Uued tuuled dokumendihalduses

Maila Kukk
Maila Kukk annab ülevaate muudatustest dokumendihalduses

Eesti õigusaktides on tehtud või plaanis teha muudatusi, mis kas otseselt või kaudselt puudutavad dokumendihalduse valdkonda. Ladusa dokumendihalduse tagamiseks tuleb organisatsioonidel kehtivate õigusaktide muudatustega kursis olla.

Suuremad muudatused dokumendihalduses tulevad lähiajal vastuvõetava määrusega „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused”. Valdkonnaga seonduvad ka raamatupidamise seaduse muudatused, kavandatavad haldusmenetluse seaduse muudatused ning tuleval aastal jõustub Euroopa Parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus. Artiklis on välja toodud neist olulisemad.

Määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” eelnõu

Avaliku sektori dokumendihalduse korralduses toob kõige suuremad muutused kaasa lähiajal vastu võetav Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” (TKTA). Määrus vahetab välja praegu kehtiva „Asjaajamiskorra ühtsed alused”, mis on mõneski mõttes ajale jalgu jäänud. Kindlasti leiavad ka eraettevõtted määrusest nii mõndagi vajalikku.

TKTA eesmärk on muuta avalikud teenused kvaliteetsemaks, avaliku sektori toimimine efektiivsemaks ja vähendada bürokraatiat. Määrus koosneb kahest osast: üks reguleerib teenuste ja teine teabehalduse korraldamist. Artiklis käsitletakse teabehalduse korraldamise temaatikat. Teabehaldus tegeleb teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega. Selle alamtegevused on andmehaldus (andmed erinevates andmebaasides, infosüsteemides), dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja selle kaitse korraldamine. Seega on teabehaldus dokumendihaldusest laiem mõiste.

Uus määrus suunab asutusi digitaalse dokumendihalduse osakaalu tõstmisele.

Asutus peab tuvastama sama teabe dubleerimise eri vormingutes ja hoiukohtades (näiteks kui põhjuseta hoitakse teavet paralleelselt digitaalsel ja paberkujul). Teabe dubleerimise vähendamisel tuleb eelistada andmetes hoitavat teavet dokumentides hoitavale teabele. Samuti tuleb lõpetada mittevajaliku teabe kogumine ja loomine: näiteks läbi mõelda, kas teatud juhtudel on üldse vaja dokumenti luua. Probleemiks on ka see, et asutused koguvad eraisikutelt samu andmeid. Asutuste koostöö peab olema tõhusam – iga asutus ei peaks looma sama laadi teenuse jaoks oma infosüsteemi.

Enne teabe ülekandmist vanast infosüsteemist uude tuleb üle vaadata teabe säilitustähtajad, et ei kantaks üle andmeid, mille säilitustähtaeg on möödunud. Olemasolevate infosüsteemide puhul ei ole kahjuks sageli võimalik andmetele säilitustähtaegu määrata, mistõttu on keerukas või võimatu andmete nende säilitustähtaja möödumisel hävitamiseks eraldamine. Selle vältimiseks sätestatakse TKTA-s, et uue infosüsteemi loomisel tuleb selles sisalduvatele andmetele (mitte ainult andmebaasile tervikuna) määrata säilitustähtajad. Hea oleks, kui uue infosüsteemi loomise juurde oleks kaasatud ka dokumendihaldur.

Määruse eelnõus on ka nõue, et asutused peavad dokumente elektrooniliselt looma, kooskõlastama ja menetlema. Kui näiteks dokument on eraisikule vaja väljastada paberil, võib teha paberkoopia digitaaldokumendist. Kui asutusse saadetakse paberdokument, siis see digiteeritakse (skaneeritakse), kontrollides digiteerimise kvaliteeti. Erandiks on siinkohal mahukad paberdokumendid või toimikud ning dokumendid, mis pole digiteeritult kasutatavad.

TKTA sätestab ka, et üle 10-aastase säilitustähtajaga ja võimalusel ka teised elektroonilised dokumendid tuleb talletada arhiivivormingus.

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide puhul on tähtis, et oleks olemas vajalik tarkvara teabe kättesaamiseks ehk faili avamiseks.

Praegu meie poolt digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara võib teatud aja pärast käibelt kaduda. Arhiivivormingud on leitavad arhiivieeskirja lisast 1 – näiteks tekstidokumendi puhul on need PDF, TXT, XML ja fotodel TIFF ning PNG.

Üks eelnenud sätetega seonduvatest nõuetest on, et dokumentide vahetamine asendatakse võimaluse korral neis sisalduvate andmete vahetamisega: see aitab kokku hoida aega ja kulusid. Asutused peavad omavahel vahetama dokumente elektrooniliselt (v.a erandid kas mahu või formaadi tõttu). Määrusest leiame ka nõuded teabe, dokumendi, teate või meeldetuletuse saatmiseks eraisiku eesti.ee e-posti aadressi kaudu.

TKTA eelnõu lugemisel tuleb tähele panna, et dokumendina käsitletakse siin kas paberdokumenti, faili või e-posti sõnumit. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:

• dokumendi andja

• kuupäev

• sisu

• allkirjastaja, kinnitaja või asutuse automaatse kinnituse märge (kui dokument on koostatud automaatselt asutuse infosüsteemis).

Asutusel peab olema terviklik ülevaade asutuses tekkivast teabest, selle allikatest ja hoiukohtadest (kindlasti hõlmata kõikidel andmekandjatel olev teave). Ülevaate loomisel saab kasutada näiteks protsessikaarte, liigitusskeeme ja dokumentide loetelusid.

Määruse eelnõus on määratletud ka rakendustähtajad. Muudatused eeldavad asutustelt dokumendihalduskorra ja dokumentide loetelu ajakohastamist. Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium koostab koostöös Rahvusarhiiviga ka vastavad juhised, mis on abiks määruse rakendamisel. Asutustel tekib kindlasti vajadus üle vaadata ja täiendada oma dokumendihalduskorda ja dokumentide loetelu.

Raamatupidamise seaduse muudatused

Suuremaid muudatusi raamatupidamise seaduses on 1. juulil 2017 jõustuv nõue, et avalikule sektorile esitatav arve peab olema e-arve: arve, mis edastatakse ühest raamatupidamistarkvarast otse teise. Siiski võib arve erandina esitada ka näiteks PDF-formaadis või paberarvena.

Raamatupidamise algdokumenti peab säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing raamatupidamisregistris kirjeldati.

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. Seadus sätestab, et kui ettevõttel ei ole dokumentide ja andmete masintöödeldavalt (raamatupidamisprogrammis) säilitamise võimalust ja selleks oleks vaja ebaproportsionaalselt suuri kulutusi (näiteks mikro- ja väikeettevõtetel), võib dokumente ja andmeid säilitada ka muus taasesitamist võimaldavas vormis.

Raamatupidamise algdokumendi võib viia teise vormingusse või teabekandjale (näiteks digiteerida), kui selle käigus ei muudeta algdokumendi andmeid ja tagatakse vastavus seaduste nõuetele. Siinkohal tuleb aga kindlasti kontrollida digiteerimise (skaneerimise) kvaliteeti. NB! Algdokumendi sisu ja vorm peavad olema piisavad, et tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ning tõepärasust. Algse andmekandja võib hävitada.

Haldusmenetluse seaduse kavandatavatest muudatustest

Haldusmenetluse seaduse eelnõust leiab mitmeid muudatusi, mis puudutavad peamiselt avaliku sektori asutusi, kuid ka eraettevõtteid ja -isikuid.

Näiteks pole isik kohustatud oma taotluses märkima dokumendi kättetoimetamiseks soovitavat viisi – esmane valik on e-post. Kui isik on varem asutusega e-kirja teel suhelnud, teatanud oma e-posti aadressi, registreerinud ennast neid dokumente sisaldava e-teenuse keskkonna kasutajaks või eesti.ee-s, siis eeldab asutus vaikimisi, et isik on nõus dokumendi kättetoimetamisega e-posti teel. Isik võib oma nõusoleku alati tagasi võtta. Asutusel on ka kohustus võimaluse korral arvestada isiku eelistatud suhtluskanalit (juhul kui õigusaktiga pole sätestatud kohustuslikku kättetoimetamise viisi).

Juriidiliste isikute puhul on eeldus dokumendi e-kirja teel kättetoimetamiseks, v.a MTÜ-d ja sihtasutused. Muudatus seondub ka sellega, et ettevõtjatel tekib kohustus esitada Äriregistrile oma e-posti aadress.

Dokument loetakse kättetoimetatuks, kui infosüsteem on registreerinud selle vastuvõtmise, adressaat kinnitanud dokumendi kättesaamist või on dokument saadetud juriidilise isiku äriregistrisse kantud e-posti aadressile.

Selle muudatusega määratletakse hetk, millal dokument loetakse kättetoimetatuks, mis teeb menetlusprotsessi lihtsamaks.

Kui isikul on olemas volitatud esindaja (näiteks advokaat), tehakse dokument kättesaadavaks esmajoones isiku esindajale ja loetakse sellega ka isikule kättetoimetatuks. Seega pole muudatuse jõustumisel vaja dokumenti saata ka isikule, mis aitab vältida liigset dokumendiringlust.

Euroopa Parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus

Euroopa Parlamendi ja nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärus 2016/679 jõustub 25. mail 2018. Määrus puudutab nii avalikku kui ka erasektorit ning sellega antakse palju uusi õigusi andmesubjektidele ja lisakohustusi andmete töötlejatele. Üks peamisi eesmärke on, et kogutaks ja töödeldaks minimaalselt vajalikke andmeid. Siiski jääb suur osa andmekaitsereeglitest kehtima. Määrus on mahukas – ligi 100 lehekülge.

Suurem muudatus on kindlasti see, et isikult tema andmete kasutamiseks nõusoleku saamine on keerulisem.

Näiteks tuleb isikule arusaadavalt andmete töötlemise olemust kirjeldada ja ta peab teadma, milleks neid andmeid töödeldakse. Nõusoleku andmine peab toimuma isiku selge kinnituse, avalduse või tegevusega ning nõusoleku peab saama iga andmetöötlusprotsessi kohta eraldi (enne uue määruse kohaldamist võetud nõusolekud kehtivad, kui need vastavad selle nõuetele).

Ulatuslikum on ka „õigus olla unustatud” – isiku õigus nõuda andmete kustutamist juhtudel, kui ta võtab oma nõusoleku tagasi või kui andmete kogumine andmebaasi esialgsel kogumise eesmärgil pole enam vajalik.

Määrusega kaasneb andmekaitsespetsialisti määramise kohustus teatud ettevõtetele, näiteks krediidiandjad, kindlustusseltsid, hotellid, sideettevõtted, tööjõu rendi ja vahendusega seotud firmad ning sensitiivsete isikuandmete töötlejad: haiglad ja perearstikeskused. Andmekaitsespetsialist tuleb kaasata kõigisse ettevõtte andmekaitsega seotud küsimustesse. Ta võib olla ettevõtte töötaja või lepinguline teenuse osutaja.

Enne määruse kehtima hakkamist peaksid asutused ja ettevõtted hindama, kas isikuandmete kaitse on piisavalt tagatud. Selleks on vaja teada, milliseid isikuandmeid kogutakse ja milleks neid kasutatakse, kas kõikide andmete kogumine on vajalik ja kui kaua andmeid säilitatakse. Samuti peab olema info, kuidas andmed ettevõtte sees liiguvad ning kas ja kellega neid väljaspool ettevõtet jagatakse. Edasi on juba võimalik analüüsida ja hinnata, kas andmetöötlus vastab uue määruse nõuetele, millised on riskid ning läbi mõelda, mida peaks ette võtma. Need ettevalmistused võtavad kindlasti aega ning võivad kaasa tuua ajalise ja rahalise lisakulu.

Lisaks artiklis käsitletud õigusaktidele soovitan tutvuda ka Andmekaitse Inspektsiooni ja Rahvusarhiivi juhistega ning dokumendihalduse valdkonna uuemate standarditega.

Osale arutelus

  • Maila Kukk, Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige

Toetajad:

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Raamatupidajat sotsiaalmeedias

RSS
Palgakalkulaator
Maksuvabastus (kuu)
Maksuvabastus (aasta)

Toetajad:

Tarkvara

Lihtne äritarkvara juhile

BudgetMatador on juhi töölaud ettevõtte rahaasjade haldamiseks. Rakendus optimeerib juhi ning raamatupidaja vahelist koostööd ning annab juhile mõeldud ülevaate ettevõtte finantsolukorrast.

Innovatiivne ja suurte võimalustega Microsoft Dynamics NAV

Keskmistele ja suurtele ettevõtetele mõeldud Dynamics NAV on Microsofti majandustarkvaradest globaalselt enim müüdud ja kiiremini arenev lahendus, mida on viimasel kümnendil jõuliselt arendatud.

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Tööriistad