maksudega seotud ja muid raamatupidamisdokumente postiga edasi-tagasi üksteisele allkirjastamiseks.

See, millise ametikirja või ametialase e-kirja me oma äripartnerile saadame, on meie firma visiitkaart. Esimene kiri või e-kiri, mille kellelegi saadame, jätab meist olulise esmase mulje, mis saab aluseks edaspidise partnerlussuhte kujunemisel. Lisaks korrektsele lausestruktuurile ja õigekirjale on oluline valida olukorrale vastav stiil. Kirjas edastatav sõnum peab olema selge. Laused peaksid olema piisavalt lühikesed ja konkreetsed ning samas viisakad.

Olulisemad keelelised aspektid

Alljärgnevalt on juhitud tähelepanu mõningatele olulisematele keelelistele aspektidele, mida kindlasti tuleb ametikirja saatmisel silmas pidada. Raamatupidajatel on ilmselt kõige rohkem kokkupuudet arvete ja muude dokumentidega saadetavate kaaskirjade ja infopäringutega, samuti meeldetuletustega, kui kellelgi on arve maksmata või vabandustega, kui enda ettevõte on midagi valesti teinud. Selliste kirjade puhul on enamasti sobivaks stiilivalikuks ametlik stiil. Kui on tegemist arusaamatusega mingi arve summas või tähtajas või maksmata arvete meeldetuletusega, peab sageli olema diplomaatiline.

Ingliskeelses kirjavahetuses on kindlad reeglid ka viisakaks pöördumiseks ning kirja lõpetamiseks.

Kui kirjasaaja nimi on teada, kasutatakse tema poole pöördudes tiitlit Mr (härra), Mrs (proua), Miss (preili), naiste puhulon ametialases kirjavahetuses väga levinud Ms, mis ei määratle abieluseisust. Tiitlile järgneb perekonnanimi. Kui kirja alguses on näiteks pöördumine ‘Dear Mr Becker’ või ‘Dear Ms Taylor’, on kirja lõpus enne saatja nime ‘Yours sincerely’. Kui kirjutatakse grupile inimestele, näiteks ettevõttele, organisatsioonile, komisjonile, on pöördumiseks ‘Dear Sirs’ ning kui kiri adresseeritakse näiteks teatud ametikohal olevale isikule, kuid ei teata tema nime, kasutatakse pöördumist ‘Dear Sir or Madam’. Juhul kui pöördumine ei sisalda kirjasaaja nime, on kirja lõpus ‘Yours faithfully’. Kui juba partnerlussidemed tekkinud, minnakse enamasti edasises kirjavahetuses kirja lõpetades üle väljenditele ‘With kind regards’ või ‘With best regards. Nende väljendite järel võib kasutada koma, kuid ei pea seda tegema. Hea stiil on seejuures järgmine: kui kasutame koma pöördumise järel, siis teeme seda ka kirja lõpetades, näiteks Dear Sirs, ja hiljem Yours faithfully. Kui otsustame koma mitte kasutada, siis ei kasuta seda kummaski kohas. USA-s on veidi erinev tava, ametliku kirja lõppu kirjutatakse seal Yours truly.

Kuupäevade kirjutamine

Kuidas kirjutada kuupäeva? Mismoodi mõistate kuupäeva 11/12/2016? Kui Suurbritannias on see 11. detsember 2016, siis USA-s hoopiski 12. november 2016. Sellest erinevast traditsioonist tulenevalt kirjutatakse ametlikes dokumentides ja ametikirjades kuu nimetus välja sõnana. Seega, näiteks 10. oktoober 2016 kirjutatakse ametlikus dokumendis briti inglise keeles 10 October 2016 või 10th October 2016, ameerika inglise keeles October 10, 2016 või October 10th, 2016, kusjuures kuupäeva ja aastaarvu vahel on koma. Järgarvu tähistav -th ei ole kohustuslik, ent kui soovitakse seda kasutada, peab olema tähelepanelik järgmiste kuupäevade puhul: 1st, 21st, 31st, 2nd, 22nd, 3rd, 23rd ehk first, second, third, et kogemata ka nende kuupäevade taha ‘th’ ei juhtuks. Meeles tuleb pidada, et ingliskeelsed kuude nimetused kirjutatakse alati suure algustähega ja erinevalt näiteks eesti keelest ei panda kuupäeva järele punkti.

Vale sõnakasutus

Järgnevalt on juhitud tähelepanu mõningatele ametikirja kirjutamisel varitsevatele ohtudele ja tüüpilistele vigadele, mida inglise keelt mitte emakeelena rääkijad kirju kirjutades teevad.

Põhiline viga on, et tõlgitakse otse oma emakeelest, mille tulemuseks on vale sõnajärg, vale sõnakasutus ja sellest tulenevad mittemõistetavad laused.

Kui kõnekeeles ja ka tuttavatega sõnumite või e-kirjade vahetuses on tavaline kasutada abiverbide lühendvorme, nagu haven’t, don’t, isn’t, we’ve jne, siis ametlikes kirjades ja dokumentides ei ole see aktsepteeritav.

Ametlik stiil näeb ette, et kirjutatakse välja vastavalt have not, do not, is not, we have jne. Tihti aetakse segamini its ja it’s – esimene on asesõna it meie mõistes omastavale käändele vastav vorm ning tähendab ‘selle’, viimane aga lühendvorm, mille asemel ametikirjas tuleb kasutada täisvormi it is.

Omastavale käändele vastava vormi kasutamine on tihti probleemiks, sest ei teata täpselt, kuidas kasutada ülakoma. Millal näiteks kirjutada company’s, millal companies ja millal companies’? Näiteks a company’s reports viitab ühele ettevõttele ja tähendab ‘ettevõtte aruanded’, companies registered in Estonia on mitmuse nimetav – ‘Eestis registreeritud ettevõtted’, companies’ reports aga mitmuseomastav – ettevõtete aruanded’.

Suur ja väike algustäht

Eesti ja ka mitmes muus Euroopa keeles on viisakas ametlikus kirjas kirjutada Teie suure algustähega ning seda kiputakse oma emakeele põhjal üle kandma ka ingliskeelsesse kirjavahetusse. On oluline meeles pidada, et lause keskel ei kirjutata you suure algustähega. Naljaga pooleks võiks siinkohal öelda, et inglise keelt rääkivad inimesed tähtsustavad eelkõige iseennast, nii et ainuke asesõna, mis kirjutatakse alati suure algustähega, on I ehk „mina”.

Korrektse grammatika kasutus on omaette laiem teema, kuid toome siinkohal välja ühe tüüpilisematest ametikirjades esinevatest grammatilistest eksimustest. Kirja sisulise osa lõpus on enam kasutatavaid väljendeid look forward to, näiteks on tüüpiline selline lause: We are looking forward to hearing from you. Tihti ei teata, et väljend look forward to nõuab enda järel tegusõna ‘-ing’-vormi, mitte infinitiivi, seega on selles lauses vale kasutada … to hear, mida inglise keelt võõrkeelena kasutajad tihti tegema kipuvad.

Artiklis kirjeldatu on vaid väike osa näpunäidetest, mida ametialases kirjalikus suhtluskeeles silmas pidada ja milliseid tüüpvigu vältida. Teema on tegelikult palju laiem, hõlmates vormistusnõudeid ja -tavasid, tüüpväljendite kasutamist erinevate kirjatüüpide puhul, grammatikat, kirjavahemärkide kasutust ja paljusid muid aspekte. Eespool toodule tähelepanu pööramine on aga esimeseks sammuks korrektsete kirjade kirjutamisel. Segased laused, lohakas kirjastiil ja korrektsuse puudumine võib põhjustada ärialases suhtluses mitmeid probleeme, alates üksteise valesti mõistmisest kuni koostöö lõppemiseni välja. Samas korrektne ja meeldiv ametikiri, mis loob saajale teist ja teie ettevõttest hea esmase mulje, võib panna aluse jätkuvale huvitavale ja viljakale koostööle.

Osale arutelus

  • Aet Toots (MBA), EBS-i korraline lektor, rahvusvahelise ärijuhtimise (BBA) õppekava juht

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Profit - lihtne ja funktsionaalne majandustarkvara

Profit on lihtne, aga funktsionaalne äritarkvara, mis sõltuvalt valitud moodulitest sobib nii väike- kui suurettevõtetele. Tarkvara katab tüüpilise ettevõtte igapäevased vajadused tänu erinevatele moodulitele, mis on omavahel täielikult integreeritud.

Books 8 on uue põlvkonna äritarkvara väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele.

Põhipakett sisaldab kõike majandusarvestuseks esmatarvilikku võimaldades registreerida ostu ja müügitehinguid, jälgida klientide võlgnevusi ning enda võlgnevusi tarnijatele. Kõikidest sisestatud toimingutest tehakse automaatselt kanne pearaamatusse.

Valdkonna tööpakkumised

Ramirent Shared Services AS is looking for a GENERAL LEDGER ACCOUNTANT

Ramirent Shared Services AS

11. detsember 2017

Manpower is looking for a CHIEF ACCOUNTANT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Lemoine Estonia otsib RAAMATUPIDAJAT

Manpower OÜ

03. detsember 2017

Uudised

Tööriistad